Основы основ ведения бухгалтерского учета в ERP ODOO: план счетов, журналы учета

Очень кратко про ODOO

ERP ODOO является одно из самых популярных в мире платформ для бизнес-приложений, которая развивается с 2005 года и за свое существование сменила несколько названий(TinyERP -> OpenERP -> Odoo).

Вокруг Odoo сложилась большая эко-система, включающая более 5000 разработчиков из 23 стран, публикующих более 300 новых приложений каждый месяц.

Развитием Odoo занимается бельгийская компания Odoo SA, включенная в список самых быстрорастущих компаний Европы. В странах СНГ и в Украине в частности она начинает набирать все больше популярности и интереса среди представителей бизнеса, которые задумываются об автоматизации своего бизнеса. И одним из первых вопросов которые все задают есть: «А есть ли в ней возможность вести управленческий и финансовый учет?».

Я уже раскрывал основные возможности по ведению учета в одной из своих прошлых публикаций.  Сейчас же мы с вами погрузимся в основу основ и поговорим о том, как же устроен учет в ODOO и что лежить в его основе.

Необходимо помнить о том, что Odoo — западная система и учет в ней строится по западному образцу, для стран Европы или Америки ведение учета в Odoo не представляет особой сложности. Для отечественных же пользователей ведение учета в базовой версии системы может представлять некоторые сложности, но слава богу это касается только базовой версии. Разработки таких IT компаний как Simbioz, ERP Ukraine и ряда других компаний приближают систему к реалиям нашего законодательства и делают пригодной систему для полноценного ведения учета.

Основы основ ведения учета

План счетов бухгалтерского учета

Театр начинается с вешалки, а учет начинается с плана счетов. О том, что это такое сейчас и поговорим. И для начала давайте вспомним основную функцию бухгалтерского учета, а именно фиксацию данных о хозяйственных операциях и отображению их в учете. Для хранения этой информации необходима хорошая система которая будет выполнять функцию сортировки и классификации всех операций, которые совершаются в ходе хозяйственной деятельности. Роль такой системы выполняют счета бухгалтерского учета. В системе бухгалтерского учета имеется отдельный счет для каждого актива, каждого обязательства и каждой составляющей собственного капитал, включая доходы и расходы.

Учет может вестись как вручную так и с помощью компьютера, но руководство должно иметь возможность иметь доступ к учетной информации для изучения финансового состояния компании и иметь возможность планировать будущие события.

В то время когда еще не было компьютеров (да, да было такое время) на каждый счет открывали отдельную страницу или карточку. Эти страницы объедененные в книгу или папку называли Главной книгой (general ledger) и даже когда компьютеры вошли в обиход в бухгалтерской среде этот термин остался.

Чтобы облегчить поиск счетов в главной книге каждому счету присвоился свой номер. Список этих номеров с названиями соответствующих счетов и называется планом счетов (chart of accounts).

В базовой версии ODOO если не устанавливать никакие локализации для ведения учета доступен план счетов по умолчанию, которого достаточно для ведения простого учета без особой детализации. Вот этот план счетов:

Code	Name
100000	Fixed Asset Account
101000	Current Assets
101110	Stock Valuation Account
101120	Stock Interim Account (Received)
101130	Stock Interim Account (Delivered)
101200	Account Receivable
101300	Tax Paid
101401	Bank
101501	Cash
101600	Opening Income Account
101700	Liquidity Transfers
102000	Non-current assets
103000	Prepayments
111000	Current Liabilities
111100	Account Payable
111200	Tax Received
111300	Reserve and Profit/Loss Account
112000	Non-current Liabilities
200000	Product Sales
201000	Foreign Exchange Gain
210000	Cost of Goods Sold
211000	Foreign Exchange Loss
212100	Salary Expenses
212200	Purchase of Equipments
212300	Bank Fees
220000	Expenses
300100	Capital
300200	Dividends
999999	Undistributed Profits/Losses

Вы можете установить в системе план счетов практически любой страны мира и найти его можно в магазине приложений, как правило эти модуля бесплатны и доступны всем для скачивания. Есть в приложениях и украинский план счетов. После установки плана счетов и применения его в настройках вы можете его расширять до необходимого вам уровня. Например после установки украинского плана счетов у нас в системе появляется более 300 счетов, которые мы можем использовать.

