Теория ограничения систем, автором которой является израильский физик Элияху Голдратт, является популярной в мире методологией организации производственного процесса в компаниях. ТОС включает в себя основные принципы, инструменты общего характера и практические применения этих инструментов. Принципы объясняют взаимодействие систем и определяют характер управляющих действий. Инструменты — это методы и процедуры, позволяющие приложить принципы в конкретной ситуации, а применения — реальные случаи достаточно успешного использования инструментов.
Система и процесс
Поскольку теория ограничений построена на системном подходе нам необходимо прежде всего рассмотреть понятие системы. Любая организация (будь то компания ли семья) функционирует как система, а не как набор отдельных процессов.
Система — группа взаимосвязанных элементов, ограниченная некоторым условным баръером. Элементы действуют совместно, продвигаясь к общей для них цели. Обычно система имеет некоторый «вход», затем она на него воздействует определенным образом и выдает результат в качестве «выхода».
Обычно ценность «выхода» для внешнего мира больше, чем ценность «входа».
Для улучшения работы системы, следует оптимизировать систему в целом, а не отдельные процессы. Если мы стараемся оптимизировать какой-нибудь процесс, то мы занимаемся по сути субоптимизацией, то есть улучшением одной части системы (процесса) за счет других процессов или за счет системы в целом.
Локальный оптимум и оптимум системы
Система не может быть эффективной, если одна ее часть добивается успеха за счет другой. Организации умирают или выживают целиком, а не по частям. Однако менеджмент часто управляет организацией так, как будто максимальная производительность системы в целом представляла собой сумму всех локальных показателей производительности, то есть они устанавливают показатели эффективности для отдельных подразделений и если они их достигают, то они считают, что все хорошо. Но оптимум системы не равен сумме оптимумов подразделений. Почему?
Во-первых, компоненты системы обычно выполняют свои функции в некоторой последовательности, так что работа каждой части зависит от производительности предыдущей. Во-вторых, статистические отклонения происходят независимо в разных частях системы. В любом последовательном процессе все отклонения накапливаются и дают о себе знать на последнем шаге.
В параллельном процессе, таким как сборка из двух или более деталей, накопленное отклонение усиливается, поскольку старт следующего этапа определяется временем более поздней изготовленной детали. Зависимость от ресурсов также усиливает отклонение на последующих этапах процесса.
Э.Деминг давал такие замечания по поводу оптимизации систем: «Ничего страшного, если какие-то части системы работают не с максимальной эффективностью — на самом деле вполне может быть, что так и нужно для эффективной работы системы в целом».
Оптимум системы не равняется сумме локальных оптимумов.
Производственная цепь
Систему можно рассматривать как цепь или комплексы связанных друг с другом цепей. Прочность системы равняется прочности ее слабейшего звена, которое является системным ограничением. Укрепление какого угодно звена, кроме самого слабого, никак не укрепляют цепь в целом. Если же укрепить слабейшее звено, прочность системы сразу же возрастает, но лишь до предела прочности следующего слабейшего звена.
Давайте рассмотрим производственную цепь состоящую из 7 звеньев. Каждое звено является некоторым ресурсом. Работка каждого следующего звена зависит от работы предыдущего. Пропускная способность (мощность) звеньев различна. Первое и последнее звено располагают двойным объемом физических ресурсов по сравнению с другими звеньями.
Самым слабым звеном в этой цепи является третье. И работа всей системы зависит от мощности этого звена.
Ограничения никогда не исчезают по настоящему — они просто перемещаются в какое-то другое место внутри системы или за ее пределами.
Допущения управления ограничениями
Первое допущение заключается в том, что у каждой системы есть цель и известны необходимые условия ее достижения. Многие организации говорят, что ихней целью есть повышение рентабельности, но этого не достаточно. Чтобы организация приносила прибыль должен соблюдаться ряд обязательных условий. Различают три типа обязательных условий. Первый — моральный кодекс (например отказ экспортировать свои товары/услуги в определенную страну, а также импортировать). Условия второго типа определяют как сильно может рисковать компания в достижении своей цели. К третьему типу относятся условия, называемые критическими, — те, которые необходимы непосредственно для достижения цели. Скажем таким условием может быть удовлетворенность сотрудников (для такого условия должен быть определен минимальный порог).
