Давайте знакомиться

Контакты

По всем вопросам пишите на электронную почту: antonpiskun@gmail.com

Метки

Отдел закупок как центр прибыли компании

03/09/2020 admin 26 min read No Comments

Отдел закупок как центр прибыли компании

03/09/2020 Anton Piskun 26 min read No Comments
Print Friendly, PDF & Email

Роль отдела закупок

Отдел закупок воспринимается многими менеджерами как обычный центр затрат, который никак не влияет на финансовый результат компании. Но так ли это? Давайте дадим определение процессу закупок.

Закупка – это получение товаров (услуг) нужного качества в нужном количестве из нужного источника по нужной цене, доставляемых в нужное место в нужные сроки.

Как мы видим из определения несмотря на свою кажующуся простоту процесс закупко не такой простой и содержит в себе целый ряд условий которые соблюсти  непросто. Если будет нарушено хотя бы одно из них то работа отдела закупок будет признана неудовлетворительной (и не важно кто в этом виноват).

Сам процесс закупок не живет сам по себе, а он очень тесно связан с логистикой (доставка товаров), финансами (взаиморасчеты с поставщиками), производством и продажами (которые собственно говоря определяют, что нужно закупать и являются обратной стороной медали).

Если смотреть с финансовой точки зрения то отдел закупок может сильно влиять на маржинальность бизнеса. Ведь:

  • Правильная закупочная цена позволит увеличить маржинальную прибыль;
  • Правильно подобранный товар позволит увеличить обороты;
  • Правильно закупленное количество позволит удовлетворить запросы клиентов, но в то же время не будет “засорять” склад.

Из чего состоит работа отдела закупок? Вроде бы из ничего сложного: анализе остатков, формировании заказов, сверке счетов, оформлении накладных и т.д. Но все не так просто как кажется.

Основная функция отдела закупок – обеспечить магазин товарами, то есть сформировать ассортимент и его максимально оптимизировать. Не будет товаров – не будет чего продавать, нет продаж – нет денег, нет денег – нет компании.

Функции отдела закупок в компании:

  • приобретение нужного товара по минимальной цене;
  • поддержание высокой оборачиваемости запасов;
  • обеспечение доставки товаров вовремя;
  • обеспечение качественного товара и гарантий по товару от поставщиков;
  • взаимодействие с надежными поставщиками;
  • сотрудничество и взаимодействие с другими подразделениями компании;
  • снижение доли расходов на транспортировку и заказ товаров;
  • поддержка информационной базы по товару;
  • внесение данных в корпоративную информационную систему (1С, ODOO, …)

Работа отдела закупок оказывает влияние на всю деятельность компании: на продажи, на эффективное использование оборотных средств, на удовлетворенность потребителей ценами и ассортиментом, на наполненность складов и эффективноть логистической цепочки, на затраты рабочего времени сотрудников многих отделов.

Менеджеры по закупкам распоряжаются большей частью выручки компании и непосредственно влияют на прибыль компании, но в то же время очень часто эти люди мало заботятся о прибыли компании и могут действовать во вред компании (закупая у нужных поставщиков, которые платят им “откаты”).

Закупки могут выступать источником рентабельности, особенно если:

  • доля затрат в структуре затрат компании составляет больше 30%;
  • есть колебания закупочных и продажных цен;
  • закупщик влияет на то какой товар будет куплен;
  • работа идет на рынке с высокой конкуренцией.

Как правило есть два способа увеличить прибыль: стимулирование оборота (продавать больше) или снижать затраты на закупку товаров (уменьшать себестоимость товаров). Но увеличение оборота не всегда означает такое же увеличение прибыли. Для того чтобы его увеличить компания должна понести допзатраты в виде маркетинговых активностей. А вот снижение закупочных цен может серъезно повлиять на прибыль. Тоже самое можно сказать и про оптимизацию логистических процессов.

Обычно отдел закупок эволюционирует вместе с компание и проходит несколько стадий

О том насколько эффективен этот отдел нам могут сказать ряд показателей:

  • сокращение издержек на закупки в структуре общих логистических издержек;
  • уровень брака закупаемой продукции;
  • доля закупок, совершенных вовремя;
  • число ситуаций, когда нужных ресурсов не оказалось на складе, что повлекло сбои в графике производства или выполнения заказа клиента;
  • количество и причины изменений, внесенных в заказы по вине службы закупок;
  • число полученных и выполненных заявок;
  • доля транспортных издержек в структуре общих затрат на закупки и т. п.

