Пример реализации управленческого учета для предприятий сферы услуг в ERP ODOO

В этой статье я хочу описать пример реализации ведения управленческого учета в ERP ODOO, который подойдет практически для всех предприятий которые занимаются предоставлением услуг (напр. бухгалтерских, юридических, по разработке IT решений и пр.)

Сфера услуг — часть экономики, которая включает в себя все виды коммерческих и некоммерческих услуг; сводная обобщающая категория, включающая воспроизводство разнообразных видов услуг, оказываемых предприятиями, организациями, а также физическими лицами. Остальными частями экономики принято считать производство — промышленность и сельское хозяйство.

В процессе внедрений ERP ODOO я часто сталкиваюсь с такими компаниями и несмотря на то, что каждая из них имеет свою специфику — потребность у всех одна: настройка управленческого учета таким образом, чтобы он предоставлял информацию для принятия управленческих решений. Хотя если сказать честно порой кажется, что руководители таких компаний преследуют какую-то свою цель, которая покрыта мраком.

Как правило бухгалтерский учет в таких компаниях (то есть тот который предназначен в основном для формирования и сдачи отчетности в контролирующие органы) ведется в 1С, а управленческий же учет ведется где-то на коленке, в ексельке или в тетрадке.

Как только начинается внедрение и наступает фаза сбора требований у таких компаний (и не только у них) начинается полет фантазии по поводу того как же у них будет устроен управленческий учет. Например звучит требование «Хочу чтобы все затраты распределялись на себестоимость проектов». Требование конечно хорошее, но как его реализовать? Ответа на этот вопрос с их стороны нет, а со своей стороны я понимаю, что требование бредовое и нереализуемое в виду сложности выбора базы для распределения затрат.

Еще хуже, когда человек который отвечает за ведение учета и финансы, начинает хотеть то, что в принципе сделает ведение учета бесмысленным. Самым распространенным пожеланием является учет доходов и расходов кассовым методом, который якобы должен облегчит работу бухгалтера в системе. И его активно поддерживают собственники и руководители компаний. Я уже не раз писал про эту «болезнь» непонимания с их стороны что такое прибыль и как ее правильно считать.

Вводные данные

Давайте предположим, что компания, для которой мы будем внедрять нашу систему занимается предоставлением услуг. Не важно каких. Для большей визуализации представим, что это услуги по созданию сайтов (IT компания). Так как мы продаем услуги, то основная часть наших затрат — это заработная плата сотрудников, которые принимают участие в предоставлении таких услуг. Кроме того стоит не забывать, что есть еще такая категория сотрудников как административный персонал.

Какова будет структура наших затрат (очень обобщенно)?

• Заработная плата сотрудников;
• Затраты на маркетинг;
• Аренда офиса и сопутствующие затраты;
• Прочие затраты

Наша компания заниматеся предоставлением разных услуг: разработкой сайтов, технической поддержкой, разработкой дизайнов и т.д.

Как только к нам заходит запрос от потенциального клиента он проходит по воронке продаж и если клиент доходит до фазы выставления ему коммерческого предложения наша компания запускает проект по предоставление услуги. Этот проект выполняется некоторое время, по нему ставяться задачи исполнителям. После окончания проекта с клиентом подписывается акт, о том что услуга предоставлена. Клиент с нами полностью расчитывается. Сделка закрыта.

Все достаточно просто. Понятно что предоставление разных услуг имеет свою специфику и учет таких услуг может иметь свою особенности, но процесс более-менее у всех одинаковый.

Нашими основными целями будут:

• Ведение учета доходов и расходов по методу начисления и формирование P&L с достаточной степенью детализации, который нам даст возможность анализировать финансовое состояние компании;
• Удовлетворить запросы руководства по учету и бюджетированию движения денежных средств;
• Отслеживание рентабельности проектов.

Предварительные настройки в ODOO

Перед стартом работы в системе нам необходимо:

• Иметь план счетов бухгалтерского учета с достаточной степенью детализации доходов и затрат (за основу я возьму украинский план счетов). Например счета доходов у нас могут иметь следующую детализацию: 7031 » Доход от предоставления услуг по разработке сайтов», 7032 «Доход от услуг по технической поддержки сайтов». Аналогично и со счетами затрат: 921 «Затраты на аренду офиса», 922 «Затраты на содержание офиса» и т.д;
• Иметь необходимые нам журналы для фиксации хозяйственных операций: на каждый расчетный счет или кассу необходимо завести отдельный журнал, для фиксации продаж и закупок можно завести по одному журналу, отдельный журнал для фиксации курсовых разниц (если у нас будут проводится операции в разных валютах) и один журнал для  прочих операций;
• Иметь настроенный справочник налогов;
• Иметь настроенные категории продуктов, в которых мы будет определять счета учетов доходов и расходов таких продуктов при их реализации или закупках;
• Иметь созданные аналитические счета, которые мы будем использовать для планирования движения денежных средств и накопления на них фактической информации. Кроме того в целях ведения учета у нас будет несколько «деревьев» аналитических счетов: по проектам и аналитические счета для учета расходов по кассовому методу.

