Основы бухгалтерского учета для непосвященных: бизнес как игра, двойная запись, нюансы учета доходов и расходов

Вступление

Бухгалтерский учет — это словосочетание для многих является чем-то страшным и загадочным.  Но все интуитивно понимают, что бухгалтерский учет как-то связан с бизнесом. А бизнес в свою очередь — это по сути игра, в которую играют собственники бизнеса, которые в свою очередь хотят знать результаты своей игры. А как посчитать эти результаты? И тут на помощь нам приходит бухгалтерский учет, который дает нам систему подсчета очков. Такое определение для многих будет более понятно, чем то которое дает нам Википедия:

Бухгалтерский учёт — упорядоченная система сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении о состоянии имущества, обязательствах и капитале организации и их изменениях путём сплошного, непрерывного и документального отражения всех хозяйственных операций.

Теперь давайте определим цель игры под названием бизнес. Ради чего люди открывают бизнес? Ответ знают многие — чтобы получать прибыль и увеличивать свое благосостояние, то есть капитал.

А что такое капитал? С точки зрения макроэкономики это любые деньги сдаваемые в рост, то есть мы вкладываем деньги и ожидаем, что спустя некоторое время мы получим больше денег чем вложили. А какой капитал мы можем вложить? Это может быть долговой (заемный) капитал — тот которые бизнес получает от кредиторов, которые в свою очередь ожидают получить обратно все одолженное плюс процент. Или мы можем вложить собственный капитал — личные средства собственников бизнеса. Отличие второго капитала от первого в том, что именно им (собственным капиталом) рискует собственник и если бизнес будет приносить убыток, то от него собственный капитал будет уменьшаться.

С точки зрения же бухгалтерского учета есть только один вид капитала — капитал собственника и он же (собственник) является главным игроком в игре под названием бизнес. Капитал для бухгалтера — это то, что собственник может изъять, а изъять он может либо то, что вложил, либо то что заработал. Прирост капитала — это есть цель собственника. Бухучет занимается тем, что считает на какую сумму увеличился либо уменьшился капитал. А как он это делает? Если кратко — то он сортирует все хозяйственные операции в зависимости от их влияния на капитал (увеличивающие, уменьшающие и нейтральные) и разносит их по периодам, для того чтобы понимать когда собственник может начать заикаться о выводе дивидендов. Показывают результаты игры — два основных отчета: Отчет о прибылях и убытках и Баланс. В этих отчетах бухгалтерский учет также собирает также информацию об активах и обязательствах, которые есть у компании.

Зачем нужна двойная запись?

Собственный капитал

Все знают, что дебет слева, а кредит справа, а вот зачем одну и туже сумму писать по дебету одного счета и кредиту другого — это уже для многих тайное и непонятное знание. Разве нельзя вообще обойтись без двойной записи и не использовать дебеты с кредитами?  В докапиталистическую эпоху без нее как-то обходились, но потом в один момент без двойной записи было уже не обойтись. В чем же причина? Давайте разбираться.

Итак, давайте представим, что вы решили открыть собственный бизнес — небольшую кофейню (очень популярный сейчас вид бизнеса) и у вас есть собственный стартовый капитал — 100 000,00 грн. Целью ведения бизнеса будет рост нашего собственного капитала. Для того, чтобы делать кофе нужна кофемашина, которая допустим стоит 50 000,00 грн. Мы ее купили и сумма денег у нас уменьшилась на 50 000,00 грн, но в то же время у нас появилась кофемашина стоимостью все те же 50 000,00 грн. Итого сумма капитала у нас не изменилась и равняется все те же 100 000,00 грн.

Если у нас кофемашина поломается и мы будем вынуждены потратить деньги на ремонт, то в таком случае наш капитал уменьшиться на стоимость ремонта. Например на ремонт кофемашины мы потратили 2000,00 грн.

