Отчет о прибылях и убытках. Основные настройки учета доходов и расходов предприятия в ERP ODOO

Понятие доходов и расходов предприятия

Я уже писал про основные финансовые отчеты и их назначении. Одним из таких отчетов является отчет о финансовом результате (P&L), который показывает финансовое положение компании на тот или иной момент времени. Компания существует прежде всего для того, чтобы приносить прибыль, поэтому многих пользователей финансовой отчетности интересует в первую очередь именно прибыль, полученная компанией в течение того или иного периода. Конечно, больше всего величина прибыли интересует собственников, но и другим пользователям информации, например руководителям, работникам и поставщикам, небезразлично, способна ли компания приносить прибыль.

Цель составления отчета о прибылях и убытках – определить, какую прибыль компания получила за период, и информировать об этом пользователей финансовой отчетности. При составлении этого отчета, как и баланса, используются определенные принципы, общие для всех компаний независимо от их организационно-правовой формы.

Отчет имеет следующую структуру:

Сам отчет оперирует двумя понятиями: доходы и расходы. Доход еще принято называть выручкой от продаж, так как в большинстве случаем его мы получаем именно при реализации наших товаров или услуг сторонним покупателям.

 Выручка (Доход) – это показатель притока экономических выгод в результате обычной деятельности компании. Эти выгоды, повышающие долю собственников, либо увеличивают активы (например, денежные средства или суммы, причитающиеся компании от клиентов), либо уменьшают обязательства. У разных компаний разные формы выручки. Так, они могут получать:

• выручку от продажи товаров (например, торговые компании);

• вознаграждение за оказанные услуги (например, бухгалтерские фирмы);

• членские взносы (например, клубы);

• проценты (например, инвестиционные фонды).

Необходимо определить и совокупные расходы за каждый отчетный период.

Расходы прямо противоположны выручке – это показатель оттока экономических выгод в результате обычной деятельности компании. Потеря выгод приводит либо к сокращению активов (например, денежных средств), либо к росту обязательств (например, сумм долга перед поставщиками). Расходы возникают в процессе генерирования выручки или при попытке получить ее. Виды расходов также зависят от вида деятельности компании.

Отчет о прибылях и убытках показывает совокупную выручку, полученную за определенный период, уменьшенную на понесенные при этом совокупные расходы. Разница между совокупной выручкой и совокупными расходами представляет собой либо прибыль (если выручка превышает расходы), либо убытки (если выручка оказывается ниже расходов).

Прибыль (убыток) за период = Совокупная выручка за период минус Совокупные расходы, понесенные при генерировании выручки.

Период, за который обычно исчисляется прибыль или убыток, называют отчетным периодом, однако иногда его называют «учетным периодом» или «финансовым периодом».

Если вспомнить про основные принципы ведения бухгалтерского учета, то есть допущение о периодичности, которое предполагает, что деятельность предприятия делится на определенные промежутки времени.

Как правило основным отчетным периодом является год. Есть еще квартальные и месячные отчетные периоды, которые тоже часто используются при составлении отчетности.

Годовой отчетные период не всегда совпадает с календарным годом, который заканчивается 31 декабря. Организация может выбрать свой отчетный (фискальный год), то есть непрерывный промежуток времени, состоящий из 12 последовательно идущих месяцев.

Настройка отчетного периода в ERP ODOO

Например в ERP ODOO вы можете указать в настройках бухгалтерского учета дату, когда у вас заканчивается фискальный год. Эта настройка будет влиять на определение финансового результата.

Тут мы указываем дату, которая является последней датой фискального года. Также мы можем заблокировать ввод данных в учете на определенную дату (так называемая блокировка периода) и после установки такой даты — мы не сможем проводить в учете никакие новые данные, что обеспечить заморозку отчетного периода, после подачи отчености.

Определение финансового результата в ERP ODOO

Как же определяется финансовый результат в ERP ODOO?

Для ответа на этот вопрос надо вспомнить про основные принципы ведения учета в системе. Как мы знаем, для учета доходов и расходов используются определенные счета бухгалтерского учета. В украинском плане счетов например — это 7,8,9 класс. В Odoo вы можете создавать любые счета учета и на уровне их настройки указывать к какому типу они относятся.

Стандартная Odoo не дает возможность пользователю редактировать и изменять настройки типов счетов. Давайте я напомню какие типы счетов вообще есть в системе:

Как мы видим есть четко разделенные типы счетов которые используются для составления либо баланса либо отчета о финансовом результате. Характер поведения счета задается на уровне типа счета. При установке определенного функционала мы получаем доступ к созданию и редактированию типов счетов.

Для нас представляет интерес настройка Bring accounts Balance Forward, которая собственно определяет будет ли переносится отстатки на счетах, относящиеся к этому типу на следующий фискальный год. То есть доходы и расходы не будут переносится, так как они определяют финансовый результат за конкретный фискальный год, а типы счетов где стоит эта отметка — будут переносить, так как это балансовые счета.

Тут у отечественных финансистов и бухгалтеров может возникнуть непонимание насчет закрытия счетов учета доходов и расходов на финансовый результат. Базовая версия Odoo вообще не предусматривает такой процедуры, так как она не нужна. Вы в любой момент времени можете посмотреть финансовый результат за любой период в пределах фискального года, но результат прошлого периода никак не переносится на следующий и в таком случае для корректного ведения учета нужно делать ручные записи журналов.

Но есть решение этого вопросы в виде бесплатного модуля, который доступен в AppStore.

