Управление арендой в ERP Odoo Enterprise

Специфика арендного бизнеса

Арендный бизнес — это вид коммерческой деятельности, при котором одна сторона (арендодатель) передает другой стороне (арендатору) право временного пользования своим имуществом или услугами за определенную плату. В рамках арендного бизнеса можно сдавать в аренду различные виды недвижимости, например, офисные помещения, склады, магазины, а также различное оборудование и технику.

Сейчас мы посмотрим как в ERP Odoo можно реализовать специфику деятельности компаний, основным видом деятельности которых является сдача в аренду движимого и недвижимого имущества. В этом нам поможет модуль sale_renting, но мне бы хотелось еще продемонстрировать в ERP Odoo основной процесс таких компаний. В итоге у нас получится а-ля отраслевое решение, которое сможет покрыть не побоюсь этой цифры — процентов 80 потребностей, остальное можно будет решить либо за счет разработки либо покупки модулей в appstore.

Какой основной бизнес-процесс таких компаний? Ну наверное в первую очередь он будет охватывать подпроцессы управления объектами аренды:

1. Поиск и привлечение клиентов. Компания должна активно продвигать свои объекты аренды, чтобы привлекать новых клиентов. Для этого могут использоваться различные рекламные и маркетинговые методы.
2. Заключение договоров аренды. После того, как клиент заинтересовался объектом аренды, необходимо заключить договор, который определяет условия аренды, стоимость и сроки.
3. Подготовка объекта аренды. Компания должна обеспечить подготовку объекта аренды к сдаче, включая ремонт, уборку, проведение необходимых обслуживающих работ и т.д.
4. Управление объектом аренды. Компания должна обеспечить эффективное управление объектом аренды в течение срока аренды, включая обеспечение регулярного обслуживания, устранение неисправностей и т.д.
5. Взаимодействие с арендатором. В течение срока аренды компания должна поддерживать связь с арендатором, решать возникающие вопросы и конфликты, принимать меры по улучшению условий аренды и т.д.
6. Окончание аренды. По истечении срока аренды компания должна обеспечить возврат объекта аренды в исходное состояние, провести необходимые ремонтные работы и т.д.
7. Финансовый учет и отчетность. Компания должна вести точный финансовый учет своей деятельности и предоставлять отчетность о доходах и расходах.

Объекты аренды в ERP Odoo

Объект аренды — это имущество, которое сдается в аренду на определенный период времени.

После установки модуля sale_renting в системе появляется отдельный пункт меню «Аренда» и в нем собственно говоря у нас появляется возможность реализовать процесс управления объектами аренды.

 *все цифры приведенные ниже носят чисто условный характер 

Те продукты, которые мы планируем сдавать в аренду необходимо пометить отметкой в поле «Can be ranted», после чего в карточке продукта появится вкладка «Time based pricing», где мы можем установить стоимость аренды за разные временные промежутки:

После того как мы настроили продукты, которые мы хотим сдавать в аренду — можем  переходить к следующему шагу.

От лида до подписания контракта

Для поиска потенциальных клиентов, которые захотят арендовать у нас имущество, компания может запускать различные маркетинговые активности. По этим активностям могут заходить лиды, часть из них будет отсеиваться по разным причинам, часть становится нашими клиентами. Все достаточно просто и нам тут нужно задействовать стандартный модуль CRM.

Лиды могут попадать в систему разными путями: создаваться вручную, импортироваться из файла, с форм на фейсбуке и т.д. В нашем случае лид пришел к нам из рекламного объявления на OLX.

Менеджер связывается с лидом и если все ок преобразовывает его в сделку.

*Обратите внимание, что из сделки мы можем создать коммерческое предложение по аренде (New Rental).

Сделка по мере общения с клиентом будет двигаться по воронке продаж и в конечном итоге ему будет выставлено коммерческое предложение и вероятней всего подписан договор, который затем должен выступать как дополнительная аналитика по взаиморасчетам. В стандартной сборке Odoo отсутствует такое понятие как контракт (договор), но его можно добавить путем установки модуля selferp_contract_settlement, который можно найти в appstore.

Для согласования контракта можно воспользоваться модулем Approval, а для его подписи модулем Sign.

Заказы продаж

При создании коммерческого предложения и выборе в нем продукта, который предназначен для сдачи в аренду, появляется дополнительно окно в котором нужно указать период аренды. В зависимости от настроек стоимости аренды система будет считать стоимость за указанный период.

После того как мы подтвердим заказ продаж, арендуемое имущество бронируется за клиентом на указанные периоды.

Эту информацию можно увидеть в отчете «Расписание»:

После того как имущество передано клиенту в нашем заказе следует нажать кнопку Pickup, после чего появится дополнительное окно, где мы должны будем подтвердить факт передачи имущества.

После этого наш заказ получит дополнительный статус Picked-up. После того как имущество будет передано — в отчете «Расписание» поменяется цвет в диаграме Ганта с синего на оранжевый. Для возврата имущества из аренды в этом же заказе следует нажать кнопку Return.

Доходы и расходы связанные с объектом аренды

Для накопления в учете дополнительно аналитики об объектах аренды (и не только) мы можем воспользоваться функционалом аналитических счетов. Давайте создадим два аналитических плана:

• Объекты аренды — где под каждое имущество которое мы будем передавать в аренду мы создадим отдельный аналитический счет
• Виды имущества — где под каждый вид имущества мы создадим аналитический счет

Через инструмент распределения аналитики привяжем к нашим продуктам соответствующие аналитические счета.

