Понравилась статья - поделись ею в соцсетях)

Print Friendly, PDF & Email

Многие компании (и в частности производственные) не достигают желательных результатов и не обладают той производительностью и эффективностью, на которые как им кажется они способны; они часто опаздывают с выполнением заказов; в какой-то момент времени выясняется, что им не хватает запасов; они не могут положиться на точность своих данных и отчетов. И в какой-то момент они это осознают и начинают искать пути решения проблем. В поисках новейших технологий управления они посылают своих менеджеров на всякого рода тренинги, нанимают консультантов или говорят своим работникам «Работай лучше, а не то…».

Первое что необходимо сделать таким компаниям это провести трезвую оценку текущих методов работы и технологических процессов на своем предприятии. Во-первых, сравните ваше текущее производство и операции с установленными правилами и регламентом. Соблюдаются ли технологические процессы в соответствии с вашей документацией (она же наверное у вас есть?). Если документация у вас есть то в ней наверное отображена идеальная картина, если вы ей не следуете, это уже причина для беспокойства.

Во-вторых, необходимо определить, планомерно ли вы действуете основам своей деятельности ( то есть основным производственным процессам планирования и исполнения).

Соблюдение основных принципов в производстве также необходимо как и в спорте. Прежде чем внедрять какую-либо систему управления, научитесь неукоснительно соблюдать  базовые принципы.

Сейчас же я хотел бы остановиться на вопросах управления материальными запасами в производстве, так как это одна из основных статей затрат практически любого производственного предприятия производящего материальные активы (физическое производство).

Особое внимание следует уделить вопросу управления логистикой таких запасов. Если вы плохо разбираетесь в системе управления запасами, то вы не готовы к более сложным инструментам либо новым методологиям.

Зачем нужны запасы?

Запасы — что может быть привычней при производстве. Вон они валяются. Изредка кто-то из руководителей могут задать вопрос «А сколько у нас запасов на складе?». Как правило ответ на этот вопрос знает только бухгалтер, который что-то там ведет в своей учетной программе. Вторым вариантом развития событий может быть получение распоряжения снизить уровень запасов, потому что больно их много болтается в учете. Исполнители недолго думая начинают выполнять данное распоряжения не задумываясь о последствиях.

Слишком много запасов это плохо, это ваши замороженные деньги, которые возможно вы уже и не увидите. Кроме того у некоторых организаций у которых якобы много запасов могут попадать в ситуации, когда необходимый запас отсутствует на складе и вы не можете выполнить заказ клиента вовремя.

Итак, первое что надо сделать это определить для чего вам нужны запасы.

Готовая продукция не появляется из воздуха (а жаль), и производиться в том числе из запасов. Неважно как у вас происходит производство, на каком-то его этапе у вас появятся запасы. А это значит что вы за них несете ответственность за наиболее эффективное их использование. Вы должны иметь в наличии сырье и материалы, но в то же время у вас должны быть некоторые запасы готовой продукции.

Важно грамотно планировать запасы. Фраза «Ну, у нас есть какой-то запас на всякий случай…» не самый лучший девиз для вашей компании. Если отсутствует эффективное управления запасами, их количество будет у вас хаотически изменяться в ущерб компании. Очень часто состояние запасов компании зависит от  других управленческих решений. Например в один прекрасный день отдел продаж по какой-то причине захочет увеличить остатки запасов, или отдел производства ни с того ни с сего решит увеличить выпуск готовой продукции для перевыполнения плана (в СССР это же было почетно) или главный бухгалтер может при составлении отчетности решить, что в статье баланса «Запасы» уж больная большая сумма вырисовывается.

