Большинство компаний при ведении бухгалтерского учета используют метод начислений, при котором расходы и доходы признаются сразу после того, как они произошли, не принимая во внимание время поступления денежных средств или оплаты расходов.
Одновременно с возникновением в учете информации о доходах или расходах появляются задолженности, которые могут возникать как в нашу пользу (дебиторская задолженность), так и в пользу контрагента (кредиторская задолженность).
Начало начал — план счетов
Перед тем как начать вести учет взаиморасчетов нам надо определиться каким планом счетов мы будем пользоваться. Тут можно особо ничего не выдумывать и взять готовый план счетов и немного его адаптировав под себя начать им пользоваться.
План счетов — система бухгалтерских счетов, предусматривающая их количество, группировку и цифровое обозначение в зависимости от объектов и целей учёта. В План счетов включаются как синтетические (счета первого порядка), так и связанные с ними аналитические счета (субсчета или счета второго порядка). Построение плана счетов обеспечивает согласованность учётных показателей с показателями действующей отчётности.
Первое что нам необходимо сделать это определить счета где мы будем учитывать основные задолженности. Под основными я имею в виду задолженности которые возникают в процессе нормальной операционной деятельности.
Если брать украинский план счетов, то такими счетами например будут:
- 361 — Расчеты с отечественными покупателями
- 362- Расчеты с иностранными покупателями (учитывая особенности ODOO под каждую валюту расчетов нужно создавать отдельный счет)
- 631 — Расчеты с отечественными поставщиками
- 632 — Расчеты с иностранными поставщиками (под каждую валюту расчетов отдельный субсчет)
- 661 — Расчеты по заработной плате
- 3721 — Расчеты с подотчетными лицами
В настройках этих счетов необходимо поставить отметку в поле «Разрешить сверку» иначе вести учет задолженностей используя стандартный функционал ODOO у нас не получится.
Следующим шагом будет указать в карточке контрагента на каких счетах будет вестись с ним взаиморасчеты.
Эти счета будут автоматически подставляться в документах при выборе данного контрагента (но их в случае необходимости можно заменить на другие)
Учет дебиторской задолженности
Дебиторская задолженность (англ. Accounts receivable (A/R)) — задолженность предприятию, организации или учреждению от юридических или физических лиц, являющихся их должниками, дебиторами. В соответствии с международными стандартами финансовой отчётности определяется как сумма, причитающаяся компании от покупателей (дебиторов) и возникает в случае, если услуга (или товар) проданы, а денежные средства не получены. Дебиторская задолженность относится к оборотным активам.
Дебиторская задолженность может классифицироваться по времени просрочки:
- Текущая дебиторская задолженность — задолженность, срок неисполнения которой не превышает 90 дней.
- Проблемная задолженность — задолженность, срок неисполнения которой составляет от 90 дней до одного года.
- Хроническая задолженность — задолженность с просрочкой от одного до трех лет.
- Безнадежная задолженность — задолженность, срок неисполнения которой превышает три года.
При этом надо понимать что дебиторская задолженность это не только задолженность наших покупателей, она также может возникать и у поставщиков (если мы им например сделали предоплату, а товар/услуги они нам еще не отгрузили).
Как понять что у нас есть дебиторская задолженность. Делается это просто. Если по счету учета взаиморасчетов с контрагентом у нас дебетовое сальдо (положительное), то это значит что он нам должен деньги, а следовательно он наш дебитор.
В ODOO это тоже смотрится элементарно. Там где баланс счета учета взаиморасчетов со знаком «+» — это дебиторка.
Но это мы забежали немного вперед и мы сейчас видим последствия наших отношений с контрагентами. А что было до?
Заказы продаж / Счета на оплату
Как правило новый клиент рождается из лида в CRM и если все хорошо пройдя свой путь по воронке продаж он появляется в продажах
В продажах мы создаем коммерческое предложение/выписываем счет на оплату/формируем заказа продаж (это все одно и тоже).
В ODOO нет понятия привычного слуху всех отечественных бухгалтеров — «Счет-фактура», но есть документ «Заказ продаж» который по сути его заменяет.
Зайдя в продажи мы видим перечень счетов на оплату/коммерческих предложений (а по сути заказов продаж) выставленных клиентов и статус выписки расходных документов.
И давайте промоделируем такую ситуацию. 8 октября клиенту был выставлен счет на оплату по договору № 125 от 07.10.2021 г. на сумму 102 000,00 грн.
Внутри документ выглядит так:
В шапке документа мы указываем какому клиенту мы выставляем счет, дату счета, прайс, условия оплаты (справочник регулирующий сроки погашения задолженностей) и по какому договору (в случае ведения взаиморасчетов в разрезе договоров).
На вкладке позиции заказа мы указываем товарные позиции, которые мы предлагаем клиенту купить, по какой цене и какие налоги будут применяться при продаже.
На вкладке «Прочая информация» мы указываем с какого склада будет совершена отгрузка.
На вкладке «Реквизиты документов» указываем данные для печатной формы счета-фактуры.
После этого мы можем сформировать печатную форму счета-фактуры
После подтверждения заказа продаж у нас формируется документ «Перемещение по складу» и появляется возможность сформировать реализацию.
Для нашего примера давайте сделаем расходную накладную на часть товара — на сумму 46320,00 грн.
Реализация товаров и услуг
В ODOO основным документом формирующем в учете доход от реализации, задолженность покупателя и отражающим себестоимость реализации является инвойс покупателя, который выполняет роль привычной всем расходной накладной/акта выполненных услуг.
