Большой проблемой малого бизнеса, представителями которого являются частные предприниматели, есть отсутствие нормального учета, который давал бы информацию по задолженностям, движению денежных средств (далее — ДС) и движении товара по складу.
В этой статье я предложу вариант использования базовой ERP ODOO, которая доступна абсолютно бесплатно любому желающему. В первую очередь я остановлюсь на ведении простого учета и при этом я подразумеваю, что тот кто читает данную статью не силен в учете, но у которого есть потребность его вести не прибегая к помощи бухгалтера. Под базовой ERP ODOO я понимаю комьюнити версию системы, которую можно скачать по адресу https://www.odoo.com/ru_RU/page/download либо развернуть на сервере плюс некоторые бесплатные модуля, которые также можно скачать в магазине приложений ODOO (https://apps.odoo.com/apps/modules), которые добавят ряд полезных функций.
Особый упор я сделаю на настройку и ведение учета, но при этом мы охватим и другие сегменты системы, такие как закупки, продажи и логистику (складской учет).
Итак, давайте начинать)
Установка модулей
Для примера я возьму 13-ую версию ODOO Community, которую я использовал для своего курса по ведению учета. Но в принципе большинство того, что я расскажу ниже будет применимо к любой версии системы .
После разворота системы, первое что нам необходимо сделать это установить ряд базовых модулей, таких как «Закупки», «Продажи», «Бухгалтерский учет», «Склад», «Точка продаж» и «Сотрудники».
После этого мы должны установить учетную локализацию, для этого нам надо найти соответствующий модуль в перечне приложений. Для Украины это будет модуль l10n_ua, для России — l10n_ru ну и так далее.
Первичная настройка учета
После установки этих модулей нам необходимо зайти в общие настройки учета и установить локализацию в системе. Там же в настройках можно выбрать основную валюту учета.
После установки локализации в системе появится план счетов и создадутся ряд настроек по умолчанию, которые будут применяться при определенных действиях пользователя.
Теперь для того, чтобы сделать видимым ряд необходимых инструментов для ведения учета нам необходимо зайти в настройки системы и активировать режим разработчика:
После его активации идем в настройки своего пользователя и ставим очень важную настройку, включающую практически режим бога в учете 🙂
После сохранения пользователя необходимо перезагрузить страницу.
После этого нам станет видимым ряд новых меню в учете.
Теперь давайте создадим в системе журналы в которых мы будем отображать бухгалтерские последствия проводимых в системе операций. В принципе в системе уже есть ряд уже созданных журналов, которых на первое время будет вполне достаточно. Но здесь необходимо помнить одно правило, которое касается учета денежных средств. Под каждую имеющуюся у нас кассу или счет в банке мы должны создать в системе отдельный журнал с типом «Банк» или «Наличные». Делается это просто. Заходим в Настройки учета, ищем пункт меню «Журналы», переходим в него и создаем новый журнал, в котором указываем к какому типу он относится.
После сохранения журнала система сама создаст в плане счетов счет на котором в учете будет учитываться движение денежных средств по кассе или счете в банке.
Организация каталога продукции
Следующее что нам необходимо сделать это создать в системе карточки продуктов (товаров, запасов,..), которые мы будем использовать при закупках и продажах. Этот вопрос я детально рассматривал здесь, так что сейчас об этом расскажу очень кратко.
В каталог продукции мы можем зайти с разных мест системы: с закупок, продаж, склада и учета.
Первое что надо сделать это выбрать правильный тип продукта: для материальных активов это будет «Складируемый», для услуг — «Услуга».
Дальше нам надо нашему продукту присвоить правильную категорию. На уровне категории определяются правила учета. В категории нам надо обязательно:
- выбрать метод ценообразования Fifo либо Средняя цена;
- выбрать вариант «Автоматически» в поле «Оценка запасов».
Счета из плана счетов в блоках «Параметры счета» и «Свойства счетов запасов» можно не менять, они вполне нам подойдут.
В карточке продукта мы имеем возможность настроить налоги, которые будут автоматически применяться при закупках (вкладка «Закупка) и продажах (вкладка «Общая информация»). Также мы здесь можем указать цену продажу продукта.