Существует пять типов запасов, которым можно управлять:

  1. Резервные запасы — из названия понятно, что их держат на всякий случай и они выполняют защитную функцию и страхует производителя от ошибок в прогнозах или других статистических колебаний. Статистические отклонения — это нормально. Никогда нельзя спланировать так чтобы прогноз совпал с фактом на 100 % (иногда можно, но если это делать преднамеренно). Резервный запас будет вас также защищать в случае колебания спроса или в случае задержки от поставщиков.
  2. Ситуативные запасы — данный тип запасов вы накапливаете к определенному событию (например продвижение товара или плановой остановке производства). Нередко сюда также попадаю запасы произведенные на всякий случай, также сюда относятся запасы которые вы храните на складе и планируете использовать в производстве.
  3. Транспортные запасы — или как их еще называют «запасы в пути». Это запасы которые откуда-то выехали но к вам еще не приехали либо не приехали к вашему клиенту. На эту категорию запасов мало компаний обращают внимание, но там может зависать приличная сумма запасов. Время которое тратится на транспортировку тоже сильно влияет на количество запасов в пути.
  4. Страховые запасы имеют много общего с ситуативными, но с одним «но»: они приобретаются до возможного или неопределенного события.  К таким можно отнести колебания валютных курсов, импортные пошлины, отсутствие товара у поставщика и другие события. С такими запасами всегда есть риск: они вам могут либо понадобится (и тогда хорошо что у нас они были) либо не понадобится (и вы понесете некоторые финансовые расходы). Ваше отношение к риску определяет сколько у вас будет таких запасов.
  5. Запасы в размере объема партии. Этот тип запасов появляется тогда, когда вы закупаете больше чем вам надо. Это может быть связано с политикой поставщиков (мы продаем товар только при условии покупки 100 штук, а то что вам нужно 10 — это ваша проблема). Такая ситуация также может возникать при производстве — «мы производим не меньше 100 штук, а то что вам нужно 10, тут мы ничего не можем поделать — у нас линия не позволяет выпускать меньше».

Описание номенклатуры

Часто описание номенклатуры в каталогах компании носит достаточно сумбурный характер, а в описаниях похожих продуктов нет никаких сходств. Разработка стандарта описания номенклатуры могло бы значительно упростить работу компании. Стандартизация также поможет в анализе состояния складских остатков. Большинство компьютерных баз данных (например ERP системы) допускают возможности поиска и запросов по любому параметру. Наличие стандартизированных описаний облегчит поиск и сортировку наименований.

При разработке формата стандартизации следует создать словарь компании, в котором будут отображены стандартные термины вашей отрасли или компании. В таком словаре должны содержаться определения терминов, которые будут использоваться в описаниях и характеризовать реальные изделия. Например: болт — резьбовое приспособление для соединения деталей, кабель — многоветвевой  провод. Описание должно начинаться с ключевых определяющих свойств, чтобы можно было мгновенно идентифицировать про что идет речь. Далее может следовать дополнительная описательная информация (цвет,  размер и другие характеристики).

Формат описания должен быть стандартизирован и последователен. Если у вас принят формат «ключевое слово — размер — цвет» используйте его для описания всех объектов. Не поддавайтесь соблазну использовать новый формат «цвет — ключевое слово — размер».

Также разработайте стандартные аббревиатуры, вместо того чтобы их создавали ваши сотрудники.

Описание номенклатуры несет значительную информацию о ней и весьма облегчает анализ запасов.

Пример:

Упорядоченное

Болт, 2 см, сталь

Болт, 2 см, алюминий

Неупорядоченное

Болт, 2 см, сталь

Алюминиевый болт, 2 см

Спецификации

Спецификации (bill of materials, BOM) как инструмент управления запасами и планирования зачастую воспринимается неверно. Правильно составленные спецификации (ведомости материалов) с точными данными чрезвычайно важны для эффективного планирования и управления материалами. Они лежат в основе систем производства и определения стоимости. Ведомости материалов  и графиков производства, а также при расчете стоимости продукции. Также она применяется для описания изделия и определения способа его производства.

На основании ведомости в основном производственном плане-графике (ОПП) учитываются все составляющие, которые нужно приобрести или изготовить. Отдел закупок используя ОПП и спецификации определяет что именно нужно закупить и составляет план закупок.

Графики производства и сборки могут частично включать изготовленные комплектующие необходимые согласно спецификаций или ООП. В спецификациях должны быть указаны все материалы требуемые для производства (даже самые мелкие и с виду незначительные).

