ODOO: Регламентированный бухгалтерский учет для Украины (версия 14.01)

Вступление

Про разработку решения для ведения украинского регламентированного учета на ODOO говорили долго, но никто не решался полноценно взяться за его реализацию. В 2021 году главный офис ODOO встрепенулся и начал делать в этом направлении некоторые шаги, но как на мой взгляд пошел немного не в ту сторону. Многие украинские компании на данный момент используют ODOO для ведения управленческого учета, но на рынке существует достаточно большой спрос на нормальную украинскую бухгалтерию. Сейчас на рынке доминирует 1С и даже ее якобы запрет в 2014 году на ее положение мало повлиял в виду отсутствия на рынке нормальных альтернатив. Да, на рынке сейчас существует несколько решений, которые себя позиционируют как замена 1С. Но их основной проблемой является то, что это по сути те же самые учетные программы, в которых могут работать только бухгалтера. У ODOO же другая проблема: в ней могут работать все (закупщики, продажники, эйчары), кроме бухгалтеров.

В недрах компании Симбиоз идея разработки решения для разработки регламентированного учета зрела достаточно давно (с тех пор как я там работаю), но постоянно этому что-то мешало (основной причиной было отсутствие финансирования). Но в 2021 году ситуация поменялась и я хочу сейчас кратко презентовать то решение, которое у нас появилось за достаточно короткий промежуток времени.

Краткое описание “Бухгалтерский учет для Украины”. Версия 14.01 (реализовано на 14-й версии системы)

С демонстрацией сквозного примера можно ознакомиться по ссылке

Регламентированный учет – это симбиоз бухгалтерского и налогового учетов, обеспечивающий работу компании в правовом поле, в соответствии с Налоговым кодексом  Украины, законами и инструкциями Госналогслужбы и других органов.  Подразделами регламентированного учета являются  бухгалтерский учет, налоговый учет, кадровый учет, а так же расчет заработной платы.

Итак на данный момент система содержит в себе следующий функционал.

Взаиморасчеты с контрагентами

1. Печатные формы Счета на оплату и Расходной накладной/акта оказанных услуг
2. Ведение учета взаиморасчетов с контрагентами в разрезе договоров
3. Печатная форма “Акта сверки”
4. Авансовые отчеты. Учет взаиморасчетов с подотчетными лицами. Подача сотрудниками заявки на компенсацию расходов

Учет денежных средств

1. Категоризация входящих и исходящих платежей (Тип, подтип)
2. Привязка платежей к Заказам продаж и заказам на закупку
3. Внутренние перемещения денежных средств
4. Печатные формы: “Приходный кассовый ордер” и “Расходный кассовый ордер”
5. Синхронизация банковских выписок – Приватбанк
6. Синхронизация курсов валют (НБУ и Приватбанк)

Учет НДС

1. Формирование проводок по первому событию (налоговые обязательства) за определенный период
2. Автоматическое формирование налоговых накладных
3. Формирование проводок по первому событию (налоговый кредит) за определенный период
4. Документ “Налоговая накладная”. Выгрузка в формат xml
5. Документ “Расчет-корректировка” и его выгрузка в формат XML
6. Документ “Налоговая накладная поставщика”
7. Импорт налоговых накладных поставщика в формате XML
8. Возврат товара – отображение таких операций в налоговом учете (корректировка налоговых обязательств)
9. Формирование сводной налоговой накладной из сессии/сессий точки продаж

Учет запасов

     1.Печатная форма инвентаризационной ведомости

2. Поддержка методов оценки выбытия запасов “ФИФО” и “Средневзвешенная”
3. Распределение накладных затрат на себестоимость запасов. Дооценка и уценка стоимости запасов
4. Проведение инвентаризации и отображение результатов инвентаризации в учете
5. Отображение себестоимости реализованных запасов в момент отображения дохода от такой реализации
6. Печатная форма ТТН

Учет основных средств

1. Постановка основного средства на учет через счет “Капитальных инвестиций”
2. Дооценка/уценка основных средств
3. Пообъектный учет основных средств
4. Поддержка методов начисления амортизации: “Прямолинейный”, “Метод уменьшающегося остатка”, “50/50” и “100%”
5. Начисление амортизации с первого числа следующего месяца после введения в эксплуатацию
6. Инвентарный учет основных средств. Учет закрепления основных средств за подразделениями/сотрудниками. Отслеживание сроков гарантии купленных основных средств
7. Печатные формы: ОЗ-6, ОЗ-1