Пользователь может создать шаблоны записей журналов и указать какие счета нужно закрывать и на какой счет переносить остатки на счетах:

Затем вызвав Action из этого шаблона, можно перенести остатки с определенных счетов на необходимый нам счет, то есть по сути сделать закрытие периода

Признание доходов и расходов в учете

Как известно отчет о финансовом результате составляется по методу начисления. И руководителю об этом очень важно помнить, так как зачастую многие думаю, что прибыль — это то, что у них в сейфе и иногда у них вызывает недоумение несовпадение остатков денежных средств и прибыли которая показана в отчетности.

Давайте сейчас поговорим об основных составляющих данного отчета

Доход (выручка) — считается по выполненным обязательствам, то есть по факту отгрузки товара, продукции, передачи клиенту результатов выполненных работ, оказания услуг. Как правило это подтверждается подписанием расходных накладных либо актов. Важно помнить, что доход показывается за вычетом косвенных налогов (например — НДС).

Стандарты бухгалтерского учета приделяют много внимания учету доходов. Что и не удивительно. Если предприятие фальсифицирует отчетность, то первое на что оно обращает внимание, а нельзя ли завысить/занизить объем этого показателя.

Себестоимость — прямые расходы (direct cost), без которых мы не можем получить выручку. В зависимости от рода деятельности компании сюда могут относится разного рода затраты.

Например для торговых предприятия это будет стоимость закупки товаров и транспортно-заготовительные расходы, которые формируют себестоимость запасов. На расходы эта стоимость относится в момент реализации таких товаров и признается в учете одновременно с признанием дохода от реализации таких запасов.

Для предприятий оказывающие услуги на себестомость реализованных услуг будет относится зарплаты сотрудников, которые принимали участие в оказании таких услуг.

Для производства — это будет стоимость сырья и материалов, зарплата производственных рабочих и амортизация оборудования ,которое используется в производстве.

Имея значение дохода и себестоимости можно высчитать маржу (валовую прибыль)

Затраты на сбыт — расходы связанные с доставкой товаров (курьеры, транспорт), хранение товаров, с продажами, рекламой, маркетингом и продвижением.

Административные расходы — зарплата админперсонала, аренда и содержание офиса.

Расходы можно классифицировать по многим признакам, но суть у них одна — уменьшение размера прибыли и как правило для повышения прибыли предприятия начинают с оптимизации именно расходной части.

Связь отчета о прибылях и убытках с балансом

Отчет о прибылях и убытках и баланс ни в коем случае не заменяют друг друга, поскольку выполняют разные функции. Баланс, как уже говорилось, показывает финансовое положение компании на тот или иной момент, это «моментальный снимок» принадлежащих компании активов. А отчет о прибылях и убытках показывает поток прибылей за период. Между двумя формами отчетности существует прямая связь.

Отчет о прибылях и убытках связывает балансы на начало периода и на конец отчетного периода. Так, в начале нового отчетного периода баланс показывает исходное финансовое положение компании. Через некоторое время составляются отчет о прибылях и убытках, показывающий, какую прибыль компания получила за период, и баланс, отражающий новое финансовое положение компании на конец периода. Этот баланс показывает изменения, которые произошли с даты предыдущего баланса.

С учетом прибыли (убытка) уравнение баланса можно представить в следующем виде:

Активы (на конец периода) = Капитал (сумма на начало периода + Прибыль (или – Убыток) за период) + Обязательства (на конец периода).

Сумма прибыли или убытка за период изменяет размер капитала в балансе.

Приведенное выше уравнение можно записать и следующим образом:

Активы (на конец периода) = Капитал (на начало периода) + (Выручка – Расходы) + Обязательства (на конец периода).

Теоретически прибыль (или убыток) за период можно рассчитать, скорректировав капитал на размер выручки и расходов, однако этот способ слишком громоздок. Лучше иметь к разделу баланса «Капитал» «приложение» в виде отчета о прибылях и убытках. В этом отчете путем вычитания расходов из выручки за период определяется прибыль (убыток), на которую потом можно скорректировать капитал в балансе. Величина прибыли (убытка) представляет собой чистый результат операций за период. Такое «приложение» позволяет пользователям получить более полное представление о результатах деятельности компании.

Типовые ошибки при составлении отчета о финансовом результате

Предприниматели (особенно начинающие) очень часто при составлении P&L допускают ошибки, котоые могут повлиять на данные отчета

Прибыль — это «Деньги в кассе» на конец месяца

Как мы знаем, отчет о финансовом результате составляется по методу начисления и не надо его путать с кассовым методом. Помните, что остаток ваших денего показывает «Отчет о двиежении денежных средств», а не отчет о финансовом результате.

Все поступившие деньги — это доход, все потраченные — расход

Очень часто потраченные деньги на приобретение чего-то — не всегда значат расходы для предприятия. Наиболее ярким примером будет приобретении основных средств, стоимость которых относится на расходы на протяжении достаточно длинных периодов времение, хотя деньги на них вы потратиле в начале.

Для избежания этой ошибки ведите отдельно учет денежных потоков и учет доходов и расходов.

Не разделение текущих расходов и расходов на приобретении и создание активов

В расходы текущего периода следует относить только те суммы, которые относятся к текущему периоду.

При приобретении или создании активов расходы денежных средств относятся не на уменьшении прибыли, а на увеличение активов.

Для избежания этой ошибки следует вести учет активов, списывать активы после их использования, относить на расходы начисленную амортизацию, активы с неопределенным сроком использования не амортизировать.

Не анализируют прибыль по направлениям деятельности

Общая прибыль эта хорошо, но прибыль по направлениям деятельности, группам товаров, проектам лучше. Не обладая такой информацей вы принимаете неправильные управленческие решения, например развиваете неприбыльные направления (просто закрыв которые можно увеличить финансовый результат).