Сам план счетов находится в настройках учета: Accounting(Invoicing)/Configuration/Chart off accounts

Поменять установленный план счетов вы можете до момента проведения в учете первой операции, после сего действа из настроек исчезает выбор плана счетов и он фиксируется в системе. Тоже самое касается и валюты учета.

Основные настройки счета учета

Если не устанавливать никаких дополнительных модулей расширяющих возможности учета, то настройки счеты выглядят следующим образом:

Справа мы можем увидеть небольшую таблицу которая нам подсказывает, как тип счета будет влиять на его поведение системы. Об этом я уже писал, но вкратце напомню. В ODOO есть две большие группы счетов:

• те, которые переносят свои остатки на следующий фискальный год (балансовые счета);
• те, которые не переносят (счета учета доходов и расходов)

Для счетов с типом доходов и расходов в конце периода надо закрывать на финансовый результат и тогда на следующий год перенесется итог по периоду. В базовой версии системы нет инструмента, который бы позволил это сделать автоматически, но такой инструмент есть в более расширенных версиях системы.

Основные настройки счета:

Код: номер счета

Название: Дать правильное название счету учета если вы его создаете в системе еще та задача. Но надо придерживаться общего правила: название должно отображать суть того, что будет на нем учитываться.

Тип: для счета критично указать верный тип счета, потому что от него зависит поведение счета в системе. Особенно внимательно надо обращаться с типами дебиторская и кредиторская задолженность, так как на счетах с этим типом отображаются взаиморасчеты с партнерами (контрагентами).

Налоги по умолчанию: если у нас в документах при использовании данного счета должен автоматически подставляться налог, то мы можем здесь указать этот налог. Но следует иметь ввиду, что его бесмысленно указывать в счетах с типом дебиторская или кредиторская задолженность.

Группа: мы можем относить наши счета к определенным группам. Затем эти группы могут использоваться для аккумуляции учетной информации в отчетности. Например счета 31,311,313 могут быть отнесены к группе 31 и затем в отчетности мы увидим на группе 31 сводный оборот со счетов входящих в эту группу

Валюта счета: Если мы планируем в системе вести мультивалютный учет, то для учета движения в валюте нужно выделить отдельные счета. При этом желательно для каждой валюты свой счет. В настройках такого счета нужно указать валюты этого счета. Например если у нас есть счет в банке в иностранной валюте, то мы для учета денежных средств на нем создаем отдельный счет и указываем валюту такого счета (например USD)

Разрешить сверку: очень важная настройка влияющие на то будет ли данный счет сверяться, то есть будет ли привязываться оплаты к задолженностям на этом счете.

Устаревшие: вы можете отключить счет от участия в учете поставив здесь эту отметку.

После установки дополнительного функционала настройки счета значительно расширяются. Как пример приведу настройки в одной из своих сборок системы:

Как мы видим количество настроек увеличилось в связи с увеличением возможности системы по ведению учета.

Система двойной записи

В 1494 году Лука Пачоли придумал систему, которая легла в основу идеологии бухгалтерского учета, а именно систему двойной записи. Гете назвал это изобретение одним из самых замечательных в истории. И с этим трудно не согласиться, особенно бухгалтерам.

В чем же суть двойной записи? Если копнуть в самую глубь, то все экономические явления имеют два аспекта: затраты и вознаграждение, убыток и выгода, источник и использование, которые возмещают или компенсируют друг друга. В системе двойной записи (double-entry system) все операции учитываются по дебету одного счета и по кредиту другого, таким образом чтобы сумма по дебету была всегда равна сумме по кредиту. За счет этого поддерживается баланс. Все современные системы бухгалтерского учета основываются на этом принципе.

А что такое дебет или кредит? Вполне резонный вопрос.