Роль менеджера по закупкам

В торговой или производственной компании  отдел закупок есть всегда и не важно признает это компания или нет. Компания может работать по традиционной системе или системе категорийного менеджмента. Дальше речь будет идти в основном про систему категорийного менеджмента.

Категорийный менеджмент — это концепция управления торговым пространством и ассортиментом, согласно которой ассортимент делится на группы схожих продуктов. Подобные группы получили название товарных категорий (примеры продуктовых категорий: шоколадные батончики, газированные напитки).

Термин был введен начале 1990-х гг. компанией Procter & Gamble. Это системный подход управления продуктовыми категориями как отдельными бизнес-единицами. Категорийный менеджмент стал использоваться в ритейле с начала 1990-х годов. Одна из причин: анализировать товарные категории проще, чем отдельные товарные позиции. Основателем категорийного менеджмента считается Брайан Ф. Харрис

В таком случае выделяют две основные роли: категорийного менеджера и закупщика.

Если говорить про ту работу которую должен выполнять категорийный менеджер, то она заключается в том что:

  • формирование ассортимента;
  • осуществление ассортиментной политики;
  • управление закупками и поставщиками;
  • контроль за логистическими операциями;
  • контроль за продажами;
  • организация и проведение маркентинговых мероприятий по продвижению своего товара;
  • организация и контроль за выкладкой товара в магазине.

Закупщик же находится в подчинении у категорийного менеджера и отвечает непосредственно за процесс закупок. Положение должности менеджера по закупкам можно представить в виде схемы:

 

Если компания использует традиционную систему управления ассортиментом, то менеджер по закупкам по своим обязанностям по сути будет являться категорийным менеджером.

Обязанности менеджера по закупкам

Давайте теперь поговорим о том какие обязанности у менеджера по закупкам и категорийного менеджера.

Хороший закупщик – это быстрый закупщик. Основная зона отвественности – это принятие решений о количестве, качестве, сроках, месте и способах поставки товара. Текущая работа обычно требует принятия быстрых решений (например поставщик при загрузке машины звонит и спрашивает, какой груз положить на оставшееся свободное место в машине). Если говорить про профессиональные навыки, то ими будут:

  • образование в области логистики (желательно);
  • знание основа логистики, товародвижения и принципов складирования;
  • опыт работы в этой сфере;
  • знание процессов закупки и ВЭД;
  • умение обращаться с компьютером;
  • умение планировать;
  • владение иностранным языком (желательно) – особенно если есть ВЭД;
  • умение вести переговоры и договариваться;
  • знание основ этикета и делового протокола.

Если говорить об обязанностях, то они будут такими:

Система / Деятельность Менеджер по закупкам в системе категорийного менеджмента Категорийный менеджер в системе категорийного менеджмента (он же менеджер по закупкам в компании с традиционной системой управления ассортиментом)
Главная задача в структуре Разгрузить категорийного менеджера, взяв на себя часть его работы по текущей организации поставок.

Закупки здесь – механизм, обеспечивающий бесперебойную поставку товаров

Формирование ассортиментной матрицы и организация поставки товара на склады компании.

Закупки здесь – главный источник информации о товаре и механизм формирования ассортимента

Основные функции Заказ товаров у поставщиков по утвержденному ассортименту. Переговоры с поставщиками, не касающиеся условий сотрудничества (только для решения текущих ситуаций).

Выбор способа транспортировки, расчет логистических коэффициентов

Поиск и выбор поставщиков, составление ассортиментной матрицы. Переговоры с поставщиками, касающийся условий сотрудничества и текущих ситуаций. Заказ товаров у поставщика.

Выбор способа транспортировки, расчет логистических коэффициентов

Полномочия Самостоятельно принимаются решения относительно количества поставляемого товара.

В некоторых случаях могут самостоятельно приниматься решения о вводе и выводе товарных позиций.

Внесение информационных данных в систему (если в компании нет оперативного отдела) или контроль за правильностью внесения данных (если есть отдел оперативного учета).

Самостоятельные решения по определению кондиции товара

Принимаются решения относительно количества, ассортимента и цен поставляемого товара. Ввод и вывод новых товаров (групп и категорий – по согласованию руководством, товарные позиции – самостоятельно).

Расчет себестоимости товара.
Внесение информационных данных в систему (если в компании нет специального отдела) или контроль за правильностью внесения данных (если есть отдел оперативного учета).
Самостоятельные решения по определению кондиции товара и по способам его распродажи/утилизации/переоценке

Взаимодействия Транспортный отдел (если есть в компании, то и таможенный отдел) – по вопросам поставки товара и его перемещения на склады компании.

