У каждого руководителя есть четыре основные функции управления: постановка задач, делегирование полномочий, контроль исполнения, принятие управленческих решений. Умение грамотно ставить задачи подчиненным и добиваться их исполнения – два наиболее важных умения в этом менеджерском цикле, обладание этими навыками делает руководителя эффективным. Но в процессе исполнения и после выполнения задачи необходимо убедиться, что управленческое решение было верным и задача исполнена так, как было запланировано.
В этой статье я хочу дать обзор инструментов, которые есть в ERP ODOO, для постановки задач сотрудникам и контроля за их исполнением. В частности речь будет идти об активностях (которые можно подключить к любому объекту системе) и задачах, которые доступны в проектах.
Проекты и задачи
Я уже затрагивал проекты и задачи по ним в своем блоге, но давайте посмотрим на этот функционал с практической точки зрения и как его можно использовать. Сразу хотелось бы отметить, что будет дан обзор более расширенного функционала, для того чтобы дать представление о всех возможностях системы.
Для того чтобы поставить задачу (Task) нам в системе обязательно иметь хотя бы один проект в рамках которого мы будем это делать. При этом если не мыслить слишком узко и проявить достаточно фантазии, то через функционал проектов можно организовать работу компании. Ведь проектом в системе можно назвать какое-то направление, подразделение, мероприятие или новую идею (разработка продукта) и в рамках этого проекта ставить задачи. Также проекты могут создаваться под какой-то конкретный заказ продаж, по которому необходимо организовать работу сотрудников и постановку им задач.
Так или иначе у нас в системе появится проект с определенным названием, из которого мы можем перейти в задачи по нему:
Сами задачи про проекту имеют свой жизненный цикл, который необходимо задать при создании проекта.
Такой подход может привести к тому, что у вас для каждого созданного проекта будут свои этапы задач и возможно с разными названиями. Стандартизировать этот вопрос вам поможет бесплатный модуль project_task_default_stage, который позволит вам задать стадии задач по умолчанию при создании новых проектов.
Кроме того каждая задача может иметь дополнительные статусы: готова к следующему этапу, блокирована, или выполняется.
То есть если у исполнителя задачи возник какой-то блокер при ее выполнении он ставит статус “Блокировано”, если он ее выполнил и она готова к перемещению на следующий этап, то ставится статус “Готова к следующему этапу”.
Сам процесс постановки задачи и работы с ней будет выглядет следующим образом:
В необходимом проекте создается задача, назначается на конкретного исполнителя и указывается срок до которого она должна быть выполнена:
Если задача большая, то ее можно разбить на подзадачи и эти подзадачи назначить на конкретных исполнителей.
Исполнитель берет данную задачу в работу и передвигает на соответствующий этап, если у него в процессе ее выполнения возникают вопросы или препятствия он переводит ее в статус “Блокировано” и это есть сигнал тому, кто поставил задачу о том, что что-то пошло не так. После выполнения задачи исполнитель переводит ее в соответствующий статус.
Если есть необходимость фиксировать время потраченное на выполнение задачи исполнитель может зафиксировать потраченное время во вкладке “Табеля”
Там же он может указать сколько ему понадобится времени на выполнении задачи и система потом будет показывать процент выполнения и сколько еще осталось времени на ее выполнение.
Достаточно ли такого функционала для управления задачами сотрудников и контроля за их выполнением? Скорее да, чем нет. Но как показывает практика моего участия во внедрениях будущие пользователи системы любят все усложнять и пытаются запихнуть максимум функционала про который они имеют смутное представление и не имеют необходимой теоретической подготовки для его использования.
Вот пример прокачанной по функционалу задачи (для увеличения картинки нажмите на ней правой кнопкой мышки и выберите “Открыть картинку в новой вкладке”):
Пользоваться таким функционалом достаточно сложно, если вообще возможно). Поэтому если вы у себя в компании решили внедрять проектный подход и постановку задач – на первом этапе не усложняйте себе жизнь и начинайте пользоваться тем функционалом, которым вам понятно как пользоваться. Потом можете его постепенно усложнять, благо Odoo это позволяет делать.
Задачи можно интегрировать практически с любым объектом системы, где есть такая необходимость. При этом задачи (а если нужно и проекты) могут создаваться по шаблонам.
Например у одного из клиентов при внедрении было требование при переводе лида в сделку (lead to opportunity) создавать задачу по шаблону на создание аналитической справки, которую следовало обязательно закрыть перед созданием коммерческого предложения и такая задача была привязана к конкретной сделке.
Активности
Применение функционала активностей в системе поражает и это наверное один из главных инструментов для планирования своего и чужого рабочего времени.
В повседневной работе мы обычно сталкиваемся с множеством задач с разными приоритетами: кому-то позвонить, кому-то написать, что-то не забыть сделать или с кем-то встретиться.
Все это требует высокой степени организаторских способностей и самодисциплины. Ничего нет хуже, чем рабочее место полное рукописных заметок и наклеек или бесконечная табличка в Екселе, которую сложно контролировать.
В Odoo это все вам поможет заменить активности, с помощью которых мы можем назначить различного рода задачи и отслеживать их выполнение.
Активности содержаться практически в любом объекте системы, а если их там нет их достаточно просто туда подключить (попросив помощи у разработчика).
Все активности назначенные на вас как пользователя системы вы можете увидев нажав соответствующую иконку в хедере системы,
после чего вы увидите какие активности на вас назначены, из каких объектов системы они были сделано и когда они должны быть сделаны. Если активность просрочена и не была сделана, она будет находится в статусе “Позже”
Само окно создания активности выглядит так:
Типы активностей вы можете редактировать и задавать для них настройки по умолчанию. Справочник типов активностей как правило находится в настройках CRM.
При этом тип активности “Встреча” интегрирована с календарем сотрудника в системе, после создания такой активности – она появится в календаре, который в свою очередь может синхронизироваться с Гугл календарем.
Сама форма настройки активности выглядит так:
Значение указанное в поле Action to preform влияет на поведение активности. Если указано “Встреча”, то активности относящиеся к этому типу будут создавать события в каледаре, если – “Upload Document”, то вы должны будете к активности прикрепить документ, если “Ничего”, то просто создатся активность.
Вы можете определенные типы активностей прикрепить к определенному объекту в системе ззаполнив поле “Модель”, а также задать какие активности должны создаваться следующими.
Итак, как же создать активность?
Для этого нам надо зайти в объект/документ/элемент справочника и в чатере документа нажать “Планирование”
После чего у нас появится окно, в котором мы можем выбрать тип активности, срок ее выполнения, назначить ее на себя или на другого сотрудника и детализировать, что именно нужно сделать.
После ее создания в чаттере появиться сообщение:
Если активность не выполнена в срок, то будет указываться насколько дней она просрочена, если срок выполнения еще не наступил будет показываться сколько дней осталось. После того как она сделана пользователь может отметить, что она выполнена, отчитаться по ней и в случае необходимости создать новую активность.
Начиная с 13-ой версии в системе появился отдельный вид представления информации “Активности”, переключась на который можно увидеть какого типа активности назначены, на когда они назначены и их статус “Просроченные” или “Не просроченные”
И прямо здесь мы можем работать с активностями: отметить ее сделанной либо запланировать новую.
Планировать активности мы также можем находясь в режиме представления “Канбан” в некоторых объектах
Существующий функционал активностей можно расширить путем установки дополнительных модулей (как платных, так и бесплатных).