Далее мы с наших денег заплатили за аренду торговой точки 10 000,00 грн и опять таки наш собственный капитал уменьшится на эту сумму

Далее мы начали вести свой бизнес и за день получили выручку в размере 8000,00 грн. Что случится с нашим капиталом? Правильно он увеличится на эту сумму.

Как видно, такого примитивного учета вполне достаточно для отслеживания состояния собственного капитала и никакие дебеты и кредиты нам не нужны. Так было в докапиталистическую эпоху, когда бизнес строился лишь на собственных средствах. Капитал в таком случае можно определить просто посчитав, какие ресурсы задействованы в бизнесе. Что же разрушило эту картину и привело к необходимости задействования более сложных методов учета? А то, что сделало капитализм капитализмом, а именно кредит (заемный капитал). Как ему это удалось сделать?

Кредит и последствия в учете от его появления

Давайте представим, что вам для расширения бизнеса нужно больше денег чем у вас есть на данный момент. Тут есть два выхода: накопить необходимую сумму либо взять ее в кредит. Например нам нужно еще, сверх того что у нас есть, 100 000 грн. И если мы возьмем кредит у нас возникает необходимость:

1. Учитывать собственный капитал
2. Учитывать заемный капитал (обязательства)

Денег у нас стало действительно больше, но это не наши деньги, а заемные и нам их скоро нужно будет вернуть. Бухгалтерский учет для этого выбрал достаточно простую схему: при получении заемных средств фиксировать, что это деньги кредитора (двойная запись). И в обиход велось понятие debitum (должен) и creditum(доверяет).

Как результат это можно представить в таком виде:

Собственный капитал у нас уменьшился на 4000 вследствии того, что у нас в учете были операции с доходами (на сумму 8000 грн) и расходами (на сумму 12000 грн) и пока что это у нас связано с движением денежных средств.

Отделение владения бизнесом от его управления

Вторым фактором повлиявшим на бухгалтерский учет стало отделение владения от управления бизнесом. Развитие капитализма привело к тому, что владелец бизнеса становился капиталистом и он уже мог отойти от управления бизнесом путем найма менеджера, который будет вместо него заниматься вопросами управления. Менеджер получает от владельца все полномочия и главной заботой менеджера есть рост собственного капитала собственника. При этом менеджер отвечает за доверенные ему ресурсы. Для менеджера и владелец бизнеса и кредитор находится за пределами бизнеса и их деньги являются ему чужими. Поэтому есть необходимость фиксировать как изменение собственного капитала владельца, так и состояние заемного капитала (обязательств). Это и помогает делать двойная запись.

Хорошо, давайте пойдем немного дальше. Что будет в учете если деньги нам принесет клиент? Та тоже все будет нормально. Это будет доход от деятельности компании, который просто увеличит собственный капитал владельца.

А что будет когда менеджер для обеспечения деятельности бизнеса будет делать какие-нибудь расходы, за которые ему нужно будет отчитаться перед собственником? Та ничего особенного — такие операции тоже можно отражать методом двойной записи. Мы это делали на первых схемах, когда минусовали  деньги и покупали на них ресурсы (кофемашину).

Бизнес как игра или где посмотреть его результаты

Бизнес ведется не просто так, а для того чтобы увеличить свой собственный капитал. И у собственника есть два вопроса: «Сколько у меня есть?» и «Сколько я заработал?». Вопрос на самом деле непростой, ведь нам для того чтобы это определить нужно знать сколько у нас есть ресурсов и сколько мы должны кредиторам. Это нам упорядочить в учете помогает двойная запись, которая фиксирует: а) движение ресурсов и б) источник этих ресурсов (например мы купили товары у поставщиков: Дебет «Товары» Кредит «Поставщики» — тут мы видим, что собственный капитал не изменился, но у нас стало больше товаров за счет кредитора).

Вследствиt особенности двойной записи Дебет (активы) всегда будет равен Кредиту (источникам этих активов) и мы получаем такую форму отчетности как Баланс. А покажет ли нам Баланс рост собственного капитала?

Давайте рассмотрим небольшой пример.

