Что такое управленческий учет и чем он отличается от бухгалтерского?
Отечественная практика ведения учета направлена в первую очередь на удовлетворение потребностей внешних пользователей финансовой информации (в частности — государства) — из-за чего учетная информация порой сильно искажается и становится бесполезной для внутренних пользователей. Бухгалтер же становится вынужденным злом в глазах руководства и на него начинают возлагать несвойственные ему функции — налоговое планирование, формирование бюджетов, оформление договоров и т.д. (особенно ярко это проявляется в малом бизнесе).
Внутренних же пользователей в первую очередь интересует управленческий учет, данные которого используются для управления бизнесом. При этом он не регламентируется государством и разрабатывается предприятием самостоятельно. Что же такое управленческий учет? Можно найти много определений, я же остановлюсь на таком (данное Институтом управленческих бухгалтеров США)
Управленческий учёт — это комплекс организационных, распорядительных и исполнительных мероприятий организации по систематическому сбору, регистрации, обобщению и представлению финансовой и связанной с ней информации, необходимой менеджерам для принятия экономически обоснованных управленческих решений по распоряжению финансовыми, материальными, трудовыми и иными ресурсами организации, для планирования, контроля и анализа финансово-хозяйственной деятельности организации.
В настоящее время в большинстве западных стран управленческий учёт — это отдельная дисциплина, которой обучают в высших учебных заведениях. Программы подготовки специалистов по управленческому учёту (управленческих бухгалтеров) существенно отличаются от программ подготовки обычных бухгалтеров (специалистов по финансовому учёту). В США, Канаде, Великобритании, Австралии, Индии и некоторых других странах специалисты по управленческому учёту имеют свои профессиональные ассоциации, отдельные от ассоциаций обычных бухгалтеров.
На что следует обратить внимание в этом определении:
- управленческий учёт — это весь комплекс организационных, распорядительных и исполнительных мероприятий организации по сбору, обобщению и представлению информации, необходимой для принятия экономически обоснованных управленческих решений. Применение компьютерной программы это только один из инструментов для ведения управленческого учёта;
- управленческий учёт — это система сбора, обработки, обобщения и представления информации, необходимой менеджерам для принятия экономически обоснованных управленческих решений. Само принятие управленческих решений в управленческий учёт не входит;
- управленческий учёт — это система получения информации, позволяющей оценивать управленческие решения с точки зрения их экономической обоснованности;
- данные управленческого учёта — это далеко не вся информация, которую руководитель или управленец (менеджер) должен принимать во внимание при принятии управленческих решений. В управленческом учёте нет сведений о том, будет ли то или иное управленческое решение технически выполнимым, законным, принятым в пределах должностной компетенции, соответствующим заключённым организацией договорам, и так далее. Все эти сведения руководитель или управленец (менеджер) должен получать из других источников.
Для чего нужен управленческий учет? Та много для чего:
- УУ — это оперативная, реальная и ясная информация о состоянии бизнеса
- УУ — база для планирования и бюджетирования
- УУ позволяет анализировать и сокращать издержки
- УУ — база для ценообразования
- УУ — основа для оптимизации бизнеса
- УУ может быть основой для стимулирования персонала
- УУ может использоваться для детализации финансовой отчетности, которая составляется для внешних пользователей
При разработке методологии ведения управленческого учета (далее по тексту — УУ) за основу нужно брать данные бухгалтерского (то есть сначала нужно его внедрить), хотя в некоторой литературе я встречал и противоположное мнение. При этом бухгалтерский и управленческий учет — это виды учета, которые используют одну и туже информацию о хозяйственных операциях, только используют ее по разному и отражают (либо не отражают) с разной аналитикой.
Различные цели учетов определяют:
- разную методологию его ведения — например, бухгалтерский и налоговый учёт основываются на документально подтверждённых сведениях, а в управленческом учёте могут использоваться любые существенные и приемлемые данные, в том числе приблизительные оценки и прогнозы;
- разная детальность собираемых сведений — обычно в управленческом учёте собирается намного более обширная и детализированная информация, чем в бухгалтерском и налоговом учёте;
- разный круг объектов, о которых собираются данные — в бухгалтерском и налоговом учёте собираются сведения об имуществе, обязательствах организаций и их движении, а в управленческом учёте — также и другие сведения, необходимые для принятия экономически обоснованных управленческих решений (например, о доле рынка, ценах конкурентов и т. п.);
- разный временной охват учёта — бухгалтерский и налоговый учёт содержат только документально подтверждённые сведения о свершившихся событиях, то есть, сведения о прошлом. А управленческий учёт использует также оценки о настоящем и прогнозы на будущее;
- разный подход к оценке одних и тех же показателей — например, остаточная стоимость и величина амортизации основных средств в управленческом, бухгалтерском и налоговом учёте может быть разной.
