Точка продаж в ERP ODOO: настройка, использование и учетные моменты

Я уже писал про точку продаж в ODOO, ее основные настройки и использование в 11-й версии системы. Но с тех пор много воды утекло и некоторые функции стали работать иначе (особенно это касается вопроса учета движения денежных средств). И наступила пора немного освежить информацию.

Но для начала давайте вспомним какому бизнесу нужен этот функционал? И ответом на этот вопрос будет — всем кто занимается розничной торговлей или предприятия общественного питания (рестораны, кафе…). Также интерфейс точки продаж можно использовать для быстрого создания в системе заказов продаж, особенно это актуально может быть для тех заказов, в которых могут быть много позиций.

Установка и первичная настройка точки продаж

Для того чтобы у нас в системе появилась точка продаж нужно установить базовое приложение point_of_sale. После его установки у нас появится меню «Точка продаж», после перехода в которое мы можем создать точку продаж, запустить сессию, посмотреть созданные заказы точки продаж либо посмотреть отчетность по продажам в точке продаж (ух какой каламбур получился).

Базовый функционал примитивен и прост и можно с уверенностью сказать, что он вряд ли подойдет более-менее большому бизнесу. Но его можно существенно раскачать модулями, которые можно найти в магазине приложений (https://apps.odoo.com/apps/modules/category/Point%20of%20Sale/browse).

В общих настройках точки продаж мы можем настроить:

• Налоги с продаж по умолчанию — то есть какой налог будет применяться при продажах. При этом на уровне налога мы настраиваем будет ли налог включаться в цену товара.
• Включение/выключение прайс-листов;
• Мультвалютность (продажи в разных валютах);
• Округления наличных при продаже.;
• Определить политику списания со склада (в режиме реального времени либо после закрытия сессии)

Первое что нам нужно сделать это создать и настроить точки продаж, которые мы будем использовать. Сделать это можно через настройки.

Сама настройка точки продаж содержить в себе возможность:

• Включить режим интерфейса: магазин или ресторан. Режим ресторан позволяет в себе компоновать план зала и вести учет заказов в разрезе столиков;
• Подменить систему налогообложения (заменить налоги по умолчанию на те которые нам необходимы при продажах);
• Включить режим мультипрайслистов — по умолчанию к точке продаж подключается один прайс-лист, а эта опция включает возможность подвязке к точке множества прайс-листов и кассир при оформлении продажи может выбрать нужный прайс-лист;
• Разрешить/запретить предоставление скидок по заказам;
• Выбрать необходимые методы оплаты (журналы). При этом желательно под каждую точку продаж создать отдельный журнал по учету движения денежных средств по этой точке продаж;
• Включить/выключить учет чаевых и добавление их отдельной позицией в чек;
• Настроить, что будет выводиться на печать в чек (задать колонтитулы);
• Указать с какого места хранения будут списываться товары при продаже;
• Выбрать журнал в котором будут отображаться продажи в учете.

Это конечно не все доступные настройки, перечень которых к тому же может расширяться за счет установки новых модулей.

Что влияет на бухгалтерский учет?

Учет налогов при продаже

Особенностью розничных продаж есть то, что в них по сути нет первого события (что актуально для учета НДС). У нас одновременно по сути происходит два события: получение денежных средств от покупателя и отгрузка ему товара/услуги. То есть при продаже у вас в учете будут делаться правильные проводки и вы точно можете определить сумму своих налоговых обязательств.

При этом уже есть  интеграции с РРО (как физическими так и программными) с функцией отправки отчета в налоговую (для Украины).

Налоги которые будут применяться при продажах выставляются на уровне карточки продукта либо в настройках точки продажи. При этом есть опция подмены налогов на необходимые для конкретной точки продаж. Это может понадобится если у вас точки продаж находятся в разных странах/штатах/регионах в которых налоги отличаются. В моей практике был случай использования данного функционала для компании которая базировалась в США в разных штатах в которых были свои ставки налогов и была необходимость применять разные ставки налогов при продаже.

При продаже документом который будет делать записи в учете по налогам будет Заказ точки продаж. О нем более детально я расскажу чуть ниже.

Учет дохода от реализации и себестоимости реализованных товаров

Как всем известно при реализации услуг или товаров в учете делается запись:

Дт Дебиторская задолженность    Кт Доход от реализации,

а если реализовывается материальный актив, например товар то еще добавляется запись

Дт Себестоимость реализации    Кт Товар

В Odoo есть своя специфика создания таких записей и здесь будет задействовано два документа: Заказ точки продаж и Складское перемещение. В связи с этим будут делаться проводки:

Заказ точки продаж:

1. Дт Дебиторская задолженность  Кт Доход
2. Дт Себестоимость реализации  Кт Товары в пути
3. Дт Доход  Кт Налоги (если они будут)

Складское перемещение (которое будет создаваться автоматически):

Дт Товары в пути Кт Товары

Такие же проводки в принципе будут делаться и при обычных продажах (через заказы продаж), только Заказ точки продаж подменит собой Инвойс покупателя (наш аналог расходной накладной или акта выполненных услуг).