Наша компания занимается предоставлением типографских услуг. В нашей компании есть менеджер, который занимается управлением компании и по совместительству занимается предоставлением услуг. Работает он не просто так, а за зарплату в размере 15 000,00 грн в месяц.

За месяц произошли следующие операции:

Наш баланс после этих операций будет выглядить следующим образом

Пока что у нас не соблюдается равенство активы — заемный капитал = собственный капитал. Но не надо паниковать. Наш месяц закончился и осталось подбить его результаты, то есть определить финансовый результат. Сделать это просто нужно от доходов отнять расходы. В нашем примере прибыль будет в размере 5000 грн. Именно на эту сумму увеличился собственный капитал. Давайте отразим это в балансе:

Теперь все хорошо. В виду огромного значения учета доходов и расходов и чтобы они не путались в балансе был придуман отчет о прибылях и убытках, который показывает сколько бизнес получил прибыли за определенный период

Следующее что нам надо понять, что прибыль не равняется деньгам. В примере выше этого не видно, так как прирост денег равняется у нас полученной прибыли. Но давайте отобразим пятую операцию, суть которой такова: мы купили для нашей типографии офисную мебель на сумму 20000,00 грн.

Прибыль у нас не изменилась, а деньги как актив превратились в другой актив — мебель.

Итак, давайте немного подытожим все вышесказанное. Мы имеем пять элементов, которых нам будет достаточно для отображения любой операции в учете: Активы, Заемный капитал (или Обязательства), Собственный капитал (или просто капитал), Доходы и Расходы.

Активы — ресурсы, которые в будущем принесут бизнесу выгоду.

Обязательства — задолженность, ведущая к оттоку ресурсов.

Капитал — это то, что собственник может изъять из бизнеса.

Доходы — увеличение активов или уменьшение обязательств ведущее к увеличению капитала за период.

Расходы — снижение активов или увеличение обязательств ведущее к уменьшению капитала за период.

Счета бухгалтерского учета

Переписывать отчет после каждой бизнес-операции слишком затратная по времени задачка. Поэтому бухгалтера придумали более изящный способ: отражать в учете операции путем составления проводок, а в конце какого-то периода сводить результат в отчет.

Для каждого вида актива, обязательства, капитала, статьи дохода или расхода бухгалтера завели отдельный счет, на котором собственно говоря и ведется учет истории изменений этого счета. При этом есть четкое деление на активные счета (предназначенные в основном для учета активов и расходов) и пассивные счета (учет капитала, обязательств и доходов). В зависимости от типа счета на нем по разному может отображаться увеличение/уменьшение.

Для лучшего понимания давайте снова обратимся к нашему примеру и рассмотрим движения по счету учета денежных средств (он у нас будет активным счетом), учета доходов, расходов и прибыли.

Закрытие периода

С определенной периодичностью бухгалтер должен сделать процедуру закрытия периода, которая может состоять из нескольких этапов. После совершения данной процедуры вносить изменения в данные закрытого периода нельзя (в нем нельзя вводить проводки задним числом).

Числа по правой и левой стороне счета называются оборотами, каждый счет имеет определенный остаток на начало периода (так называемое начальное сальдо) и остаток на конец периода, который равняется начальному остатку плюс минус оборот. В зависимости от типа счета конечное сальдо будет считаться по разному:

• Для активных счетов: Сальдо на начало + Дебетовый оборот — Кредитовый оборот
• Для пассивных счетов: Сальдо на начало + Кредитовый оборот — Дебетовый оборот

Имея информацию о конечных остатках (сальдо) мы можем составить такую форму отчетности как Баланс. Счета с дебетовыми остатками попадут а Актив баланса, счета с кредитовыми — в Пассив баланса.  Но необходимо учитывать, что для составления отчета о Прибылях и убытках мы будет брать не остатки на счетах учета доходов и расходов, а их обороты и результат переносить в Баланс. В следующем периоде мы также будем брать обороты на счетах учета доходов и расходов и закрывать их в ноли при закрытии периода.