Заработная плата

1. Учет рабочего времени сотрудников и фиксация отклонений от рабочего графика (отпуска, больничные,…)
2. Конструктор бухгалтерских проводок по заработной плате
3. Начисление авансов по заработной плате
4. Начисление отпускных
5. Начисление больничных
6. Начисление заработной платы по окладу
7. Доначисление заработной платы до минимальной
8. Учет сотрудников инвалидов и учитывание этого при начислении ЗП (ЕСВ)
9. Начисление доплаты за работу в ночное время, сверхурочные
10. Групповое начисление заработной платы
11. Отслеживание истории изменения оклада и учитывание этого при расчете заработной платы
12. Печатная форма “Платежной ведомости”
13. Расчет индексации
14. Расчет резерва отпусков
15. Возможность учитывать при расчете заработной платы различного рода доплат/удержаний
16. Формирование банковской выписки после начисления ЗП для отображения в учете факта выплаты ЗП

Кадровый учет

1. Печатная форма “Приказ о приеме на работу”
2. Печатная форма “Приказ об увольнении”
3. Печатная форма “Приказ о предоставлении отпуска”
4. Печатная форма “Табель учета рабочего времени”
5. Печатная форма П-2 “Карточка сотрудника”

Общие бухгалтерские процедуры

1. Возможность корректировки учетных данных “Методом сторно”
2. Начисление амортизации по основным средствам
3. “Сворачивание” доходов и расходов на финансовый результат (определение финансового результата)
4. Возможность создавать шаблоны учетных записей и создавать бухгалтерские проводки по этим шаблона

Отчетность

1. Конструктор бухгалтерских отчетов для финансовых отчетов (Баланс, Отчет о финансовом результате, Отчет о движении денежных средств) и расчета финансовых показателей
2. Главная книга
3. Оборотно-сальдовая ведомость
4. Анализ остатков на складе

Краткое описание реализации учета основных объектов бухгалтерского учета

Учет денежных средств 

Движение денежных средств (как наличных, так и безналичных) отображается с помощью банковской выписки. В позиции банковской выписки указывается тип/подтип платежа, сумма платежа и корреспондирующий счет. Также может быть указана дополнительная аналитика – аналитический счет, как статья движения ДС.

Учет взаиморасчетов с подотчетными лицами

Настройки: в карточке контакта сотрудника необходимо выставить Счет учета кредиторской задолженности – 3721 (в нем поставить тип – Кредиторская задолженность). 

Авансовый отчет сотрудником подается с помощью расходов сотрудников ( Дт Расходы Кт Взаиморасчеты с подотчетными лицами)

Если подотчетным лицом были закуплены материалы и они должны быть оприходованы на склад, то на имя сотрудника оформляется “Заказ на закупку”, формируется “Складское перемещение” (Дт Запасы Кт Запасы полученные на склад) и формируется “Поступление товаров и услуг”, которое сделает проводку: Дт Запасы полученные на склад Кт Взаиморасчеты с подотчетными лицами.

В расходы сотрудников добавлен функционал сверки с ранее сделанными платежами. Теперь после утверждения отчета в заявке на расход видно, что сотруднику ранее был выдан аванс.

Учет запасов

Общие настройки

Правила учета запасов задается на уровне категории продукции. Под каждую группу запасов (товары, сырье, МШП, сырье и т.д.) необходимо создать категорию и на уровне категории задать все необходимые настройки.

Особенностью учета запасов в системе является использование транзитных счетов. Под каждый счет учета запасов необходимо создать два транзитных.

Например: под 281 счет “Товары” необходимо создать субсчета: 2811 “Товары отгруженные со склада” и 2812 “Товары полученные на склад”.

Это связано с тем, что при поступлении либо выбытии запасов бухгалтерские проводки делают два документа: “Складское перемещение” и “Инвойс”

Система поддерживает следующие методы оценки выбытия запасов: “ФИФО” и “Средневзвешенная” и “Идентифицированная стоимость”

Партии по ФИФО формируются исходя из-того какое поступление было первым проведено, а не какая дата у документа формирующего эту партию. 

Поступление запасов (покупка)

Закупка запасов всегда делается через заказы на закупку. Из Заказа на закупку формируется “Складское перемещение” и “Поступление товаров и услуг”

Распределение накладных затрат на себестоимость запасов

Для метода ФИФО доступно распределение накладных затрат на конкретные партии запасов, а также увеличение себестоимости ранее реализованных (списанных) запасов из этой партии.

