Управление продажами в ERP ODOO

Продажи являются неотъемлемой частю любого бизнеса, ведь именно через них он получает доход, который позволяет обеспечивать его жизнедеятельность. И отдел продаж является очень часто единственным центром дохода, в то время как другие подразделения являются в основном центрами затрат.

Центр дохода – организационное подразделение, руководитель которого несет ответственность за соблюдение определенной величины дохода (выручки)

Центр затрат – организационное подразделение, руководитель которого несет ответственность за соблюдение определенной величины затрат

Я уже писал про то как устроены продажи в ERP ODOO в 2017 году, но с тех пор уже много воды утекло и наступило время обновить информацию. Сейчас я кратко расскажу про основной функционал продаж в 13-й версии системы, который доступен в бесплатной версии.

Итак, давайте начнем. И для начала вспомним с чего начинается взаимоотношения с любым клиентом. От клиента нам поступает запрос, который если компания может удовлетворить трансформируется в продажу, если же нет то компания упускает возможность заработать и этот запрос остается в CRM. Про CRM в ODOO я уже писал, теперь давайте поговорим про продажи.

Заказы продаж (Sale Order)

Заказ продаж может создаться в системе несколькими способами, в зависимости от того на какого клиента он оформляется.

Создание заказа вручную

Если клиент у вас когда-то что-то покупал, то по всей очевидности он уже есть в вашей базе данных и тот запрос который он присылает нет необходимости пускать через CRM, для того чтобы оформить заказ. Клиент связывается с менеджером любым удобным ему способом, сообщает что он хочет купить и менеджер создает в системе новый заказ продаж. Для этого он заходит в меню Продажи/Заказы и создает новое коммерческое предложение:

В нем он указывает какой клиент делает заказ, по какому адресу необходимо доставить заказ и на кого необходимо выставить счет на оплату. При выборе клиента в заказ автоматически подтягивается прайс-лист закрепленный за эти клиентом и какие условия оплаты будут по выставленным счетам, также подтягивается менеджер закрепленный за этим клиентом, а если такового нет, то автоматически подставляется менеджер оформляющий заказ. Также в заказ подставляется склад с которого будет делаться отгрузка менеджер может указать желаемую дату доставки.

Далее менеджер начинает формировать номенклатуру заказа добавляя в него товары из справочника продуктов и при добавлении товара он может увидеть есть ли данный товар на складе и сколько есть доступного товара с учетом сделанных резервов для других покупателейю

 

Если необходимого товара нет на складе, то менеджер об этом может уведомить отдел закупок и добавить отсутствующий товар в заказ. Некоторые товары могут быть конфигурируемыми, то есть при добавлении  товара в заказ, если этот товар имеет различные характеристики, менеджер может выбрать какой вариант добавить в заказ.

После формирования заказа у менеджера, как у самурая, есть два пути: либо отправить клиенту заказ по электронной почте либо сразу его подтвердить.

При отправке заказа по электронной почте открывается окно, где можно вести текст письма (который можно также задать в виде шаблона) и автоматически формируется и прикрепляется файл самого коммерческого предложения.

*Если вы используете функционал личного кабинета, то клиент авторизировавшись на вашем сайте сможет увидеть все свои заказы и статусы таких заказов.

После того как клиент подтвердил свой заказ, менеджер подтверждает данный заказ и он меняет статус с Предложения цен/Коммерческое предложение отправлено на Заказ на продажу. После смены статуса автоматически формируется документ отгрузки со склада, которы1 может автоматически резервировать товар под этот заказ.

После подтверждения заказа у менеджера появляется возможность выписать счет (инвойс), который по сути является нашей расходной накладной, так как при подверждении этого документа в бухгалтерском учете фиксируется задолженность покупателя и получения дохода. В 12 и 13 версии системы инвойс делает все необходимые проводки в учете по реализации (то есть отображается и доход и себестоимость реализации), в более ранних версиях системы проводки по себестоимости реализации делало складское перемещение.

Когда товар отгружается со склада, то проводится связанный складской документ и товар списывается со склада.

