Учет движения денежных средств в ERP ODOO. Способы фиксирования в учете платежей

Денежные средства — актив, который нужен каждому бизнесу.  Многие предприятие владеют еще эквивалентами денежных средств, активами которые аналогичными денежным средствам.

Денежные средства (далее — ДС) — обычное средство платежа за активы, услуги и обязательства. Когда говорят про ликвидность, то ДС — наиболее ликвидный актив. Чем тяжелее актив превратить в деньги, тем менее он ликвиден.

Чем больше и стабильнее у предприятия денежный поток, тем лучше оно себя чувствует, если денег не хватает, то у предприятие начинает страдать от кассовых разрывов, что ухудшает его финансовое состояние. Именно поэтому такое большое внимание приделяют отчету о движении денежных средств и контролю за денежным потоком предприятия.

В этой статье я расскажу про основные настройки в ODOO для корректного учета движения денежных средств и о способах зафиксировать платежи (входящие, исходящие и внутренние перемещения)

Настройка учета денежных средств в ERP ODOO

Учет ДС в ODOO имеет свои особенности, о которым мы сейчас и поговорим.

Счета бухгалтерского учета

Прежде всего мы должны  счетам бухгалтерского учета, которые у нас будут использоваться для учета движения денежных средств  присвоить тип счета «Bank and cash».

Если мы планируем использовать счет для учета движения денежных средств в иностранной валюте (отличной от основной валюты системы), то в настройках счета нужно поставить валюту, в которой будут проводится операции по такому счету.

Под каждую валюту надо завести отдельный счет с типом «Bank and cash» .

Журналы учета

Следующим шагом будет создание и настройки журналов учета.

Журнал — это место где группируются бухгалтерские операции по определенному признаку.

Для учета денежных средств таким признаком будет банковский счет или касса, по которой будут фиксироваться операции  в учете.

При выборе типа журнала «Банк» в настройках появляется возможность привязать к журналу конкретный банковский счет организации. Также в журнале обязательно нужно указать счет по дебету и по кредиту, который будет использоваться при создании записей по данному журналу в момент проведения операций в этом журнале.

Если журнал используется для фиксирования операций по валютному счету то в настройках журнала надо поставить соответствующую валюту.

На информационной панели бухгалтера мы увидим, что у каждого журнала отображается своя валюта

Кроме типа «Банк» в журналах есть еще тип «Наличные». Особенностью данного типа журнала есть то, что он используется для фиксирования операций по движению наличных средств и в момент проведения кассы, если выявлена недостача либо излишек денежных средств, то суммы таких недостач или излишков будут отображены в учете на тех счетах, которые вы укажете в настройках такого журнала

Способы фиксирования движения денежных средств

В Odoo есть несколько способов зафиксировать движение денежных средств.

Проведение платежа из инвойса

В западной практике как правило платежи делаются компаниями на основании выставленных инвойсой и как мы помним там нет такого понятия как счет фактура.

Инвойс (англ. invoice) — в международной коммерческой практике документ, предоставляемый продавцом покупателю и содержащий перечень товаров и услуг, их количество и цену, по которой они поставлены покупателю, формальные особенности товара (цвет, вес и т. д.), условия поставки и сведения об отправителе и получателе.

В западных ERP системах вполне обычным являением является фиксирование платежа из инвойса.

Плюсом такого способа проведения платежа является то, что платеж сразу привязывается к инвойсу и инвойс переходит в статус «Оплачено»

Для того, чтобы зарегестрировать платеж из инвойса нужно нажать кнопку «Регистрация платежа» в самом инвойсе:

После чего у нас всплывет «Визард», в котором мы должны указать сумму платежа и журнал в котором необходимо зафиксировать платеж.

Если сумма платежа будет больше или меньше суммы инвойса, то система об этом предупредит. Если сумма больше — то часть суммы останется «висеть» в учете как предоплата, если меньше — то инвойс будет считаться оплаченным частично

В самом инвойсе отобразится сумма и дата платежа

При этом при таком способе проведения платежа в учете сделается запись: дебет или кредит счета, который мы указали в банковском журнале и дебет или кредит счета учета взаиморасчетов с партнером. Кастомизировать запись журнала при таком проведении платежа мы не можем.