Для того чтобы мы смогли указать в карточке продукта единицу измерения для него нам надо зайти в общие настройки склада и включить опцию «Единицы измерения». Про настройку единиц измерения я писал здесь.
Закупка продуктов (услуг,товаров)
Теперь давайте проживем в системе сквозной процесс, который есть практически у любого бизнеса: закупка товара, оприходование его на склад, продажа товара клиенту, получение денег от клиента, расчет с поставщиков за поставленный товар.
Для того чтобы закупить товар в системе нам необходимо зайти в пункт меню «Закупка» и создать новый заказ закупку.
В нем мы указываем у какого поставщика мы делаем закупку и какие позиции закупаем. В поле налоги мы можем указать налог поставщика.
После того как мы это сделали мы можем нажать кнопку «Подтвердить заказ». Система после этого сделает черновик входящего перемещения на склад, в который мы можем попасть нажав на кнопку «Приход ТМЦ» либо по смарт кнопке «Приход».
После подтверждения перемещения товар появится у нас на складе и у него будет определенная себестоимость, которая найдет отражение в учете.
Посмотреть остатки на складе и их себестоимость мы можем через меню «Склад/Отчетность»
Про закупку я более детально писал здесь.
Возвращаемся в наш заказ на закупку и давайте теперь зафиксируем наше обязательство перед поставщиком. Для этого нам надо сформировать в системе инвойс поставщика (то есть документ который зафиксирует задолженность). Нажимаем кнопку «создать аккаунт»
Перед нами откроется черновик инвойса, в котором мы указывает дату документа и до которого числа нам наду эту задолженность погасить (поле условия оплаты). И проводим документ.
В результате проведенных операций у нас на складе появился товар, а в учете появилась информация о задолженности.
Продажа товара
У нас есть возможность продать товар с помощью заказов продаж либо через точку продаж. Точка продаж вам идеально подойдет, если вы занимаетесь розничной торговлей. Про точку продаж я писал совсем недавно и почитать более детально про нее вы можете здесь.
А сейчас давайте рассмотрим фиксирование продажи с помощью заказов продаж.
Опять таки я уже писал ранее про продажи через заказы продаж здесь. Если вкратце, то при поступлении заказа от клиента нам необходимо в системе создать заказ продаж. Сделать это мы можем либо через CRM либо вручную зайдя в пункт меню «Продажи» и создав новое коммерческое предложение.
В нем мы указываем покупателя и перечень товаров которые он заказал.
После подтверждения коммерческого предложения документ у нас становится заказом продаж и система создает исходящее перемещение со склада. После его подтверждения товар списывается со склада.
Теперь нам надо сформировать инвойс покупателя, который в учете зафиксирует дебиторскую задолженность. Для этого в заказе продаж нажимаем кнопку «Создать счет» и выбираем вариант «Обычный счет»
В сформированном инвойсе указываем дату документа и дату до которой покупатель должен заплатить за поставленный товар.
Этот документ при проведении отражает в учете доход от реализации и относит себестоимость реализованных товаров на расходы
То есть как мы видим система сама генерирует записи в учете при проведении некоторых документов и у нас накапливается информация о доходах и расходах, которая нужна для построения такого отчета как P&L.
Если мы оформляем продажи через точку продаж в учете эта информация отражается точно также. Только там у нас нет дебиторской задолженности, которая сразу возникает и погашается платежем покупателя.
Учет движения денежных средств
Ну и сейчас мы переходим к самому интересному: к учету движения денежных средств. Это небольшой участок в царстве бухгалтерского учета, но для предпринимателей это самый важный аспект деятельности, особенно если предприниматель находится на едином налоге, где база налогообложения определяется суммой поступивших денег на счет или в кассу.
В Odoo есть несколько способов зафиксировать движение денежных средств.
Проведение платежа из инвойса
В западной практике как правило платежи делаются компаниями на основании выставленных инвойсов и как мы помним там нет такого понятия как счет фактура. Как формировать инвойсы я рассказал выше. Их мы также можем создать в учете минуя закупки или продажи. Для этого надо зайти в «Выставление счета», а далее в Клиенты/Счета или Производители/счета. Производители — это наши поставщики.