Отображение в системе хозяйственных операций

Для отображения в учете хозяйственных операций мы будем использовать план счетов бухгалтерского учета (для отображения в P&L) и аналитические счета (для учета движения денежных средств).

Оценка затрат рабочего времени

Итак к нам поступил запрос от клиента на разработку сайта. Он зафиксировался в нашей CRM и двигается по нашей воронке продаж. Запросом может поступать много, но до стадии выставления коммерческого предложения доживают не все. Но на обработку всех этих запросов тратится время сотрудников. Для того чтобы зафиксировать сколько времени тратиться на обработку запроса мы в нашем запросе указываем проект «Обработка запросов клиентов» и именно по этому запросу в этом проекте поставим задачу.

Зная приблизительную стоимость часа сотрудника мы можем сказать во сколько нам приблизительно обходиться обработка поступающих запросов. Например ЗП сотрудника — 20000 грн.  Среднее количество часов в месяц — допустим 160. Делим 20000 на 160 получаем стоимость часа сотрудника — 125 грн в час. И эту сумму вписываем в карточку сотрудника. Теперь каждый раз когда сотрудник будет отчитываться по задаче на аналитическом счете проекта по которому создана задача будет отражаться стоимость времени данного сотрудника. В нашем случае после того как сотрудник внес в табель что он потратил на обработку запроса и подготовку КП 8 часов на затраты проекта «Обработка запросов клиенту» отобразилось 1000 грн затрат.

Эта сумма пока никак не отразилась в бухгалтерском учете, но в аналитическом учете мы таким образом можем накапливать информацию о том во сколько обходится компании та или иная задача ну и сответственно потом анализировать куда расходуется время сотрудников и делается ли это эффективно.

После того как клиенту был выставлен счет на оплату и компания убедилась в том, что у нее начнуться работы по новому проекту, она создает его в системе. Теперь мы все доходы и расходы связанные с проектом будем отображать на аналитическом счете связанным с этим проектом.

В созданном заказе продаж указываем, что эта продажа связана с нашим проектом.

Бюджетирование

Учетной политикой нашей компании было принято решение проводить по проектам бюджетирование движения денежных средств. Менеджер проекта планирует получить 50% в июне, а остальные 50% в следующем месяце после закрытия проекта

Выставление счета на оплату

После того как мы из CRM мы создали заказ продаж — мы должны выставить клиенту счет на оплату. И у нас есть два пути: просто выслать клиенту печатную форму счета и когда клиент оплатит данный счет, на нем просто будет висеть предоплата (то есть в учете будет сделана проводка: Дт Банк Кт Дебиторская задолженность) либо мы можем выставить по этому заказу инвойс на предоплату. Тут надо учесть, что инвойс при проведении делает проводку и я могу предложить следующий вариант отображения этой операции в учете.

1. Создаем в системе карточку продукта «Предоплата»
2. Настраиваем ее категорию таким образом, чтобы в инвойс у нас подставлялся счет «Доходы будущих периодов»
3. Формируем счет на предоплату
4. При подтверждении такого инвойса в учете сделается проводка: Дт Дебиторская задолженность Кт Доходы будущих периодов.

И по сути сальдо на счете Доходы будущих периодов будем нам говорить о том на какую суммы мы выставили клиентам счетов на предоплату. Плюс у нас появляется возможность контролировать оплаты счетов нашими покупателями (так как у нас в учете появится дебиторская задолженность с определенной датой погашения)

Фиксирование оплаты счета

После того как клиент нам оплатил наш счет мы в банковской выписке указываем дополнительно, что это пришли деньги по проекту «Разработка сайта Example.com» — указывая аналитический счет проекта при сверке выписки. Как результат на аналитическом счете нашего проекта отразится 50 000,00 грн дохода, а в бюджете отразится что план по платежам выполнен

Дебиторская задолженность у нас закрылась, но в тоже время сальдо на счете «Доходы будущих периодов» будет говорить о том, что есть незакрытые актами предоплаты.