Все созданные проводки можно увидеть в заказе точки продаж:

Учет движения денежных средств

Для того чтобы правильно организовать учет денежных средств нам необходимо:

1. Создать под каждую точку продаж отдельный журнал для учета движения наличных денежных средств;
2. Под каждый такой журнал создать в плане счетов отдельный субсчет для отображения движения денежных средств в этой кассе;
3. Подвязать к каждой точке продаж в ее настройках ее журнал и прочие журналы для учета денежных средств которые необходимы (например Терминал). В принципе можно для каждой точки продаж создать также свой журнал для учета безналичных денежных средств, но это не обязательно.

Теперь при проведении продажи через точку продаж кассир сможет выбрать журнал в котором необходимо зафиксировать оплату:

После закрытия продажи в системе создаться Заказ точки продаж в котором будет также отображена информация о движении денежных средств:

Под каждую сессию точки продаж в системе создается  выписка в соответствующем журнале (если мы проводим наличные платежу в журнале с типом «Наличные») в которой фиксируется движение денежных средств и которая делает в учете следующие проводки:

Дт Денежные средства  Кт Дебиторская задолженность

При этом если мы делаем запись в журнале учета с типом Банк, то система просто зафиксирует получение платежа, но в учете не будет сделано никаких проводок. Приход денежных средств потом нужно будет провести через банковскую выписку. Такой вариант лучше, так как если у нас точка продаж делала бы проводки (как это было в 11-й версии), то из банковской выписки эти операции следовало бы исключить, что есть не очень удобно.

Работа в точке продаж

Первое что нам необходимо сделать это открыть сессию в точке продаж. Сессия накапливает в себе информацию о продажах  в рамках данной сессии, то есть заказы точки продаж. Открытие сессии может сразу запускать интерфейс кассира либо потребовать внесения некоторой предварительной информации, например остатков наличных денежных средств, от которого дальше будет считаться оборот. После открытия сессии можно запустить интерфейс, в котором работает кассир. При этом это интерфейс может сильно изменяться в зависимости от установленных модулей. Вот как выглядит стандартный интерфейс:

А вот как нестандартный:

Для того чтобы совершить продажу необходимо выбрать товар (это можно сделать вручную либо отсканировав штрихкод) и указать его количество. При этом в одной сессии может быть несколько открытых чеков. После того как заказ сформирован его можно закрыть, то есть сформировать на него заказ точки продаж. Кассир может выбрать в каком журнале необходимо зафиксировать платеж от покупателя.

Для того чтобы закрыть сессию нужно в нее зайти и опубликовать, то есть при закрытии сессии в учете будут сделаны все необходимые записи ( в частности по движению денежных средств).

C точкой продаж можно сделать интеграцию с РРО или программным РРО. В таком случае все продажи которые мы будет через нее проводить будут фиксироваться и отправляться в налоговую.

Отчетность. Анализ продаж

В плане отчетности (стандартной) особо ничего не поменялось. Есть два базовых отчета с помощью которых мы можем проанализировать продажи.

Анализ заказов

Здесь в режиме pivot таблицы мы можем проанализировать наши продажи в разрезе той аналитики, которая нам нужна: по продавцам, по категориям товаров, по товарам, по местах хранения и т.д.

Детали продаж

Этот отчет уже формируется в формате pdf. Он позволяет вывести за определенный промежуток времени детализацию продаж по всем или выбранным точкам продаж.

Если говорить про нестандартную отчетность, то есть например модуль который добавляет такие отчеты как: X-отчет, Z-отчет, но здесь нужно учитывать то, что это отчеты больше подойдут больше для анализа чем для практического использования (ведь нужно учитывать нюансы законодательства).

Другой функционал

Как я уже говорил базовый функционал подойдет мало кому. Ведь в розничной торговле есть еще куча потребностей, которые должна закрывать точка продаж: накопительные скидки, бонусы, подарочные сертификаты и прочее. Все это уже есть и этот функционал можно купить в магазине приложений, а если того что вам нужно нет — его можно легко разработать.

Детально разбирать этот функционал я не буду — это тема для будущих статей)

Подытожим

Точка продаж достаточно затребуемый функционал со стороны бизнеса, который по сути предоставляет кассиру удобный рабочий интерфейс, при этом она очень тесно интегрирована с учетом и складом.