Склады и РЦ – по вопросам хранения и внутреннего перемещения товара (отбраковки, списания и т.п.).
Отдел оперативного учета – по вопросам перемещения товара в информационной системе, занесение данных о товаре в систему.

Бухгалтерия и финансовая служба – по вопросам оплаты поставок.

Отдел розничных продаж (и/или оптовых, если компания имеет разные каналы сбыта) – по новым товарам, решение проблем с текущим браком или некондиционным товаром, единичные заказы от продающих отделов.

Транспортный отдел (если есть в компании, то таможенный отдел) – по вопросам поставки товара и его перемещения на склады компании.

Склады и РЦ – по вопросам хранения и внутреннего перемещения товара (отбраковки, списания и т.п.).

Отдел оперативного учета – по вопросам перемещения товара в информационной системе, занесения данных о товаре в систему.

Бухгалтерия и финансовая служба – по вопросам оплаты поставок.

Отдел розничных продаж (и/или оптовых, если компания имеет разные каналы сбыта) – информация о вводе новых товаров, промоакциях и пр., решение проблем с текущим браком или некондиционным товаром, единичные заказы от продающих отделов.

Информация о представлении и способах продажи товара в магазинах, наличии необходимых площадей и оборудования, расстановке товара.

Маркетинг – по вопросам согласования акций (оплата от поставщиков, количество товара для акции и т.п.).

Информация по себестоимости (для решения вопросов ценообразования).

IT – по вопросам формирования/изменения и настройке программного обеспечения.

Юридический отдел (или бухгалтерия, если эта функция возложена на нее) – консультации при подготовке договоров с поставщиками.

Уровень подчинения Подчиняется категорийному менеджеру. Своих подчиненных, как правило, нет.

В редких случаях может иметь помощников по внесению оперативных данных в систему.

Подчиняется коммерческому директору или начальнику отдела закупок. В малых компаниях подчинен непосредственно директору компании.

Может иметь помощников (по внесению оперативных данных в систему и/или организующих транспортировку товара).

Возможно выделение в компании отдела оперативного учета, который может быть подчинен отделу закупок.

 

Мотивация менеджера по закупкам

Как мотивировать менеджера по закупкам будет зависить от его функциональных обязанностей и полномочий. Обычно такой менеджер влияет на такие факторы как:

  • себестоимость товара (путем снижения закупочных цен или оптимизации логистики);
  • оборачиваемость (оптимизация товарных остатков товаров и закупка высокооборачиваемых товаров);
  • количество неликвидов, браков, возвратов;
  • выполнение планов закупок;
  • оптимизация условий сотрудничества с поставщиками;
  • получение бонусов от поставщика.

Все показатели мотивации должны быть связаны с :

  • параметрами на которые он может влиять;
  • с параметрами которые будут актуальными для компании где он работает;
  • с нашим предположением, что отдел закупок не только тратит, но и зарабатывают деньги для компании.

Критериями оценки эффективности работы менеджера по закупка могут быть

Критерий Суть оценки
Процент от маржинальной прибыли (обычно является базовой ставкой П) Изменяется в процентах, показывает влияние менеджера на себестоимость товара. Чем меньше себестоимость, тем выше процент. Мотивирует менеджера снижать закупочные цены и оптимизировать логистику
Оборачиваемость (выполнение норматива по оборачиваемости) В процентах, показывает количество закупленного товара по отношению к динамике продаж. Мотивирует менеджера иметь оптимальное количество товаров на складе, избегая ситуации затаривания или отсутствия товара на складе
Выполнение плана закупок Да/нет или % от превышения/недополучения плана. Показывает точность расчета поставок и правильность организации процесса закупки. Мотивирует менеджера к правильному планированию и отладке системы поставок
Доля неликвидного и низкооборачиваемого товара Изменяется в процентах, позволяет контролировать товарные запасы. Мотивирует менеджера правильно закупать товар, избегая ситуации «купим, а потом посмотрим, пойдет или нет»
Количество случаев отсутствия товаров на складе (OOS – out of stock) В процентах от потерянных продаж или количественное выражение (число случаев). Мотивирует менеджера избегать ситуаций дефицита и поддерживать товарный запас. В качестве противовеса необходимо использовать критерии по соблюдению нормативов товарного запаса или оборачиваемости (что бы избежать затаривания)
Соблюдение нормативов товарного запаса Процент отклонения от норматива. Цель – поддержание оптимального товарного запаса, мотивирует менеджера избегать дефицита и затаривания
Доли нереализованных товаров после окончания сроков годности (окончания сезона) В процентах от общей доли закупленных товаров. Мотивирует к оптимизации сроков поставки и количеству товарных остатков
Повышение доли товаров, закупленных на условиях товарного кредита В процентах от общего количества товарных остатков. Мотивирует менеджера к повышению кредитной линии и минимизации вложенных средств
Взнос поставщика за размещение на полке или бюджеты поставщика по продвижению товара Исчисляется в процентах от суммы полученных денег. Мотивирует менеджера на получение взносов, бонусов и других сумм от поставщика в кассу компании, а не себе в карман
Количество закрытых рекламаций Процент от общего числа бракованного или возвратного товара, мотивирует менеджера на работу с рекламациями и возврат вложенных средств