Создание коммерческого предложения из CRM

Если запрос от клиента обрабатывается через CRM, то мы можем создать коммерческое предложение оттуда:

Создание коммерческого предложения через сайт

Если вы пользуетесь функционалом веб-сайта, которые есть в ODOO, то при оформлении заказа клиентом через вебсайт его заказ будет автоматически формировать в системе заказ продаж, если клиент новый, то также будет формироваться новая карточка контакта

*Пример сайта на ODOO

И менеджеру в таком случае остается только обработать данный заказ. Клиент может также сразу сделать оплату через сайт (например через Приват24) и в заказе отобразиться, что данный заказ уже оплачен.

Если у вас сайт не на ODOO, то есть возможность синхронизации заказов с сайтами на других CMS (например Magento или WordPress)  , но тут необходимо помнить, что такая синхронизация будет все таки иметь некоторые ограничения.

Ценообразование (Прайс-листы)

Важной частью продаж является ценообразование. Хотя оно и является одной из наиболее важных управленческих функций, но может вызывать некоторые сложности у компаний. Ценообразование представляет собой чувствительный рычаг, с помощью которого можно существенно влиять на прибыль компании. Установление верной цены — самый быстрый способ увеличить прибыль. Но компания не может хаотично устанавливать цены. На нее как и на другие компании оказывает давление рынок и поэтому цены как правило формируется исходя из всем известного соотношения спрос/предложение.

Для того чтобы получить прибыль компания в первую очередь должна продавать товары не дешевле чем она их закупила. Это в ODOO отслеживается на уровне заказа продаж. При добавлении товаров в заказ, если по этим товарам уже были закупки в заказе показывается валовая прибыль по нему. Таким образом компания может контролировать что она продает товар по крайней мере по цене не меньше чем себестоимость.

Цены в заказах формируются на основании прайс-листов (Продажи/Продукты/Прайс-листы). Прайс-лист также определяет в какой валюте вы оформляете заказ (если у вас включен режим мультивалютности).

Прайс лист может отталкиваться от себестоимости, цены в карточке товара (базовой цены на товар) либо на основании другого прайса. Прайс можно сделать на все продукты, на какую-то отдельную категорию либо задать фиксированную цену на какой-либо конкретный продукт.  В прайсе также можно задать срок действия такого прайса. Также есть возможность заливки прайсов через excel либо csv. Более детально функционал прайсов будет рассмотрен в одной из следующих публикаций.

Анализ продаж

Продажи это хорошо, но руководству нужно же их как-то проанализировать. Для этого можно воспользоваться несколькими инструментами.

Анализ продаж совершенных на конкретного клиента

Часто менеджерам необходимо проанализировать продажи по конкретному клиенту. Для этого нам достаточно войти в карточку такого клиента и перейти в заказы продаж или инвойсы по смарт кнопке

 

 

Анализ Заказов продаж

Находясь непосредственно в заказах продаж мы для анализа продаж можем воспользоваться функционалам фильтрации и группировок для того чтобы сформировать необходимую нам выборку. Для большей визуализации необходимо переключиться в вид pivot таблицы

Здесь мы можем посмотреть информацию из заказов в продаж в различных ракурсах и ее проанализировать практически по любому аналитическому срезу (например на скрине выше выведена информация про общую сумму продаж по менеджерам и по клиентам).

Отчетность: Продажи

Почти такой же отчет в режиме pivot таблицы доступен в пункте меню Отчетность/Продажи. Основным достоинством данного отчета есть то, что он позволяет произвести анализ продаж по категориям продуктов и по самим товарам. Путем применения фильтров и группировок можно провести ABC анализ клиентов или продуктов. Воспользовавшись поиском можно проанализировать продажи по конкретному клиенту, менеджеру, команде продаж и по другим параметрам.

Я рассмотрел лишь базовый функционал продаж в ERP ODOO. Как мы увидели он очень тесто связан c CRM, складом и бухгалтерским учетом и является одним из важнейших участков системы. Дальше будет…..