Бухгалтер перед закрытием периода сверяет остатки на счета с помощью оборотно-сальдовой ведомости (в западной практике этот отчет имеет название Пробный баланс). Сейчас в принципе у бухгалтеров нет такой проблемы, как несовпадения дебетовых и кредитовых оборотов. Современные программы для ведения учет просто не допустят создание несбалансированной проводки. Ну а если учет ведется в бумажном виде, такая проблема может возникнуть легко (вспоминаю свою практику в техникуме — там они действительно не совпадали и нужно было найти ошибку и это занимало мнооого времени).

Доходы, расходы и принцип начисления

Как я уже сказал выше прибыль не равняется денежным средствам и эту истину многие руководители упорно не хотят понимать. У вас может быть в учете большая прибыль, а вот остатки на денежных счетах могут быть нулевые.  Я уже этот вопрос рассматривал здесь. Но сейчас немного повторюсь и может зайду с другой стороны. Итак,

Давайте рассмотрим несколько бизнес-операций и на их отражение в учете.

Операция 1: покупка услуги с отстрочкой платежа. Вы закупаете у Новой почты услуги перевозки и по договору вы платите за эти услуги на условиях отстрочки платежа. Вопрос: когда признавать в учете расходы — при получении услуги или в момент оплаты денег.

Как еще вариант такой вопрос: когда признавать в учете расходы на заработную плату сотрудникам — в момент ее начисления (ЗП за август должна попасть в расходы августа) или в момент ее выплаты (который может наступить например в октябре).

Как только мы получаем услуги и признаем факт ее получения мы становимся должны поставщику этой услуги, то есть мы фиксируем факт возникновения кредиторской задолженности. Когда мы будем платить поставщику за услугу мы будем уменьшать кредиторскую задолженность за счет наших денежных средств. Итого в учете у нас будет такая картина:

• Дт Расходы Кт Кредиторская задолженность — в момент получения услуги и подписания акта оказанных услуг
• Дт Кредиторская задолженность Кт Деньги

То есть здесь мы видим, что признание расходов в учете идет отдельно от движения денежных средств

Операция 2: продажа с отстрочкой платежа. Тоже довольно частая ситуация в бизнес и можно сказать зеркальная к операции 1, которая была выше.

Вы продали клиенту товар или оказали услугу. Вопрос: когда признавать доход в учете? в момент продажи товара/оказания услуги или в момент получения денег от клиента? Как вы понимаете когда клиент получил товар/услугу вы захотите в учете отобразить долг клиента, для того чтобы в дальнейшем вы смогли потребовать у него деньги. В учете это будет отражено так:

Дт Дебиторская задолженность Кт Доходы

А когда клиент заплатит за товар/услугу, то в учете будет сделана такая запись:

Дт Деньги Кт Дебиторская задолженность

То есть как мы видим из первого и второго примера очень часто в учете доходы/расходы возникают в учете вместе с задолженностями, которые затем погашаются денежными средствами.

Операция 3: продажа с получением аванса. Вы как и большинство отечественных бизнесменов любите работать по предоплате. То есть вы выставляете клиенту счет, он по этому счету вносит предоплату и после получения предоплаты вы отгружаете клиенту товар/оказываете услугу. Вопрос:  в какой момент признавать в учете доход: в момент получения предоплаты или в момент отгрузки товара/оказания услуги? Когда мы получаем предоплату у нас просто увеличивается сумма денежных средств на счетах и возникает задолженность перед покупателем. Эти деньги можно считать нашими лишь после отгрузки товара/оказания услуги, то есть доход мы будем признавать лишь после отгрузки товара/оказания услуги.

Подытожим

Итак, мы с вами начали знакомство с бухгалтерским учетом с самых базовых вещей: счетов бухгалтерского учета, двойной записи (и как она появилась) и немного погрузились в специфику учета доходов и расходов. И надеюсь, что для вас немного приоткрылась завеса над таинствами бухучета.  Продолжение следует ……