Общаясь с руководителями и собственниками бизнеса очень часто я сталкиваюсь с непониманием с их стороны разницы между кассовым методом признания дохода и методом начисления. По их мнению доходы возникают тогда, когда на расчетный счет или в кассу пришли деньги, а расходы тогда когда они ушли, а остаток — это и есть прибыль компании.
Любые программы или системы для ведения учета прежде всего ориентированы на признания доходов и расходов в учете по методу начисления. И это на самом деле правильно. Применение кассового метода может очень сильно исказить данные о полученной прибыли и может поставить компанию перед лицом кризиса. Почему? Читайте дальше.
Давайте, чтобы было более понятно рассмотрим какой-то пример из реальной жизни.
Давайте представим, что вы в марте взяли заказ на поставку какого-то товара или предоставление какой-то услуги (например разработку мобильного приложения) на сумму 100 000,00 грн. Заказчик этой услуги сразу внес полную предоплату (наверное и так бывает) и вы на радостях приступили к выполнению заказа. Через два месяца заказ выполнен, приложение отдано заказчику и подписан акт выполненных работ.
Вопрос: когда в учете признавать доход? В марте когда к нам пришла предоплата или в мае, когда подписан акт? Бухгалтер (если он конечно специалист) скажет в мае, а вот директор думает, что в марте, ведь деньги тогда и их в марте сразу и потратили.
Аналогичная ситуация и с расходами. Их можно признать в учете и так и так. Руководству компании понятно как дважды два: когда деньги ушли со счета, тогда и возникли расходы.
А вот по методу начисления используется принцип соответствия: сопоставляем расходы со сроком исполнения обязательств. Например, если вы оплачиваете аренду на три месяца вперед, то расходы поровну разделятся на каждый из трех оплаченных месяцев.
Давайте разберем, как оба метода будут вести себя в реальных ситуациях с которыми сталкивается любая компания.
Продажа товара по постоплате
Вы занимаетесь оптовой торговлей и продаете какой-то товар (например косметику). У вас есть достаточно крупный покупатель и вы даете ему отстрочку платежа. В апреле вы оформили продажу товара на 175 000,00 грн, то есть отдали товар покупателю и подписали расходную накладную, а деньги к вам зашли уже в мае.
Если мы будем использовать кассовый метод, то доход мы признаем в мае, в момент получения денег от клиента, а не в апреле когда было оформлена передача прав на товар покупателю.
При использовании метода начисления все наоборот. В апреле, когда мы передали право собственности на товар нашему покупателю, у него перед нами возникло обязательство и мы в учете одновременно с доходом признаем возникновение дебиторской задолженности
Закупка товара для реализации
15 апреля вы получили от поставщика товар на сумму 500 000,00 грн и сразу же ему его оплатили.
Кассовый метод: все просто. 15 апреля компания понесла расходы в размере 500 000.00 грн
Метод начисления: если в апреле не было реализации этого товара покупателям, то расходов в апреле никаких не возникает. Наш актив денежные средства успешно трансформировался в другой актив — товары, который лежит на складе и ждет своего часа. Стоимость купленного товара начнет отражаться в учете как расходы в момент реализации этого товара покупателю или в момент списания этого товара в учете по разным причинам. Например в мае была продана половина этого товара и на расходы компания отнесла 250000,00 грн. А еще половина остается лежать на складе.
Получение предоплаты
Вы в конце апреля выставили счет на сумму в 50000,00 грн. и 30 числа наш клиент его успешно оплатил. Но отгрузку ему товара вы сделали 11 мая и расходная накладная была оформлена в этот день.
Кассовый метод. Получили деньги в апреле — и в апреле же учли их как выручку. Деньги же пришли на счет.
Метод начисления. Деньги то вы получили. Но выполнили ли вы свои обязательства по поставке товара. И пусть они хоть сто раз лежат у вас на счете. 50000,00 грн. становятся выручкой того месяца, в которой заказчик подписал расходную накладную.
Выплата бонусов сотрудникам
Ваши менеджеры по продажам получают бонусы в виде процентов от дохода. Вы начислили в апреле бонусов на 20000,00 грн и признали у себя в учете обязательство их выплатить. Но выплата пошла уже в мае, вместе с заработной платой.
Ну как вы уже поняли по кассовому методу расходы возникнут в мае, а по методу начисления — в апреле.
Оплата налогов
Вы самый честный предприниматель в стране и честно платите все налоги. На начисленную зарплату и бонусы вы насчитали налоги: 25000,00 грн. Выплата налогов произошла в мае.
По кассовому методу расходы возникнут в мае, а по методу начисления — в апреле.
Ну и последний пример.
Оплата аренды
У вас слишком много денег и вы решили оплатить своему арендодателю аренду за 6 месяцев. Сказано сделано и в апреле с вашего счета ушло 300000,00 грн.
По кассовому методу: в апреле в расходы включится вся сумма платежа.
По методу начисления: эта сумма равномерно распределится на 6 месяцев: апрель, май, июнь, июль, август и сентябрь. По 50000,00 грн в месяц.
Так какой метод использовать: кассовый или начисленный
Мы провели в учете ряд операций, с которыми сталкивается любой бизнес. Так какой результат мы получили в итоге
| Апрель | Кассовый метод | Метод начисления |
| Продажа товара по постоплате | 0 | 175000,00 |
| Закупка товара для реализации | -500000,00 | 0 |
| Получение предоплаты | 50000,00 | |
| Выплата бонусов | -20000,00 | |
| Оплата налогов | -25000,00 | |
| Оплата аренды | -300000,00 | -50000,00 |
| Итог | -750000,00 | 80000,00 |
Как видите, метод признания выручки и расходов делает существенную разницу. Используя метод начисления, мы получили чистую прибыль и закончили месяц в хорошем настроении. Можно даже начислить себе дивиденды.
А по кассовому методу мы в убытке. Конечно, ведь апрель взял на себя все расходы по аренде и товарам. И при этом в следующих месяцах мы как будто не будем пользоваться ни товарами, ни офисом.
В нашем примере по кассовому методу у нас возник убыток. Но может быть наоборот и это еще хуже. Представим, что в июне мы получим предоплат на будущие заказы на полмиллиона гривен. И при этом за товар и за аренду мы уже оплатили и у нас в учете уже не будут признаваться расходы. В результате получаем колоссальную прибыль, хотя товары реализуем, в офисе сидим, а предоплаченные заказы еще не выполнили.
Кассовый метод искажает реальную картину по бизнесу. Да, он простой как пять копеек, та и учет при его использовании можно не вести, но помните что его использование будет вредить вашему бизнесу. Конечно в идеальном мире, где размеры запасов и задолженности нулевые на начало и конец периода кассовый метод признания дохода имеет право быть, но лишь для очень маленьких субъектов предпринимательства. Если же вы хочете реально считать прибыль, спокойно выводить дивиденды и оценивать эффективность направлений бизнеса, то выбор у вас один — использовать метод начисления.
