Налоговое планирование как способ оптимизации расходов и денежных потоков компании

Налоги — неизбежное зло рыночной экономики

«В этом мире неизбежны только смерть и налоги» — эти слова сказал автор конституции США Бенджамин Франклин. Все знают как он выглядит, так как именно его портрет находится на самой популярной купюре в мире — 100 долларовой банкноте.

Спарк Мацунага (был такой американский политик) эту фразу дополнил: «В этом мире неизбежны только смерть и налоги. Разница лишь в том, что смерть не становится хуже всякий раз, когда заседает конгресс». И я могу дополнить эту фразу таким выражением «Особенно если он это делает часто».

Налоги являются неизбежным злом в странах у которых рыночная экономика. Если смотреть определение которое есть в Википедии, то:

Налог — обязательный, индивидуально безвозмездный платёж, взимаемый с организаций и физических лиц в форме отчуждения принадлежащих им на праве собственности, хозяйственного ведения или оперативного управления денежных средств, в целях финансового обеспечения деятельности государства и муниципальных образований.

Взимание налогов регулируется налоговым законодательством. Совокупность установленных налогов, а также принципов, форм и методов их установления, изменения, отмены, взимания и контроля образуют налоговую систему государства.

Собранные налоги направляются на обеспечение государством своих функций и порой не очень понятно куда собственно говоря деваются уплаченные налоги. Если непонятливость возрастает то плательщики налогов не понимая зачем собственно говоря им отдавать свои кровно заработанные средства начинают искать возможность избежать уплаты налогов законными и не очень способами.

К сожалению в Украине  ситуация именно такая. Налогоплательщики видя несостоятельность государства эффективно перераспределить собранные суммы налогов начинают поиск способов которые помогут им уплатить как можно меньшую сумму налогов, то есть занимаются налоговой минимизацией, которая может привести к ответным действиям со стороны государства.

В этой статье я буду говорить не о налоговой минимизации, а об основных инструментах налогового планирования. И для лучшего понимания давайте определим назначение такого процесса как налоговое планирование.

Пути сокращения налоговых платежей

При действующем сейчас налоговом законодательстве и большой налоговой нагрузке налоговое планирование становится обязательным для успешного функционирования бизнеса. Незнание законов, отсутствие квалифицированных сотрудников может привести к значительным убыткам и даже к закрытию предприятия.

К сожалению у нас в стране еще нет культуры уплаты налогов и уплата налогов скорее воспринимается как неприятное обязательство. Предприятия стараются уменьшить сумму подлежащих к уплате налогов разными способами:

1. Уклонение от уплаты налогов — нелегальный путь уменьшения своих налоговых обязательств путем уменьшения суммы доходов, создание фиктивных расходов, а также искажения данных отчетности. У нас в стране к сожалению такой способ минимизации налогов встречается часто и практически на каждом шагу: продажи за наличку, деятельность без регистрации, обналичивание.
2. Уход от налогов — минимизация налогов путем использования колизий и недоработок нормативных законодательных актов и при этом плательщик налогов полностью раскрывает всю информацию контролирующим органам. С юридической точки зрения все ОК, но такой способ несет некоторые риски судебных тяжб с налоговой.
3. Налоговое планирование — легальный путь уменьшения налоговых обязательств. И именно про него будет дальше вестись разговор.

Подходы к налоговому планированию и его цели

Если посмотреть определение налогового планирования в университетских учебниках, то:

Налоговое планирование — это целенаправленная деятельность предприятия, направленная на снижение налоговой нагрузки, максимизацию прибыли предприятия и увеличение объема средств, остающихся в его распоряжении. Налоговое планирование базируется на глубоком анализе особенностей налогового, хозяйственного и гражданского законодательства, альтернативности финансово-хозяйственной деятельности.

Налоговое планирование (НП) представляет собой одну из важнейших составных частей финансового планирования (управления финансами) организации. Сущность НП заключается в том, что каждый налогоплательщик имеет право использовать допустимые законом средства, приемы и способы для максимального сокращения своих налоговых обязательств. НП можно определить как планирование финансово-хозяйственной деятельности организации с целью минимизации налоговых платежей. Оно может быть как индивидуально направленным и носить адресный характер, так и применяться в финансово-хозяйственной деятельности широкого круга хозяйствующих субъектов.