Бюджеты движения денежных средств по статьям расходов

Поступления по проектам будут формировать нашу доходную часть по платежам. А что с расходами? На них мы тоже делаем отдельные бюджеты

Когда мы будет проводить банковскую выписку мы будем указывать соответствующий аналитический счет при проведении и таким образом в бюджет будет поступать информация о фактически проведенной операции.

Руководитель же на своем дашборде будет видеть общую картину по всем бюджетам. Например вот так:

Как мы видим с поступлениями денежных средств у нас в июле не очень.

Отображение заработной платы сотрудников на расходах проекта

Учетной политикой нашей компании предусмотрено отнесение заработной платы разработчиков на затраты проектов пропорционально отработанному времени. То есть если у разработчика заработная плата 40000,00 грн, в месяце 160 часов — то стоимость одного часа разработчика — 250,00 грн. Если разработчик зафиксировал в задачах по проекту 40 часов в этом месяце, то на затраты проекта у нас должно лечь 10000,00 грн.

Давайте представим, что у нас на проекте в июне месяце было задействовано 3 разработчика. Для простоты расчета пусть каждый потратил по 40 часов рабочего времени и у всех у них одинаковая зарплата 40000,00 грн. Следовательно на затраты проекта ляжет 30000,00 грн.

Отразить эту сумму на затратах проекта можно и в момент начисления и в момент выплаты. Мы сделаем выплату этой суммы в июле. А в расходах проекта отразим эту сумму в момент начисления. Главное, что в бухгалтерском учете эти затраты отразяться в момент начисления ЗП.

Отражение получения дохода в учете

Хотя мы и отразили предоплату заказчика в доходах нашего проекта, в бухгалтерском учете у нас есть пока только расходы.

После того как мы сделали все работы по проекту мы с заказчиком подписываем акт прием-передачи услуг и в учете 15 июля появляется доход в размере 100 000,00 грн. В доходах проекта эта сумма отразиться когда от клиента зайдут деньги. Данную задолженность клиент должен погасит до 21 июля

Итак, что у нас есть на данный момент в бухгалтерском учете за период июнь-июль:

А на аналитическом счете проекта ситуция несколько иная:

Мы получили 50000,00 от клиента предоплаты и понесли 30000,00 затрат на оплату труда разработчиков.

После того как клиент оплатить остаток ситуация в аналитическом учете прийдет в соответствие с бухгалтерским.

В бухгалтерском учете мы отражали доходы и расходы по методу начисления, что дает нам возможность делать анализ финансового состояния компании и составлять корректный Баланс и Отчет о финансовом результате.

В аналитическом же учете мы использовали смешанный метод признания доходов (кассовый) и расходов (начисления). Бюджеты же мы составляли по движению денежных средств.

Отражение в учете прочих расходов

Давайте отразим в учете расходы по аренде и коммунальным услугам. В бухгалтерском учете они будут отражены в июне, а в аналитическом в июле (кассовым методом).

В бухучете ситуация такая:

В аналитическом же учете у нас ситуация следующая. Мы должны четко разделять аналитические счета проектов и те счета которые мы используем для планирования ДДС.  Если мы выделим счета на которых движения отражались кассовым методом то мы получим отдаленный аналог отчета о движении денежных средств. Для получения адекватного отчета при разнесении платежей обязательно нужно указывать аналитические счета. И в таком случае нужно применять какой-то один метод отражения доходов и расходов на этих аналитических счетах.

Подытожим

В этой статье я постарался объяснить логику, которой можно руководствоваться при ведении управленческого учета в ERP ODOO предприятиями сферы услуг. При таком варианте ведения учета мы получаем корректный Баланс и Отчет о финансовом результате, так как мы руководствуемся методом начисления, в аналитическом же учете в целях бюджетирования движения денежных средств мы в основном опирались на кассовый метод. Особенно это актуально для тех счетов которые мы используем для составления бюджетов. Если мы делаем БДДС, то аналитические счета используемые в таких бюджетах нельзя использовать в других местах, а только при разнесении платежей. Иначе бюджеты у вас будут показывать некорректную информацию.

К сожалению полностью рассказать про ведение учета от «А» до «Я» в рамках одной статьи не представляется возможным. Но надеюсь я дал общее понимание как можно организовать учет в компании которая занимается предоставлением услуг, чтобы он максимально удовлетворял интересы пользователей информации управленческого учета. У предприятий торговли и производственных компаний схема ведения учета несколько видоизмениться так как там появяться товарно-материальные ценности и там могут быть несколько иные потребности.