Позаказное калькулирование в сфере услуг и пример его реализации в ERP ODOO

Позаказная система калькулирования затрат

Одной из важнейших вопросов которым занимается управленческий учет является определение себестоимости продукции. В свою очередь это связано с вопросом учета затрат, который я уже не раз поднимал на страницах этого блога. И для начала немного теории.

Калькулирование — процесс определения себестоимости продукции, работ или услуг.

Существует два основных типа систем, которые компании могут применять для определения себестоимости: позаказное и попроцессное калуькулирование. Сейчас мы поговорим о позаказном калькулировании и более детально разберем вопрос позаказного калькулирования услуг.

Позаказный метод учета затрат — метод используемый при изготовлении уникального или производимого по специальному заказу изделия.

При этом методе затраты на производственные материалы, оплату труда производственных рабочих и производственные накладные затраты относят на каждый индивидуальный заказ или же на произведенную партию продукции.

Позаказное калькулирование используют у себя такие отрасли как: судостроение, самолетостроение и тяжелое машиностроение, швейное производство, легкая промышленность, строительство, любое производство , работающее по специальным заказам (проектам).

В позаказной системе калькулирования есть три основных элемента затрат: прямые материалы, прямой труд и накладные производственные затрат.

Себестоимость единицы для каждого заказа определяется делением общей суммы затрат каждого заказа на количество произведенной продукции в данном заказе.

Чтобы система позаказного калькулирования функционировала правильно, необходимо определить каждый заказ и выделить затраты, которые к нему относятся. Каждый заказ получает свой номер и в процессе фиксирования затрат в качестве дополнительной аналитике указывают номер заказа.

Организация показаказной системы калькулирования может отличаться у каждой организации, но так или иначе некоторые учетные процедуры будут общими:

• планирование производства в целом и в разрезе потоков затрат;
• составление карточки регистрации затрат по заказу;
• формирование производственного графика;
• сбор и распределение затрат;
• подготовка отчета о себестоимости заказа;
• ведение калькуляционных счетов, журналов, книг и других учетных регистров.

В сфере услуг достаточно часто применяется позаказное калькулирование. Как правило превалируещими затратами являются оплата труда и накладные затраты. Примерами таких компаний являются медицинские учреждения, юридические компании, консалтинговые компании, киностудии ну и конечно же IT компании.

Эти компании хотят знать, какие затраты они несут для выполнения определенных услуг заказчику и какую цену нужно назвать клиенту, чтобы получить прибыль.

Организация позаказного учета затрат в ERP ODOO

Для организации показного учета затрат в ERP ODOO мы будем использовать аналитические счета. Идея простая — под каждый заказ (проект) мы создаем аналитический счет, который затем будем использовать в момент отображения в учете затрат.

Если брать базовую версию ODOO, то в некоторых моментах будет возникать необходимость делать ряд ручных операций, это неизбежно так как у разных компаний могут быть своя специфика в отражении затрат, но этот вопрос быстро автоматизируется, лишь было бы понимание, что необходимо.

Итак, давайте рассмотрим основные инструменты которые мы будем использовать в ODOO для позаказного учета затрат.

Первым из них будет аналитический счет. Аналитический счет это по сути карточка, куда мы записываем информацию о доходах или расходах связанных с данным заказом. Это могут быть как доходы так и затраты. Таким образом мы можем понимать прибыль по каждому конкретному заказу.

Вторым инструментом у нас будет проект. Особенно актуальны проекты для сервисных организаций, у которых большая часть затрат связана с заработной платой и есть необходимость фиксировать сколько времени тратят сотрудника на тот или иной проект.

Третим инструментом будут документы, которыми мы можем зафиксировать в системе затраты, основными из них будут: инвойсы поставщиков, банковская выписка, расходы сотрудников либо документы списания запасов со склада, если компания производственная, то возможно будут задействован производственные заказы.

Четвертым инструментом будет табель учета рабочего времени. Здесь мы будем фиксировать сотрудника, проект (аналитический счет), описание работы и время потраченное на выполнение той или иной задачи.

Теперь давайте задействуем все эти инструменты в небольшом примере

Позаказное определение стоимости услуг в ERP ODOO

И давайте рассмотрим организацию позказного учета затрат на таком примере:

Компания занимается организацией и проведением мероприятий. Каждое мероприятие это по сути проект, который возникает у компании. Компания хочет отслеживать рентабельность каждого проекта (заказа) отдельно.

Компании поступил заказ на проведение конференции от клиента. Сумма заказа — 120 000 грн с НДС. При этом для проведения данной конференции были понесены такие затраты: аренда помещения — 30000,00 грн, кейтеринг — 10000, заработная плата сотрудников — 20000,00 грн. Для отображения этой информации в системе сотрудники сделали следующее (на примере ODOO13 бесплатной версии)

1. Завели в системе карточку продукции «Проведение конференции» и указала в ней тип продукта «Услуга»

2. В карточке этого продукта указали, что при подтверждении заказа под эту услуги должен создаться проект (тут может быть много вариантов развития событий, мы пока остановимся на таком)

3. Оформили заказ продаж

4. После подтверждения заказа продаж в системе создался проект и аналитический счет

5. Теперь этот аналитический счет автоматически попадет в инвойс покупателя, которым мы зафиксируем доходы по этому заказу.

6. Документом, которым фиксировались затраты по этому заказу был инвойс поставщика.

7. После отображения всех затрат на аналитическом счете заказа отобразяться все доходы/расходы которые с ним связаны

Сейчас мы расмотрели самой простой вариант учета затрат и разнесения доходов и затрат на конкретный заказ.

Если усложнят ситуацию, то в сфере услуг как правило преобладающими затратами будут затрат на оплаты труда и очень часто возникает необходимость распределять заработную плату на заказы/проекты. В таком случае нам надо определиться с базой распределения таких затрат, как правило базой такого распределения будут часы потраченные на тот или иной проект. Такое распределение можно реализовать через модуль заработной платы, в который будут затягиваться табеля учета рабочего времени и затем сумма начисленной зароботной платы будет распределяться пропорционально например рабочим часам на проекты/аналитические часы.

В Odoo также есть возможность вести учет сразу по нескольким аналитическим деревьям, то есть группам аналитических счетов. Например у нас могут быть аналитические счета проектов, и в тоже время аналитические счета расходов или подразделений.

В момент отображения расходов мы будет указывать столько аналитических счетов, сколько нам нужно.

Например мы можем отобразить в учете заработную плату сотрудника на аналитическом счете проекта, где он работал, а также указывать статью затрат и аналитический счет подразделения, где он работает. Таким образом мы получаем одну и ту же сумму затрат в трех аналиических срезах: проекты, статьи затрат, подразделения. Это сначала может сбивать с толку, но переживать не стоит, ведь теперь мы можем например построить отчет о финансовом результате в трех вариантах с разной аналитикой.

Сам элемент журнала будет выглядеть так:

Выводы

В ODOO аналитический учет реализован отменно и дает возможность вести учет затрат в стольких разрезах, сколько необходимо, что дает нам возможность анализировать затраты и принимать верные управленческие решения.

Я пока только рассмотрел вопрос позаказного учета затрат, что наверное является самым простым вариантом и даже в самой базовой Odoo для этого есть все инструменты. При этом мы можем вести позаказный учет затрат без ущерба их детализации в статьям расходов или другим аналитическим срезам.