Полноценное налоговое планирование возможно только в условиях стабильного налогового законодательства. К сожалению наше законодательство переменчиво и не всегда принимаемые новшества облегчают жизнь налогоплательщиков.

Одним из подходов к  налоговому планированию у многих предприятий является планирование налоговых платежей путем составления графика платежей (так называемого графика налоговых платежей). Для того чтобы его составить нужно знать налоговое законодательство. При совершении каких либо хозяйственных операций нужно руководствоваться лишь официальными документами. Такой подход есть достаточно ограниченный, так как по сути сводится к начислению налогов и его можно назвать скорее планированием налоговых платежей, чем налоговым планированием.

Вторым популярным подходом к налоговому планированию является выбор наиболее подходящей системы налогообложения для деятельности компании. При этом сразу нельзя сказать какая система налогообложения будет оптимальной — для этого надо сделать предварительные расчеты, которые можно сделать даже перед открытием компании. У многих руководителей складывается неверное представление об упрощенной системе налогообложения и в некоторых случаях она может привести к уплате значительно больших сумм, чем на общей.

Характерным признаком налогового планирования есть его альтернативность, то есть мы почти всегда имеем выбор, который может повлиять на суммы начисленных налогов.

Целями налогового планирования являются:

1. Придерживание норм налогового законодательства;
2. Максимальное увеличение прибыльности бизнеса;
3. Законное использование существующих налоговых норм и особенностей налогового законодательства;
4. Управление потоками денежных средств;
5. Партнерские отношения с контролирующими органами.

Организация налогового планирования

Обязанности по организации НП как правило возложены на собственника бизнеса ли на руководителя. Руководитель же в свою очередь возлагает эти обязанности на бухгалтера или на отдельно выделенного специалиста (на крупных предприятиях). При этом желательно еще привлекать финансистов, которые могут разработать схему налогового планирования и юристов, которые со своей стороны оценят применимость схемы налогового планирования с учетом норм законодательства.

Для эффективного НП его участники должны обладать определенным уровнем знаний и умений, которые будут влиять на результат:

• знать налоговое законодательство и своевременно начислять и уплачивать налоги — это то про что я уже говорил — уровень планирования налоговых платежей;
• оптимально оплачивать налоги (планировать уровень прибыли, минимизировать дебиторскую задолженность, анализировать финансовое состояние предприятия;
• платит налоги минимально, применяя законные методы уменьшения налоговой нагрузки

Инструменты налогового планирования

Классическое налоговое планирование дает нам следующие инструменты, которыt я называю явными.

Инструмент 1 Выбор системы налогообложения

Сейчас в Украине есть две системы налогообложения: упрощенная и общая. Для физических лиц выбор очевиден — упрощенная система лучший выбор, так как общая система неудобна, громоздка, затратна и по сути нежизнеспособна. А вот для юридических лиц выбор неочевиден и перед выбором необходимо сделать предварительные расчеты. По сути нам надо расcчитать два налога: единый налог и налог на прибыль. При этом упрощенная система будет выгодна бизнесу с большой маржинальностью. Если же планируемая прибыль невелика, то более выгодной будет общая система. Если вы планируете выплачивать дивиденды выбор тоже очевиден — в любом случае общая система будет более выгодной, так как если вы являетесь плательщиком единого налога и хотите получить дивиденды, то вам при их выплате придется заплатить налог на прибыль, что не есть «гуд».

Инструмент 2 Знание норм налогового законодательства специалистом ответственным за начисление налогов

Как правило таким специалистом на большинстве предприятий является бухгалтер/главный бухгалтер. Если этим будет заниматься человек который не разбирается в налогах — будет беда. А не знание налогов не освобождает от ответственности. Поэтому не поручайте это некомпетентным людям.

Инструмент 3 Постоянное повышение квалификации специалиста который занимается ведением учета и начислением налогов

Ввиду того, что законодательство постоянно меняется необходимо постоянно следить за его изменениями. Порой это превращается в не очень увлекательный квест. Поэтому если вы не хочете ошибок, которые будут возникать по незнанию вы должны уделять достаточно внимания повышения квалификации ваших сотрудников. Это можно делать разными способами: подписка на периодические издания, семинары, вебинары, курсы. И руководство не должно жлобиться на этот счет.  Иначе ошибка бухгалтера может привести к неприятным последствиям в виде штрафов и потраченных нервов. А оно вам надо?