Накопление затрат подлежащих распределению делается на соответствующих счетах (например 280 – “ТЗР)

Далее с помощью инструмента “Стоимость с издержками” делается распределение затрат.

Распределение накладных затрат для запасов учитывающихся по “Средневзвешенному методу” также доступно. Такое распределение будет увеличивать себестоимость остатков запаса на складе на указанную сумму.

Инвентаризация запасов

Для корректного отображения в учете результатов проведения инвентаризации необходимо настроить место хранение с типом “Потери инвентаризации”

Начисление налоговых обязательств по НДС делается ручной проводкой (в случае необходимости)

Отображение сумм убытка, которые подлежат возмещению сотрудником (или другим лицом) делается с помощью ручной проводки (Дт375 Кт 716).

Пересортица отражается через счета учета недостач (например 947) и излишков (например 719). Разница отразится в финансовом результате.

Списание по другим причинам (в т.ч. брак)

Списание запасов по другим причинам можно сделать с помощью документа “Брак”.

Для корректного отражения в учете результатов списания необходимо в месте хранения с пометкой “Это место хранения брака”  сделать необходимые настройки (выставить счета учета затрат)

Списание запасов в производство

Для корректного списания запасов в производство и выпуска готовой продукции необходимо сделать настройки места хранения с типом “Производство” – указать счет на который будет списываться себестоимость сырья и с которого будет появляться себестоимость готовой продукции (как правило это будет 231 счет)

Учет основных средств

Поступление основных средств

Учет основных средств реализован с помощью нескольких инструментов: продукции (правила учета ОС задаются на уровне категории продуктов), основного средства (задание правил начисления амортизации и отображение ее в учете) и оборудование (инвентарный учет, закрепление за ответственными лицами, отслеживание сроков гарантии)

Первичная стоимость Основного средства всегда состоит из цены закупки. В случае наличия затрат которые необходимо включить в стоимость основного средства такое распределение делается с помощью инструмента “Распределение накладных затрат”

Начисление амортизации

Правила начисления амортизации и отражения ее в учете задаются в категории основных средств.

После введения основного средства в эксплуатацию в учете появляется карточка основного средства, в которой рассчитывается амортизация.

На данный момент в системе поддерживаются следующие методы начислении амортизации: прямолинейный, метод уменьшающегося остатка, 50/50 и 100% (при этом 50/50 и 100 реализовываются с помощью настроек прямолинейного метода)

Также реализовано начисление амортизации с первого числа следующего месяца после введения основного средства в эксплуатацию.

Ремонт основных средств

Затраты на проведение текущего ремонта отражаются в учете стандартными инструментами системы.

Затраты на проведение капитального ремонта, которые должны увеличить стоимость основного средства сначала накапливаются на соответствующем счете, а потом распределяются на основное средство с помощью инструмента “Распределение накладных затрат”. Следующем шагом является изменение стоимости основного средства которая подлежит амортизации – это изменение проводится в карточке основного средства.

Учет дебиторской задолженности

Дебиторская задолженность по реализации товаров/работ/услуг

Основным документом по отражению в учете дебиторской задолженности является “Инвойс покупателя”, который является аналогом документа “Реализация товаров и услуг”. Данный документ при реализации товаров отражает в учете доход от реализации, формирует дебиторскую задолженность и отражает в учете себестоимость реализации.

Все взаиморасчеты отражаются на счете учета задолженности (предоплаты и отгрузки). Ведение предоплат на отдельном счете системой поддерживается, но является весьма трудозатратным (взаимозачет предоплат и задолженностей производится вручную)

Особенностью системы является то, что при реализации товара бухгалтерские проводки делают два документа “Складское перемещение” и “Инвойс покупателя”. В связи с этим возникает необходимость использование транзитного счета “Запасы отгруженные со склада”

При использовании в учете метода “ФИФО” критически важным является проведения “Инвойса покупателя” после проведения “Складского перемещения”. В таком случае будет отображаться правильная себестоимость реализации. 

Особенностью формирования проводки документов “Инвойс покупателя” есть то, что оборот по счету учета дохода “схлопывается” и по кредиту отражается уже сумма чистого дохода за минусом налога. Это никак не влияет на финансовую отчетность и упрощает составление отчета о финансовом результате с помощью инструментов системы.