Данные управленческой отчетности могут отличаться от бухгалтерской и иногда достаточно существенно.
В этом нет ничего удивительного. Подобные расхождения имеются и между бухгалтерской (финансовой) и налоговой отчётностью. Так, прибыль и амортизация основных средств в целях налогообложения могут отличаться от аналогичных показателей в бухгалтерской отчётности. Причина отличий в том, что правила исчисления этих показателей в данных видах учёта отличаются.
Отличий между управленческим и бухгалтерским учётом, из-за которых показатели управленческого могут отличаться от показателей бухгалтерского учёта, ещё больше:
|
Отличие |
|
Бухгалтерский и налоговый учёт |
|
Управленческий учёт |
|
Разница в подходах к оценке статей отчётности |
|
Показатели в отчётности вычисляются по установленным законодательством и бухгалтерскими стандартами правилам ведения бухгалтерского учёта |
|
Показатели в отчётности вычисляются исходя из их экономического смысла и полезности для управления |
|
Пример 1: арендованные основные средства |
В нашем бухгалтерском учёте арендованные основные средства обычно показываются не в составе основных средств организации, а «за балансом» | Основные средства, взятые в финансовую аренду, обычно показываются в составе основных средств организации, исходя из экономического смысла договора финансовой аренды | ||
|
Пример 2: оценка запасов готовой продукции |
Эти запасы по правилам бухгалтерского учёта оцениваются по их полной себестоимости | Эти запасы часто оцениваются по прямым переменным затратам («директ-костинг»), так как это позволяет принимать более обоснованные экономические решения о выгодности производства и реализации продукции | ||
| Учёт неформальных операций | Неформальные экономические операции в бухгалтерской и налоговой отчётности или вообще не учитываются (например, выплаты зарплат «в конвертах», взятки чиновникам наличными и т. п.), или учитываются в искажённой форме (например, «обналичка»). | Для управления организацией необходима информация о реальном положении дел, поэтому в управленческой отчётности показываются и «неформальные» экономические операции, и операции отражаются в соответствии с их экономическим содержанием | ||
| Разница в учёте внутрихолдинговых операций | Из-за трансфертных цен, перекрёстного финансирования и других внутрихолдинговых операций, осуществляемых на условиях, отличных от рыночных, показатели бухгалтерской отчётности предприятий, входящих в неформальные холдинги, могут не отражать реального вклада предприятий в финансовые результаты холдинга | Для экономически обоснованного управления предприятиями холдинга в управленческой отчётности внутрихолдинговые операции можно оценивать по рыночным ценам или специально рассчитанным для этой цели трансфертным ценам, а не по ценам бухгалтерского учёта | ||
| Различная валюта учёта и отчётности | По законодательству, бухгалтерский и налоговый учёт обычно ведётся в национальной валюте | Управленческий учёт может вестись в любой удобной валюте. Например, в украинской «дочке» европейской компании управленческий учёт может вестись в евро. |
Внедрение управленческого учета может закончится неудачей и для этого есть множество причин, некоторые из которых мы сейчас и рассмотрим.
Причины неудач и ошибок при внедрении управленческого учета
Причина №1. Непонимание сотрудниками компании целей управленческого учета, информации в отчетах и отсутствии навыков подготовки отчетности
Сфера управленческого учета гораздо шире, нежели сфера финансового. И это должны понимать сотрудники компании. Решением данной проблемы может стать подготовка специалистов именно по УУ — управленческих бухгалтеров.
Управленческий бухгалтер — специалист, вовлеченный в процесс выполнения таких функций — контроллинг, казначейство, финансовый анализ, планирование и бюджетирование, учет затрат, внутренний аудит, системы управления и общий бухгалтерский учет.
Бухгалтер который же занимается ведение бухгалтерского учета занимается только ведением учета и составление отчетности для внешних пользователей.
Причина №2. Плохая проработка структуры KPI и малое уделение внимания нефинансовым показателям.