Теперь давайте выставим инвойс клиенту (акт). В нашем примере мы сдали клиенту в аренду офисное здание на полгода и проектор на один день. Акт по аренде здания мы можем выставить как в конце срока аренды так и ежемесячно (это как мы договоримся с клиентом). Давайте представим, что закончился апрель месяц и в конце месяца мы формирует акт. Услугу по аренде офисного здания выставляем как 1/6 от суммы в заказе продаж.

Когда мы проведем в учете этот акт у нас появятся доход, который будет отражен как на счете учета доходов (703) так и на аналитических счетах. Давайте проанализируем доход в разрезе аналитических планов и аналитических счетов.

Как мы видим на 703 счете отражена сумма дохода в размере 107466,67 грн, и в то же время эта сумма отражена в двух аналитических планах. То есть мы видим что мы получили доход от сдачи конкретного имущества (первый срез аналитики) и в то же время мы видим информацию о доходе в разрезе видов имущества (второй срез аналитики).

Но от объектов аренды мы получаем не только доходы. Давайте представим, что офисное здание мы сами арендуем (а потом сдаем его в аренду). Давайте отразим в учете акт нашого арендодателя.

По условиям договора с арендодателем коммунальные услуги и прочие затраты связанные со зданием оплачиваем мы, а потом эти затраты перевыставляем нашему клиенту.

В конце апреля нам был выставлен счет за коммунальные услуги от нашего поставщика. Так как мы знаем что эти затраты связаны с офисным зданием в момент отображения в учете затрат укажем наши аналитические счета.

И перевыставим эти затраты нашему арендатору.

Давайте отразим в учете затраты которые не связаны с нашими объектами аренды. Например начислим заработную плату персоналу в размере 40000,00 грн

После всех этих действий давайте посмотрим наш отчет о прибылях и убытках (сначала без группировки по аналитических планах).

Как мы видим по итогам апреля месяца мы получили прибыль в размере 4966,67 грн.

Теперь давайте посмотрим наш отчет в разрезе аналитического плана «Объекты аренды»:

Через пивот таблицу мы можем получить больше информации:

Видеообзор модуля

Взаимодействие с арендатором

К превеликому сожалению для арендодателей у арендатора могут периодическим возникать разнообразные вопросы/запросы (что-то поломалось, нет света, нет воды и т.д.). В таком случае арендатор каким-то образом должен уведомить об этом арендодателя. ERP Odoo содержить в себе модуль helpdesk, который может помочь решить эту задачу. Я про этот модуль уже писал подробно здесь. После активации данного модуля и некоторых настроек арендатор через свой личный кабинет на сайте может подавать заявки, вести переписку с вашими сотрудниками и отслеживать статус заявок.

Ваши же сотрудники на такие заявки могут назначать исполнителей, ставить задачи в модуле проекты и через активности, отслеживать их исполнение и вести переписку с арендатором. При этом вся история взаимодействий с клиентом остается в системе. По мере необходимости можно подключать дополнительные модули (проекты, ремонты, обслуживание и т.д.) — все зависит от того как у вас происходит процесс работы с такими заявками. Затраты связанные с такими запросами можно относить на аналитические счета объектов аренды.

Про возможности модуля industry_fsm, который добавляет возможность организации работы выездных сотрудников я уже расскажу в отдельной публикации. Тут его тоже можно задействовать, но сфера его применения значительно шире.

Field service management (FSM) — это подходы и практики управления выездным обслуживанием, когда техники и инженеры выполняют работы на территории заказчика. Таким образом обслуживаются инженерные сети, всевозможные датчики (в том числе IoT), коммерческая недвижимость, вендинговые автоматы, банкоматы и т.п.

А что с Community?

На Community в appstore есть несколько модулей, которые добавляют похожий функционал и я даже бы сказал в некоторых местах более продвинутый (часть модулей кстати подходит и для Enterprise).

Например модуль browseinfo_rental_management имеет (судя по его описанию) следующие возможности:

• Аренда продукта на основе серийного номера;
• Генерация инвойсов по подписке (вообще в инвойсах есть функция auto-post, которая может периодически создавать инвойсы)
• Замена продукта находящегося в аренде на другой
• Продление заказа на аренду
• Автоматическое напоминание клиенту о приближении срока окончания аренды

Модуль odoo_sale_rental позволяет организовать работу таких видов арендного бизнеса как: сдача в аренду недвижимости, аренда оборудования, мебели, автомобилей, снаряжения и т.д. И как по мне в нем функционала больше чем в модуле который входит в коробку enterprise (опять таки судя по его описанию). Этот модуль добавляет функционал контрактов аренды, расширенное динамическое ценообразование, функции продления заказов на аренду.

Вообщем нужно определять то, что вам нужно, а потом под эти запросы искать модуля. Так или иначе может понадобиться какая-то кастомизация системы именно под ваши потребности — но тут Odoo нам позволяет делать что хотите, главное чтобы вы знали чего вы хотите, а тут иногда бывают проблемы 🙂

Подытожим

Одна из основных задач автоматизации арендного бизнеса — упрощение учета арендных объектов, контроль за исполнением договоров аренды и оплатой арендной платы, а также автоматизация процессов связанных с сопровождением договоров аренды (например, регистрация заявок на аренду, заключение договоров аренды, регистрация и обработка заявок от арендаторов и т.д.).