Даже при использовании систем бережливого производства, когда материалы контролируются с помощью канбан, для грамотного планирования необходимы точные ведомости материалов.

Спецификация устанавливает между деталями отношения типа «родитель-дети». Дети — это материалы необходимые для производства изделия более высокого уровня. Родителем может быть как готовой продукт, так и компонент, а ребенком — произведенный компонент или сырье.

Многоуровневая спецификация

Спецификация не дает детальных инструкций по сборке (технологию производства). Но она помогает отслеживать любые конструкторские модификации. Все изменения в используемых материалах должны быть отражены в спецификациях. Они позволяют определить прямые издержки — стоимость материалов входящих в изделие (пример на рис. выше). Ошибки в спецификациях могут привести к недостатку комплектующих и к задержкам в производстве и к невыполнению заказов. Наличие же избыточных запасов тоже не есть хорошо, так как они занимают место и в них заморожены финансовые средства. Если в спецификациях есть неточности, то это может привести к понижению качества изготовляемой продукции, включая лишние переделки, большое количество брака, возвраты от покупателей и вопросы обеспечения безопасности производства.

Точный учет запасов

Грамотный учет запасов играет важную роль в оптимизации деятельности компании и повышения эффективности производительности.  Многие важные решения принимается на основе учетных данных об остатках.

Неточные учетные данные об остатках могут привести к дефициту запасов на складе, что может повлиять на производство. Избыток запасов тоже вызывает свои проблемы. Ошибки в учете запасов также могут негативно отразится на производственных графиках, которые не будут соответствовать запросам заказчиков и потребностям вашего предприятия.

Запасы в производственных компаниях занимают существенную долю затрат и внешние пользователи финансовой отчетности внимательно смотреть на строку «Запасы» в балансе компании.

Одним из самых распространенных методов учета запаса и контроля является физический подсчет количества запасов (инвентаризация), которые проводится периодически. И компании считают, что после проведения очередного переучета у них в учете уж точно все верно. Несмотря на это при каждом подсчете обнаруживаются ошибки. И даже если подсчет был проведен верно, он таковым может оставаться недолго. Может это в какой-то мере будет устраивать бухгалтеров, но это не годится для равномерного управления производством и достижения оптимальной производительности.

Как же можно обеспечить точный учет запасов? Ответ — циклический учет, который в себя включает как известную всем инвентаризацию, так и выявление причин ошибок в учетных записях, их устранение и предотвращение их повторения.

Одним из принципов циклического учета является предположение о том, что некоторые запасы обладают большей ценностью чем другие. В связи с этим наименования классифицируются на категории: А, В и С, где наименования категории А — наиболее важные или ценные, категории В — средняя степень важности, С — наименее важные и ценные  наименования.

В основе данной классификации, как правило лежит годовая стоимость запасов (стоимость единицы * годовой объем), но при этом учитываются и другие факторы. Например наименования запасов которые трудно достать или требующие длительного времени на изготовление. Более ценные наименования подвергаются более тщательному контролю. Другими словами, запасы категории А будут пересчитываться чаще, чем категории В.

АБС анализ основан на принципе 80/20. Первые 20% относятся к категории А, 30% относится к категории В, и 50% — к категории С.

В нем выделяют следующие действия:

  1. Определить годовой объем потребления каждого комплектующего;
  2. Определить годовую стоимость этих комплектующих (стоимость единицы * количество единиц);
  3. Расположить комплектующие по убыванию в зависимости  от величины годовой стоимости;
  4. Рассчитать совокупную стоимость, общее процентное отношение стоимости и количество отсортированных комплектующих;
  5. Классифицировать комплектующие по категориям в зависимости от их стоимости.

Вы можете изменить классификацию своих запасов, основываясь на других критериях. Первоначальный метод анализа является отправной точкой, но не строгим условием. Но тут надо быть предельно осторожным, иначе можете просто потерять время на раздумывание к какой категории отнести тот или иной запас.


Понравилась статья - поделись ею в соцсетях)