Управленческий учет оперирует не только денежными показателями. В нем большое внимание должно уделяться и нефинансовым показателям (количество лидов, время обработки одного заказа, количество дефектов на миллион изделий и т.д). Только совокупность финансовых и нефинансовых показателей будет давать полную информацию и указывать направление того, что вам нужно подтянуть.
Финансовые показатели традиционно были доминирующими в оценке результатов деятельности управления организацией. Однако по мере того, как конкурентное окружение все сильнее требует от руководства понимания и более вдумчивого принятия оперативных решений, нефинансовые показатели результатов деятельности, такие как доля рынка, новаторство, качество и уровень обслуживания, производительность и работа с кадрами, должны играть более весомую роль при оценке результатов деятельности.
Положение по управленческому учёту «Измерение эффективности организации» Института управленческих бухгалтеров США
Причина №3. Неудобные формы управленческих отчетов и перегруженность их информацией
Отчеты должны быть наглядными и хорошо читаться. В них не должно быть ненужной информации. Внедряйте только те отчеты, которым вы будете пользоваться на постоянной основе. Первичные документы должны содержать только те реквизиты которые необходимы.
Причина №4. Преобладание финансовых методик оценки элементов отчетности, а также исторически сложившаяся практика ведения учета.
Причина №5. Непонимание менеджерами бизнес-процессов компании где они работают. Управленческий учет (как и бухгалтерский) давно уже не ведется вручную — для этих целей используются системы автоматизации. А внедрить любую IT-систему без устаканивания процессов практически невозможно. Для того чтобы такое внедрение прошло успешно прийдется хорошенько поработать.
Причина №6. В процесс внедрения УУ вовлекаются только бухгалтера.
Но это же ихняя парафия — говорят менеджеры и забивают «болт» на процесс внедрения УУ.
УУ — удел всех сотрудников компании, имеющих то или иное отношение к ресурсам, созданию стоимости и/или управлению KPI. Делегирование данной функции только бухгалтерам будет ошибкой.
Причина № 7. Желание решить только одну проблему (например внедрить документооборот). Такой подход позволить решить локальную задачу, но существенного эффекта вы не добьетесь.
Причина №8. Отсутствие контроля за бизнес-процессами и их постоянной оптимизации. Любой бизнес постоянно меняется и учет должен адаптироваться под изменения, а не тормозить развитие организации.
Причина №9. Отсутствие четкости в предоставлении нужной документации. Несогласованность сроков и мест предоставления документаии и отчетов.
За нарушение сроков предоставления отчетов необходимо строго наказывать, отстутствие таких регламентов (предоставления отчетности) существенно снижает качество управления бизнесом. Но и отчет не должны быть ради только самих отчетов.
Причина №10. Отсутствие графика документооборота с четким указанием места и времени предоставления документов
Причина №11. Ошибки в бизнес-процессах. Дублирование функций сотрудниками, а также их пересечение, подготовка никому не нужных отчетов, неполучение сотрудниками нужной информации от других сотрудников.
Причина 12. Используемое ПО может не учитывать особенностей учета, а также отторжение сотрудниками ПО.
Зачастую сотрудники проявляют сильное сопротивление изменениям и могут даже саботировать внедрение нового ПО.
Основные этапы внедрения управленческого учета
Внедрение УУ дело непростое и чем крупнее компания, тем дольше будет этот процесс. Примерный план работ по постановке управленческого учета будет выглядеть следующим образом.
- Разработка и согласование технического задания
- Разработка стратегии предприятия. На этом этапе появятся два документа: Стратегическая карта и таблицы системы сбалансированных показателей
- Анализ и проектирование организационной и финансовой структуры компании
- Внедрение новой системы управленческого учета на предприятии:
4.1. Создание информационной базы для построения системы УУ — разработка положения по УУ, классификатор плана счетов и базы типовых проводок, положения о взаимодействии УУ и бухгалтерского плана счетов.
4.2. Разработка финансовой структуры компании — разработка положения о структуре ЦФО, положений, должностных инструкций.
4.3. Построение системы управления затратами
4.4. Построение системы управленческой отчетности
4.5. Построение систем бюджетирования
4.6.Автоматизация управленческого учета и обучение персонала
Некоторые из описанных стадий могут выполнятся паралельно. Пройдя все стадии не нужно забывать о постоянном анализе полученных результатов и внесению улучшений.