Создание платежа «вручную»

По сути — это создание такого же платежа, как и в первом способе,но без привязки к конкретному инвойсу. При этом при таком способе — мы можем сделать внутреннее перемещение денежных средств между журналами.

Здесь мы можем выбрать какой это будет платеж: входящий, исходящий или внутренний, то есть между журналами (местами хранения денежных средств).

При этом мы также не можем изменить счета бухгалтерского учета, которые будут принимать участие в создании записи журнала. После проведения платежа он еще раз повторюсь не привязывается ни к одному инвойсу и мы можем самостоятельно зайти в уже существующий неоплаченный инвойс по этому партнеру либо создать новый и вручную привязать к нему этот платеж.

Внутренние перемещения денежных средств

Особый интерес представляет перемещение ДС между журналами. При этом делается запись в двух журналах с применением транзитного счета, изменить который стандартными способами вам просто не удастся, так как поле для его изменения нигде не выводится. Но это поправимо если у вас есть права администратора и немного знаний в области программирования.

Инструкция по изменению транзитного счета для внутренних перемещений денежных средств в ODOO

1. Включить режим разработчика (Dev mode)
2. Перейти в настройки системы и зайти в карточку компании
3. Открыть редактор форм
4. Добавить в форму строку: <field name=»transfer_account_id»/>

После сохранения изменений и перезагрузки страницы у нас появится поле в котором мы можем указать счет учета. В этом поле можно выбрать счет учета только с типом «Current assets»

Банковские выписки

Если компания большая и платежей много, то делать их разноску с помощью методов озвученных выше дело хлопотное. Для таких целей нужно использовать функицонал банковских выписок или кассовых книг (как я их называю)

Как я уже говорил под каждый ваш расчетный счет или кассу нужно создать свой отдельный журнал. В банковские выписки мы можем попасть несколькими путями.

1. Через информационную панель бухгалтера

 

2. Либо через сам журнал с типом «Банк» или «Наличные»

После создания нового документа у нас откроется форма нашей банковской выписки/кассы для заполнения

При разнесении оплат следует учитывать что расходы ДС вносятся со знаком минус. После внесения всех платежей, мы можем сверить нашу выписку, то есть привязать оплаты к задолженностям (например  инвойсам), при этом одну сумму мы можем разнести на несколько инвойсов.

Кроме того мы можем в случае необходимости изменить счет учета который будет корреспондировать со счетом учета ДС, указать дополнительно аналитический счет либо налог.

Если вы используете какую то модель сверки часто вы ее можете сохранить в шаблонах сверки и вызывать эти настройки каждый раз когда фиксируете такой платеж, например комиссию банка.

После того как все строки банковской выписки/кассы будут сверены в системе создадуться соответствующие записи в учете.

Если все платежи проводить через банковские выписки, то инфомационная панель бухгалтера может  быть для нас очень полезной.  В частности по каждому журналу мы сможем увидеть остаток ДС зафиксированный в последней банковской выписке и общий остаток ДС по всем журналам в настройках которых стоит один и тот же счет учета. Если журнал у нас ведется в другой валюте, то на инфопанели будет показан остаток ДС в этой валюте.

Учет ДС в журналах с типом «Наличные»мало чем отличается от журналов с типом «Банк» кроме одного момента, а именно если у нас в момент утверждения кассы теоретическое количество не соответвует фактическому остатку ДС, то в учете будет сделана запись о недостатке/излишке ДС.

Выводы

В этой статье я расмотрел  основные настройки в ODOO для корректного учета движения ДС и расмотрел основные способы зафиксировать в учете платежи. Эту тему я еще не раз буду затрагивать в будущих публикациях, которые будут посвящены учету взаиморасчетов с партнерами и бюджетированию.