После проведения инвойса в нем появляется кнопка Регистрация платежа, при нажатии на которую появляется окно через которое мы можем зарегестрировать платеж. Если мы так делаем из инвойса покупателя, то мы фиксируем приход денежных средств, если из инвойса поставщика, то расход. При этом счета учета денежных средств будут корреспондировать со счетами взаиморасчетов. (надеюсь хоть кто-то понял, что я написал). Другими словами мы будем отображать в учете входящие и исходящие платежи, и таким образом уменьшать задолженности.
Кому интересно почитать об этом более детально милости прошу зайти по ссылке.
Такой способ проведения платежей удобен, но есть такие платежи, которые не связана с взаиморасчетами с поставщиками или покупателями.
Поэтому я рекомендую пользоваться функционалом банковских выписок.
Банковские выписки
Как я уже говорил под каждый ваш расчетный счет или кассу нужно создать свой отдельный журнал. В банковские выписки мы можем попасть через пункт меню «Общий обзор».
Находим на этой панели наш журнал, по которому мы хотим зафиксировать оперцию. И нажимаем кнопку «Создать». В результате у нас откроется банковская выписка, где мы можем начать фиксировать движения денежных средств.
При разнесении оплат следует учитывать что расходы ДС вносятся со знаком минус. После внесения всех платежей, мы можем сверить нашу выписку, то есть привязать оплаты к задолженностям (например инвойсам), при этом одну сумму мы можем разнести на несколько инвойсов.
Также в выписке есть контроль за полнотой разнесения операций. В выписке есть начальный баланс и конечный баланс, который считается по формуле: начальный баланс + приходы — расходы. Система сама расчитывает сколько у вас должно остаться денег и показывает это значение в поле «Вычисленный баланс». В поле «Конечный баланс» мы должны внести значение вручную.
После того как мы несли все платежи (или какую-то их часть) мы должны провести данные платежи в учете. Для этого нажимаем кнопку «Сверить». После этого у нас появляется окно:
И вот тут надо быть внимательным. Возможны два варинта развития событий: либо у нас в учете будет зафиксирована предоплата либо погашена какая-то задолженность. Если сумма платежа совпадает с существующей задолженностью система будет сама пытаться предложить какой долг вам закрыть либо вы можете это сделать вручную. Если в учете нет задолженностей, то сумма платежа отобразиться как предоплата. Потом при появлении задолженности в учете (через инвойс) система вам подскажет, что у вас есть предоплата, которую вы можете зачесть в счет ее погашения.
Этот инструмент может сначала немного пугать, но очень гибкий и позволяет проводить в учете любую операцию связанную с учетом денежных средств.
Если все платежи проводить через банковские выписки, то инфомационная панель бухгалтера может быть для нас очень полезной. В частности по каждому журналу мы сможем увидеть остаток ДС зафиксированный в последней банковской выписке и общий остаток ДС по всем журналам в настройках которых стоит один и тот же счет учета. Если журнал у нас ведется в другой валюте, то на инфопанели будет показан остаток ДС в этой валюте (мультивалютность в этой статье я не рассматриваю).
Учет ДС в журналах с типом «Наличные» мало чем отличается от журналов с типом «Банк» кроме одного момента, а именно если у нас в момент утверждения кассы теоретическое количество не соответвует фактическому остатку ДС, то в учете будет сделана запись о недостатке/излишке ДС.
Хотелось бы сразу отметить, что такое отображение движений ДС является проблематичным в 14-й версии системы, но эта ситуация исправляется после установки бесплатного модуля.
Если вас заинтересовало ведение учета в ERP ODOO, то вы можете приобрести запись курса (https://www.vashoblik.org.ua/course-accounting-odoo/). Подробности можно узнать написав на почту: antonpiskun@gmail.com
Анализ и отчетность
Ну и наконец переходим к тому, ради чего вся эта катавасия затевалась. Но перед этим давайте установим один модуль, который облегчит нам анализ учетных данных — account_balance_line, который будет выводить в учете информацию о конечном сальдо на счетах.
И теперь давайте по порядку в формате вопросов и ответов.
Как мне посмотреть остатки денежных средств?