Инструмент 4. Учетная политика

Неодооценный многими инструмент, который может творить чудеса с отображаемой информацией в учете. Наше законодательство, равно как и МСФО дает некоторую свободу действий бухгалтеру по отображению в учете информации о хозяйственных операциях. Особенно это может повлиять на размер прибыли в учете, с которой платится налог на прибыль. Наиболее явными элементами учетной политики которые влияют на размер расходов в учете есть:

• метод оценки выбытия запасов (Фифо или средневзвешенный). Например если мы планируем, что в течение отчетного периода закупочные цены будут расти, то соответственно
  предприятию в целях оптимизации затрат метод средневзвешенной себестоимости предпочтительнее, чем метод ФИФО
• метод и сроки начисления амортизации;
• переоценка основных средств.

Как правило учетной политикой занимается главный бухгалтер и он должен прописать учетную политику так, чтобы достигались цели предприятия. Очень часто этим вопросом не заморачиваются либо бухгалтер делает так как ему удобно не думая о последствиях для предприятия.

Инструмент 5. Оптимизация доходов и расходов

Объект налогообложения налогом на прибыль зависит от суммы доходов и расходов предприятия. На этапе планирования поступлений и затрат следует учитывать такой аспект, как дата признания доходов и расходов, которая определяется в соответствии со ст.ст.135, 137 Налогового кодекса Украины. Планируя товарные потоки во времени, даты поставок, момент перехода права собственности на товар, можно повлиять на объект налогообложения налогом на прибыль.

Инструмент 6. Организация договорной работы с контрагентами

Зачастую предприятие, работающее посредником в сфере поставки товаров, работ, услуг, работает на базе прямых договоров купли – продажи, поставки и т.п. Прописывание в договоре условия поставок, указания момента перехода права собственности и других условия может повлиять на момент признания дохода в учете.

Также можно применять посреднические схемы работы, которые  могут повлиять на объект налогообложения в момент его формирования. Самыми распространенными посредническими договорами являются договор комиссии и договор поручения (агентский договор). Однако, чтобы внедрить посредническую схему, практически всегда нужен индивидуальный подход, в частности, при осуществлении экспортно-импортных операций. Это связано со сложностью посреднических схем как с правовой точки зрения (выбор посреднического договора и согласование его условий), так и с точки зрения налогообложения, учета, «валютных» нюансов. При этом нужно помнить, что заключение притворного договора можем быть чревато тем, что налоговый орган в ходе проверки переквалифицирует операцию.

Инструмент 7. Оптимизация расходов на заработную плату и социальные отчисления

Раньше перечень доступных вариантов оптимизации был более широким чем сейчас. Сейчас уже практически невозможно воспользоваться налоговой социальной льготой, которая позволяла несколько уменьшить сумму налогов. Сейчас же необходимо помнить о том, что вы можете выплатить сотруднику необлагаемую НДФЛ сумму материальной помощи (в 2020 году — 2940 грн) и что если у вас зарплата больше 15 минимальных ЗП, то на сумму превышения не надо начислять ЕСВ.

Неявные (вспомогательные) инструменты налогового планирования

К таким методам я отношу такие, про которые вам вряд ли скажут на каком-нибудь бухгалтерском семинаре, но которые могут вам помочь уменьшить сумму налогов, уплачиваемую в бюджет.

Суть таких методов проста. Мой опыт говорит, что у компании всегда есть внутренние резервы для экономии на налогах, которые собственник бизнеса не использует по незнанию или просто не успевает отслеживать эффективность собственной модели ведения бизнеса.

Итак, что же нужно сделать? Для начала нужно провести анализ эффективности вашей бизнес-модели с точки зрения экономии. Сколько точно налогов вы платите? Каких? Если вы их минимизируете, во сколько это обходится реально? Что, если сомнительные схемы минимизации стоят дороже «белой схемы»? Если экономия любой ценой не для вас, тогда пора поменять схему работы.

Дальше расставьте приоритеты. Что для вас важнее: суммы уплаченных налогов или безопасность и защита активов?