Мы уже расмотрели что такое счет бухгалтерского учета. Этот счет имеет свою структуру и правила записи на него информации. Сам счет имеет следующую структуру: название, левую сторону, которая называется дебетом (debit) и правую сторону, которая называется кредитом (credit).  Визуально это модель выглядит так:

Разница между итоговой суммы по дебету и итоговой суммы по кредиту называется сальдо (balance) или остатком по счету. В зависимости от типа счета сальдо может быть как дебетовым так и кредитовым, а на некоторых счетах и таким и таким.

Сама бухгалтерская запись в ODOO выглядит так:

Как мы видим бухгалтерская запись в ODOO делается построчно, то есть каждый счет пишется в отдельной строке и имеет свою аналитику. Все бухгалтерские записи в ODOO называются журнальными проводками (journal entry), а процесс отражения операций называется регистрацией в журнале (journalizing). Все бухгалтерские записи делаются в соответствующих журналах (journal), которые используются для идентификации индивидуальных операций и для их группировки по какому то признаку.

Запись журнала всегда должна быть сбалансирована, то есть сумма по дебету всегда должна быть равна сумме по кредиту. После регистрации хозяйственных операций в журнале и ее публикации (posting) данные проводки переносятся в главную книгу (general ledger). Для проверки правильности ведения учета бухгалтер может периодически составлять пробный баланс (trial balance). В ODOO в него можно включать не только опубликованные записи, но и их черновики (то есть непроведенные проводки)

Журналы учета

В ODOO вы можете создавать столько журналов сколько вам нужно для ведения учета. Сделать вы это можете если зайдете в Accounting/Configuration/Journal. Сами журналы имеют ряд настроек которые могут влиять на то, какие вы сможете в них регистрировать операции.

Тип журнала будет определять, какие операции вы сможете в нем регистрировать и каких документах вы сможете его выбрать.

Типы журналов:

1. Продажа (Sale) — этот тип журнала предназначен для регистрации операций по взаиморасчетам с вашими дебиторами и только журналы с этим типом вы можете выбрать в Customer Invoice, то есть тех которые фиксируют в учете отгрузки товаров или оказания услуг (расходные накладные, акты);
2. Закупка (Purchase) — этот тип журнала предназначен для регистрации операций по взаиморасчетам с вашими кредиторами только этот тип журнала доступен для выбора в инвойсах поставщиков (Vendor bill)
3. Банк (bank) — используется для регистрации в учете движения денежных средств на расчетных счетах компании. При активации данного типа в журнале появляется ряд дополнительных настроек, среди которых есть привязка к банковским счетам организации
4. Касса (cash) — используется для регистрации в учете операций по движению наличных средств. При активации данного типа, в журнала появляются настройки, в которых нужно указать на каких счетах следует отбражать доходы или убытки от инвентаризации денежных средств.
5. Прочие операции (miscellaneous) — для регистрации прочих бухгалтерских операций, которые не связаны с взаиморасчетами или движением денежных средств.

В настройке журнала также можно указать префикс, который будет использоваться для нумерации документов и записей журналов (поле Short Code)

Для типов журнала «Банк» и «Касса» обязательными являются для заполнения поля «Дебетовый счет по умолчанию» и «Кредитовый счет по умолчанию». Эти счета учавствуют в создании проводок по этому журналу, когда мы будем фиксировать в учете движение денежных средств.

Если у нас в системе ведется мультвалютный учет, то для фиксаций операций в иностранной валюте в настройках журнала мы должны указать валюту такого журнала. Если в журнале фиксируются операции в базовой валюте — это поле должно быть пустым.

Все записи журналов вы можете найти в Accounting/Adviser/Journal Entry. Также доступны к просмотру и анализу элементы журнала (Journal Item) — Accounting/Adviser/Journal Items, здесь мы можем увидеть все записи сделанные на счетах учета без их группировки по журналам.

Подытожим

Бухгалтерский учет в ODOO является лишь небольшой частью системы, но наверное самой важной. ODOO поддерживает планы счетов любой страны, вы можете самостоятельно создавать и настраивать свои планы счетов и расширять их до бесконечности. Как и любая другая бухгалтерская система ODOO основывается на принципе двойственности и учет в ней построен на методе двойной записи. За счет этого в системе в целом поддерживается баланс. Все записи которые вы делаете в учете группируются по журналам учета, которые также имеют свои типы.