Второе допущение — то, что любая система больше своих частей. Согласно теории ограничений, связи между элементами не менее, а может быть и более важны, чем сами элементы. Другими словами, основные проблемы системы возникают не внутри элементов, а между ними. Вся оптимизация систем сводится к этому допущению.
Последнее допущение: в каждый момент времени предел эффективности системы определяется лишь небольшим числом переменных (даже одной). Эти переменные и называются ограничениями. Обоснование данного допущения таково: нельзя эффективно управлять организацией, производительность которой ограничивается большим числом факторов (особенно в сложной среде с высоким уровнем неопределенности).
В большинстве организационных систем число переменных огромно, а управление немыслимо сложно, если не знать какие из этих переменных на данный момент определяют эффективность системы.
На рисунке выше изображен простой производственный процесс состоящий из 5 шагов. У каждого из ресурсов своя мощность, характеризующая скорость или объем выполняемой работы. С увеличением спроса второй ресурс (слева) первым окажется полностью загруженным. Если мы исправим эту проблему, то следующим слабым звеном станет четвертый ресурс (слева).
Направляющие шаги для управления системой
Как вы поняли не стоит бороться за локальную эффективность. Что же тогда делать? Для начала нужно определить границы системы, с которой нам нужно работать. И речь идет о концептуальных, а не о материальных границах. Обычно эти границы совпадают с организационными рамками. Потом нужно задать вопрос: какова цель системы? Как правило она будет связана с получением прибыли. Затем нужно выявить ключевые факторы успеха, то есть условия которые необходимо выполнить, чтобы достичь своей цели. Часто такими условиями является достижение конкурентного преимущества, удовлетворенность клиента и удовлетворенность сотрудников.
Затем надо сделать пять направляющих шагов, чтобы двигаться к выполнению этих условий. Эти шаги образуют циклическую последовательность наподобие знаменитого цикла PCDA Э. Деминга.
Найти
Найти ограничения системы. Что в настоящий момент задает ее максимальную производительность? Это внутренний (ресурс или правило) фактор или внешний (рынок, снабжение, поставщик). Если выявленное ограничение можно быстро устранить — сделайте это, если нет переходите ко второму шагу.
Использовать
На этом шаге следует решить, как использовать ограничение. «Использовать» означает извлечь из ограничивающего элемента максимум того, что он может дать без дополнительных инвестиций., то есть добиться максимального финансового результата изменив методы работы. Ответственность за этот шаг должны на себя взять функциональные менеджеры.
Подчинить
Решив, как вы используете ограничение, подчините этому решению всю остальную работу. Все части системы, не связанные с ограничениями формально переводятся на подчиненные роли, их задача — поддерживать ограничение. Этот шаг труден потому, что некоторым людям/подразделениям будет сложно смирится с тем, что они теперь будут на второстепенной роли. Подчинение позволяет сконцентрировать работу системы на том, что помогает ей максимизировать текущую производительность.
Расширить
После выполнения третьего шага вполне возможно что ограничение системы будет устранено. В таком случае надо вернуться к первому шагу и все повторить с новым узким местом. Если же нет, то надо оценить возможные способы расширения ограничения. «Расширение» означает увеличение мощности ресурса. Для внутреннего ресурса нужно увеличить время его продуктивного использования.
Вернуться к первому шагу, но помнить об инерции
После третьего или четвертого шага необходимо вернуться на первый шаг и определить новое ограничение системы либо убедиться , что исходное ограничение находится на прежнем месте. предупреждение об инерции означает, что нельзя останавливаться на достигнутом и необходимо мониторить насколько наше решение остается эффективным для системы.