Сделать это можно через общую панель (скриншот выше) либо мы можем сделать выборку по счетам учета и вывести ее на свой дашборд. Для этого нам необходимо зайти в Выставление счета/Бухгалтерский учет/Элементы журнала и сделать выборку по счетам учета денежных средств (это те счета, которые система автоматически создавала при создании новых журналов). Для украинского учета это как правило будут 30 и 31 счета. Поэтому в строке поиска набираем 30 (по счету), а затем 31.
Затем переключаемся в режим пивот таблицы и в замерах указываем «Баланс». В результате получаем отчет: «Остатки на счетах/ в кассе». Данную выборку можно вынести на инфо-панель, но перед этим нам необходимо установить соответствующий модуль — board.
Итак нажимаем «Избранное», затем выбираем «Добавить на мою панель» и даем имя нашей выборки.
Как мне посмотреть поступления и расходы денежных средств за определенный период (например квартал)?
Формируем тот же самый отчет, что выше, но в замерах выбираем варианты «Дебет» и «Кредит». Через фильтр мы можем указать за какой период мы хотим получить выборку. Дебет в нашем случае это будет приход денежных средств, а кредит — расход. И опять таки эту выборку можно добавить на дашборд.
Также можно применить предустановленный фильтр «Временные диапазоны».
Как мне посмотреть информацию о задолженностях?
Есть несколько способов это сделать. Если мы все задолженности фиксируем через инвойсы, то мы можем зайти в них и посмотреть сумму долга. Но тут есть риск того, что данная информация можем быть недостоверной из-за проведенных предоплат, которые еще не связали с задолженностями.
Поэтому это лучше делать через анализ все тех же элементов журналов. Заходим туда и применяем фильтр: «Дебиторская задолженность» либо «Кредиторская задолженность» и делаем группировку по «Партнеру». Переключаемся в режим пивот таблицы и в замеры добавляем «Дебет» и «Кредит». Если сумма в поле Баланс минусовая, то это кредиторская задолженность, если положительная, то дебиторская задолженность.
Как мне посмотреть информацию о доходах и расходах и понять сколько прибыли я заработал?
Для этого опять таки заходим в элементы журналов и делаем выборку по счетам учета доходов или расходов. Как правило в системе (если брать украинскую локализацию) по умолчанию доходы отображаются на 70 счете, а расходы на 90,92,93 (в зваисимости от вида расходов). Если мы делаем комплексную выборку (то есть одновременно счета доходов и расходов), то если значение в поле Баланс отрицательной, то у нас в учете прибыль, если положительное, то убыток. Да, да я не ошибся. Ведь доходы учитываются на кредитовом счете, а кредитовый оборот в системе отображается со знаком «минус». Опять таки можно применить фильтр по временным диапазонам и там даже есть функция сравнения между периодами.
Можно также сделать отдельные выборки по доходам и расходам. И при этом помним, что эта информация именно о доходах и расходах, а не о поступлении/выбытии денежных средств.
Как мне посмотреть складские остатки и их себестоимость?
Про это я уже говорил выше. Информация о стоимости запасов естественно храниться и в учете. Для того чтобы ее посмотреть нужно зайти в элементы журналов, сделать выборку по счетам учета запасов (это счет оценки запасов, который мы указывали в категории продуктов), при этом применив условия фильтра «Счет равно» и делаем группировку по «Продукту». В режиме пивот таблицы добавляем замеры Дебет и Кредит и получаем отчет. В поле баланс будет отображаться себестоимость продуктов на складе в разрезе продуктов. В поле Дебет — сумма приходов, в Кредит — себестоимость списанных запасов.
По итогам сохраненных выборок мы получаем вот такой дашборд
Подытожим
Как вы видите даже базовая версия системы плюс несколько беслпатных дополнительных модулей позволяет вести полноценный бухгалтерский и складской учет в системе и давать необходимую информацию для принятия решений. При этом не требуется особых знаний бухгалтерского учета, чего так боятся большинство предпринимателей. Я старался употреблять меньше бухгалтерских терминов и особо не углублялся в учетные моменты. Конечно возможности системы значительно шире и с ними вы можете ознакомиться в соответствующем разделе моего блога.