Автоматизация управленческого учета с помощью ERP-систем
Сейчас на рынке нет недостатка в ПО для автоматизации учета. Современные тенденции таковы, что даже малый бизнес выбирая IT-систему смотрит в сторону систем позволяющих делать комплексную автоматизацию (как правило это ERP-системы). Успех или неудача использования сложных IT-систем (в т.ч. ERP) определяется качеством работы пользователей. Каждый пользователь должен четко представлять свою роль в процессе, а также то насколько он важен для достижения общего успеха. Автоматизация учета представляет собой часть общего процесса внедрения таких систем, но имеет свои нюансы.
Рынок полноценных ERP-систем в основном представлен западными представителями (Odoo, SAP, Microsoft) и можно сказать, что это достаточно непростые системы.
В качестве примера давайте рассмотрим ERP Odoo (а вы думали какую я возьму систему для примера 🙂 ). С ее помощью можно реализовать следующие варианты учета:
- Бухгалтерский учет (здесь по сути будет задействоваться только модуль «Учета»)
- Управленческий учет (здесь кроме модуля учета активно будут использоваться и другие модули — CRM, продажи,….)
- Бухгалтерский учет с вкраплениями управленческого (в Odoo есть отдельная подсистема аналитического учета)
Вы я думаю заметили, что тут нет варианта «И бухгалтерский, и управленческий», к которому привыкла некоторая часть отечественных компаний, которая пользовалась некоторыми конфигурациями 1С. Odoo для такого варианта не приспособлена (как впрочем и большинство таких систем). Сложность ведения двойного учета в том, что учет не является превалирующим сегментом системы и он просто коннектиться к закупка, продажам, складу. Система подразумевает, что вы в ней отображаете реальные данные, а не какие-то для того чтобы составить отчет в налоговую и еще при этом где-то хотите видеть информацию о реальной себестоимости. WTF сказали бы идеологи такой системы.
- параллельный;
- последовательный;
- трансформации.
|
Название метода |
Его суть |
|
Параллельный |
Каждая операция отражается в двух системах учета параллельно и независимо друг от друга. Для этого:
|
|
Последовательный |
Операции фиксируются в одной информационной системе, но с учетом стандартов двух видов учета. Делается это так:
|
|
Трансформации |
|
ERP-системы фокусируются на автоматизации оперативного учета и планирования. И это действительно правильный фокус, поскольку оперативный учет не только отражает основные бизнес-процессы предприятия, но и является основным источником данных как для регламентированного учета, так и для управленческого. В каких целях эти данные использовать — это выбор пользователя такой системы.
Автоматизация бухгалтерского (регламентированного) учета одновременно и сложна, и проста. Сначала вводятся первичные документы, содержащие все необходимые данные для отражения в регламентированном учете. Эти документы при проведении делают необходимые проводки на бухгалтерском плане счетов. Бухгалтерская и налоговая отчетность использует данные бухгалтерских и налоговых счетов. Основная сложность — это реализация недостающего функционала + обеспечение постоянных обновлений (особенно это актуально для налогового учета который неразрывно связан с бухгалтерским).
Автоматизация управленческого учета чем-то похожа на автоматизацию бухгалтерского, но некоторые операции не должны отражаться в бухгалтерском, либо же одна и та же операция должна делать запись на разные суммы в каждом учете. В некоторых продукта 1С реализована система двойного учета, но в тоже время сравнивать их с ERP-системами нету смысла (в них нельзя взять и распараллелить учет, либо можно, но это займет уйму времени и нужно потратить реально большую сумму денег) — эти системы имеют разное назначение. В Odoo теоретически такое сделать можно, но зачем?
Более детально про автоматизацию учета с помощью ERP-систем (с примером на Odoo) читайте здесь.
Выводы
Внедрение управленческого учета дело непростое и на пути его выполнения компания может допустить ряд ошибок. Как правило этот процесс еще и сопровождается процессом внедрения IT-системы для его автоматизации. Если говорить про комплексную автоматизацию, то компания будет смотреть в сторону ERP-систем, которые имеют определенное назначение и некоторые ограничения. Учет в таких системах занимает важное место, но далеко не превалирующее. И делать там, что захочется не получится. Автоматизация учета с помощью таких систем имеет ряд особенностей, которые необходимо учитывать при внедрении. Делать слона из мухи еще та затея. В тоже время если процесс внедрения закончится успехом (а тут практически все будет зависеть от вас) — компания начнет получать реальные выгоды от IT-системы.