После проведения данный документ делает следующие бухгалтерские проводки (их можно увидеть прямо в документе)
Таким образом у нас формируется дебиторская задолженность с определенным сроком погашения.
Ну и естественно мы можем сформировать печатную форму документа
Поступление оплаты и отображение ее в учете
Основным документом по фиксированию движения денежных средств у нас будет банковская выписка, которая может как создаваться вручную, так и загружаться в систему автоматически.
В позиции банковской выписки мы указываем тип платежа, контрагента, по какому договору мы фиксируем платеж, по какому счету (если оплата была по счету) и дополнительную аналитику (например статью движения денежных средств).
После проведения у нас в учете уменьшится сумма дебиторской задолженности, а данная оплата отразится в счете на оплату
Сверка задолженностей
В ODOO есть механизм сверки задолженностей, который может быть не совсем понятен отечественным бухгалтерам. Суть его в том, что когда мы проводим в учете платеж от клиента мы должны его сопоставить с уже существующей задолженностью. Если задолженностей в учете нет, то данная сумма остается висеть в статусе открытой (по кредиту счета взаиморасчетов). Когда у нас в учете появляется задолженность у нас появляется на счете дебетовый оборот и мы должны его сверить с кредитовым. Если это не сделать в учете не произойдет ничего страшного. У нас будет дебетовый оборот, кредитовый и сальдо по счету. Но сам документ (расходная накладная) будет висеть в статусе неоплаченная, хотя это может быть и не так. Для того чтобы сверить расходную с уже существующим в системе платежем мы должны зайти в нее и выбрать какой платеж мы хотим к ней привязать.
Учет кредиторской задолженности
Кредиторская задолженность (англ. Accounts payable, A/P) — задолженность субъекта (предприятия, организации, физического лица) перед другими лицами, которую этот субъект обязан погасить. Кредиторская задолженность возникает в случае, если дата поступления услуг (работ, товаров, материалов и т. д.) не совпадает с датой их фактической оплаты.
Основным документом по отражению в учете кредиторской задолженности будет инвойс поставщика, который по сути выполняет роль документа «Поступление товаров и услуг» (которые есть в 1С).
Процесс формирования документа аналогичен инвойсу покупателя.
Создаем заказ на закупку, подтверждаем его и делаем приход на склад и формируем документ «Инвойс поставщика». После его подтверждения в учете сформируется кредиторская задолженность.
Анализ задолженностей
Как вы уже поняли задолженность покупателя перед нами отражается на счетах бухгалтерского учета.
И давайте в качестве примера проанализируем дебиторскую задолженность по одному контрагенту.
В нашем примере выше у нас возникла задолженность покупателя «Веселка» в размере 46320,00 грн. Но действительно ли у нас возникла задолженность? И есть ли уже в учете предоплаты от этого клиента по этому договору которые могут перекрыть эту задолженность?
Давайте сделаем анализ учетных данных.
Как мы видим по одному договору у нас «висит» предоплата в размере 19680,00 грн, а по другому долг в сумме 25000,00 грн. И в целом по контрагенту у нас долг в размере 5320,00 грн.
Эту же информацию мы можем увидеть в отчете «Книга партнера»
И в оборотно-сальдовой ведомости:
Анализ кредиторской задолженности можно провести аналогично.
Учет взаиморасчетов с подотчетными лицами
В практике деятельности многих организаций часто возникает ситуация, когда сотрудники берут деньги (подотчет) и потом за них отчитываются путем подачи авансового отчета.
Давайте рассмотрим такой кейс. Бухгалтер компании должен поехать в командировку и ему из кассы 01 октября было выдано 5000,00 грн.
После проведения платежа у нас в учете сформировалась задолженность:
После того как сотрудник вернулся с командировки он подает авансовый отчет и прикрепляет к нему подтверждающие документы
После подтверждения данного отчета и проведения его в учете сумма задолженности сотрудника уменьшится:
Как видите ничего сложного нет. Только стоит не забыть сделать счет 3721 с типом «Кредиторская задолженность» и выбрать данный в счет в карточке контакта сотрудника (и подвязать данный контакт к сотруднику).
Небольшой анонс для тех кто дочитал до этого места 🙂
В январе-феврале 2022 г. я планирую запустить два курса:
- Операционное управление компанией с помощью ERP ODOO (программа еще формируется)
- Odooренный учет (Ведение учета с помощью ERP ODOO) — с программой (будет еще меняться) можно ознакомиться по ссылке: https://www.vashoblik.org.ua/course-accounting-odoo/.
Для тех кому это интересно — можете заполнить контактную форму на сайте https://www.vashoblik.org.ua/course-accounting-odoo/ и в сообщении указать какой курс вас интересует либо отправьте заявку на мою почту, которую вы сможете найти в меню Контакты
Подытожим
Я уже неоднократно поднимал тему учета задолженностей на страницах этого блога. Выше я рассмотрел процесс отражения в учете информации о задолженностях в ERP ODOO и как ее можно проанализировать . Я затронул только основные моменты и не рассказал например такие вопросы как старение задолженности и ее анализ, follow-up (автоматического напоминания клиенту о необходимости сделать оплату) и списания задолженности в резерв сомнительных долгов. Это станет темой следующих публикаций.
P.S. Для демонстрации возможностей ODOO я использовал одну из своих «сборок» поэтому часть функционала вы не найдете в стандартной ODOO (например ведение расчетов в разрезе договоров и такой внешний вид позиции банковской выписки). Но не смотря на это описанные принципы присутствуют и в стандартной ODOO.