Прочая дебиторская задолженность

Для отображения в учете прочей дебиторской задолженности необходимо использовать все тот же Инвойс покупателя, в котором необходимо указать необходимые счета для проводки либо отобразить такую задолженность с помощью ручной проводки

Резерв сомнительных долгов

Формирование в учете резерва сомнительных долгов делается с помощью ручной проводки.

Учет кредиторской задолженности

Основным документом по отражению в учете кредиторской задолженности перед внешними поставщиками является “Инвойс поставщика”, который является аналогом документа “Поступление товаров и услуг”

Одновременно с задолженностью в учете может признаваться расходы.

Задолженность также можно отобразить путем составления ручной проводки

Заработная плата

Функционал заработной платы был описан в статье НАЧИСЛЕНИЕ ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ В ERP ODOO (ЛОКАЛИЗАЦИЯ ДЛЯ УКРАИНЫ).

Первое событие по НДС и формирование налоговых накладных

В системе нет процедуры перепроведения документов. В 1С необходимость данной процедуры вызвана тем, что документы при проведении сразу формируют проводки по НДС и в случае проведения документа задним числом может менятся первое событие.

В ODOO (в нашей сборке) первое событие отслеживается по состоянию взаиморасчетов по счету учета таких взаиморасчетов. Для избежания отслеживания первого события по другим счетам учета взаиморасчетов с дебиторами/кредиторами по которым это не нужно делать в самом счете учета предусмотрена отдельная настройка “Первое событие”

На уровне контрагента определяется как будет отслеживаться первое событие: в целом по контрагенту или в разрезе договоров

После проведения всех документов за период нужно запустить Расчет первого события, которое сформирует все необходимые проводки в учете и автоматически сформирует налоговые накладные. А также отобразит какой документ вызвал первое событие

Первое событие всегда делает проводку Дт6431 Кт6432.

Если первое событие отгрузка и инвойс сделал проводку Дт702 Кт 6431, то 6431 сворачивается и остается сальдо по 6432

Налоговая накладная всегда делает проводку Дт 6432 Кт 6412

Все счета по учету НДС задаются в настройках и могут быть изменены пользователем

Для поставщиков (налогового кредита) реализован зеркальный механизм

Также добавлен документ “Расчет-корректировка” и добавлена возможность его выгрузки в формате xml.

Для компаний которые используют для фиксирования продаж функционал точки продаж реализовано формирование налоговых накладных из сессий точки продаж. Первое событие здесь не нужно так как при таких продажах оно всегда возникает при фиксировании продажи в системе.

Более детально функционал расчета первого события, формирования проводок по первому событию и автоматического формирования налоговых накладных будет описан в одной из следующих публикаций.

Общие бухгалтерские процедуры

Определение финансового результата

В ODOO нет необходимости делать определение финансового результата чаще чем раз в год. Но процедура формирования финансового результата в конце года является обязательной, так как информация о накопленных доходах и расходах за год не переносится на следующий год.

Для упрощения этой процедуры в системе есть инструмент который позволяет зашаблонизировать эту процедуру. 

Перенос с 79 счета на 44 нужно делать ручной проводкой

Расчет амортизации по основным средствам и МНМА

В системе предусмотрен расчет амортизации по всем основным средствам находящихся в статусе “Активный” за определенный месяц

Планы на будущее

Описанный выше функционал является по сути заменой самой простой версии 1С “Бухгалтерія для України” и уже пригодна к использованию компаниями которые занимаются оказанием услуг, оптовой или розничной торговлей.

В ближайшем будущем (в первом полугодии этого года) планируется сделать интеграцию с ПРРО “Checkbox”, реализовать основную налоговую отчетность (НДС, 4ДФ), закрыть вопрос с переоценкой валютных остатков и сделать удобным отображение операций с покупкой/продажей валюты (сейчас это можно сделать с помощью ручных проводок).

Также в планах есть реализация особенностей отражения в учете операций ВЭД. А также адаптация системы под особенности учета специфических отраслей (строительство, производство, общепит и т.д.) и учета специфических операций (консигнация, давальческое сыръе).

Насколько быстро появятся эти решения сказать сложно, основной тормоз на данный момент – отсутствие достаточного финансирования, но если найдется инвестор, то все основные вопросы можно будет закрыть до конца этого года.