 

Итак давайте рассмотрим как можно мотивировать сотрудников такого отдела

Оклад

Такая мотивация – это вовсе и не мотивация. Оклад не может быть мотивацией для сотрудника, а понимается как само собой разумеещееся. Как правило такая “система мотивации” распространена в маленьких компаниях, где собственно говоря и нет к чему привязывать другие системы мотивации. Плюс собственно говоря один – простота и предсказуемость таких расходов для компании, а минусами будет все остальное: закупщику будет все равно сколько потеряет компания если закупит у поставщика по более высокой цене, невозможность оценить качество работы такого менеджера и такой менеджер может соблазниться получениями откатов от поставщиков.

Оклад + премия (по достижению какого нибудь показателя)

Эта схема мотивации уже будет получше чем предыдущая. Такая схема мотивации привязывается к результатам и в тоже время позволяет специалисту получать оклад, который составляет 50-70% от общей суммы вознаграждения. Среди плюсов такого расчета можно выделить прозрачность расчета, но в тоже время это недостаточно гибкая система, которая может привести к вредительству со стороны менеджера, ведь для достижения одного показателя он будет жертвовать другими.

Оклад + премия (с поправочными коэффициентами)

Такая схема мотивации хороша для компаний где менеджеры по закупкам выполняю множество функций и вляют на много показателей. В таком случае окла будет составлять от зо до 50% от общей суммы вознаграждения. Остальная часть будет зависеть от достижения KPI. Минусом такой схемы можно назвать непрозрачность, однако если заложить четкий алгоритм расчета то проблем не будет. Показателями которые нужно взять за основу будут маржинальная прибыль и оборачиваемость.

Автоматизация отдела закупок

Автоматизация закупок  вносит существенный вклад в построение оптимальной операционной модели предприятия.

Сегодня автоматизация закупок уже перешла из разряда рекомендаций в обязательную составляющую бизнеса, позволяющую помимо всего прочего значительно сократить сам отдел закупок, в котором примерно треть сотрудников не представляет практической ценности для компании. Более того автоматизация гарантирует прозрачность всех контрактов и транзакций, а оставшимся сотрудникам сильно поможет в работе (автоматизация контрактов, скоринг поставщиков и прочее). Если поиск поставщиков, их оценка, заполнение бумаг и прочее в вашей компании все еще осуществляется вручную, и вы по каким-то причинам боитесь отдавать это все сразу на откуп автоматизации отдела закупок, реализуйте намерение постепенно – результат все равно будет виден невооруженным взглядом.

Сегодня рынок предоставляет массу решений для автоматизации отдела закупок, начиная от узкоспециализированных решений и заканчивая ERP системами. Среди всех решений представленных на рынке я могу рекомендовать ERP ODOO, которая является абсолютно бесплатной и в которой процесс закупок может быть тесно интегирован с логистикой, продажами и учетом.

Выводы

Закупки являются одним из важных факторов которые влияют на прибыль компании и игнорирование этого факта может существенно уменьшить прибыль компании. Доверив специалисту управление ассортиментом и товарными потоками, руководство должно ему дать и необходимые полномочия и зоны ответственности, что должно найти отражение в должностных инструкциях и в системе мотивации.

Именно закупки являются главным источником о товаре, именно менеджеры по закупкам принимают решения о том, чем сегодня будет торговать компания, а это в свою очередь будет влиять на финансовый результат компании.

Работа отдела закупок оказывает влияние на всю деятельность компании: на продажи, эффективное использование оборотных средств, удовлетворенность потребителей ценами и ассортиментом, наполненность складов и эффективность внутренней цепи поставок. Она связана с работой сотрудников практически всех отделов — от бухгалтерии до транспортной службы. В связи с этим необходимо тщательно продумать организационные аспекты закупочной логистики.

No Comments

Leave a Reply

2 × пять =

У богатых людей маленькие телевизоры и большие библиотеки, а у бедных — маленькие библиотеки и большие телевизоры.

Зиг Зиглар (Zig Ziglar)
Tweet this

Антон Пискун

Предприниматель, консультант

Электронная почта

×