И затем сделайте прогноз по вашему бюджету на несколько лет вперед. Пусть он будет очень приблизительным. Помните, что налоговое планирование методом «на вчера» может создать неразрешимую проблему в бизнесе, а рост неконтролируемых налогов просто похоронит бизнес. Если сейчас Вы экономите, работая как группа предпринимателей, то увеличив продажи втрое, можете «не выдержать» роста и налоги «съедят» прибыль. Так что начинать считать нужно уже сейчас.

Итак можно выделить следующие инструменты неявного налогового планирования:

Налаживание процессов в компании и переход к процессному управлению

Появление процессного подхода к управлению было эволюционным. Сейчас у большинства отечественных компаний до сих пор используется функциональный подход, что ограничивает развитие организации.

Переход компании на рейки «процессного управления» может ей помочь наладить работу внутри компании, уменьшить количество «косяков» и дать новый смысл работе сотрудников. А упорядочивание работы приведет к более предсказуемым результатам деятельности и сотрудники будут чувствовать большую ответственность за результаты своей работы.

И вы уже сейчас можете начать внедрять процессный подход. Для этого вам следует начать с прописывание регламентов работы, которые будут помогать избегать хаоса в работе.

Регламент процесса (или просто регламент) – документ, определяющий порядок взаимодействия подразделений и работников организации в рамках определенного процесса. Употребляемые синонимы: стандарт процесса, положение о процессе, процедура и т.п.

Частью этих регламентов будут должностные инструкции сотрудников, которые будут четко знать что и в какой ситуации им делать.

Основной проблемой руководителей, которые начинаю заниматься бизнес-процессами, в том, что они планирую просто описать процессы, но мало кто из них задумываются о необходимых и неизбежных изменениях в привычном укладе деятельности.

Если вы планируете проводить автоматизацию ваших бизнес процессов вам придется заняться описанием своих процессов, написать регламенты. Если автоматизировать хаос, то получиться автоматизированный хаос.

Что у вас изменится при переходе на процессное управление:

1. Отношение к управлению — новым объектом управления у вас станет процесс, а не подчиненный;
2. Отношение к ответственности — исполнители становятся ответственными за результаты своей деятельности, а руководители — за поиск и найм сотрудников;
3. Отношение доверия друг к другу и формирование отношений внутренний клиент — внутренний поставщик;
4. Отношение к контролю — контроль перестает быть самоцелью, а становится частью процесса;
5. Отношение к правилам — все сотрудники должны знать правила и регламенты работы, которые должны быть сформулированы простым языком.

И еще раз повторюсь если просто описать все бизнес-процессы и создать инструкции для сотрудников и не произвести системных изменений в коллективе это приведет как вы понимаете к весьма очевидному результату. Вы получите много схем и инструкций которые окажутся мертворожденными и если вы будете проводить автоматизацию, то результат тоже окажется довольно очевидным. И мой практический опыт это доказывает.

Несмотря на все сложности все таки собственники компаний задумываются по переход на процессный подход, в котором они видят некую панацею от тех проблем с которыми они сталкиваются. Запросы достаточно стандартные: повысить эффективность бизнеса, поднять производительность труда, снизить издержки, улучшить управляемость, сделать потоки прозрачными что улучшит качество принимаемых решений. Но не стоит ожидать, что это произойдет моментально. Если вы вогнали свой бизнес в «яму» то выбраться из нее можно но на это потребуется время и терпение.

Оптимизация документооборота в компании

Если говорить с точки зрения темы нашего разговора — то тут в первую очередь надо правильно организовать процесс получения бухгалтерией первичных документов. Как вы знаете нынешнее законодательство очень трепетно относится к «первичке» и отсутствие какого либо документа может привести к неприятным ситуациям. Своевременное получение бухгалтерией первичных документов обеспечить более корректное ведение учета и уменьшение проблем при проверках. Также надо обеспечить полноценное ведение кадрового учета, так как за неправильное его ведение предусмотрены большие штрафы.

Оптимизация работы финансовой службы

Так как именно финансовый отдел является форпостом между вами и большинством контролирующих органов то оптимизация его работы это не впустую потраченное время и деньги.

Первое, что надо сделать — это избавить бухгалтерию от избыточных функций. Что я имею ввиду? Очень часто бухгалтерия на предприятии выполняет не только свои прямую роль, но и выполняет роль кадрового отдела, юридического отдела и секретариата. И это очень плохо сказывается на качестве выполняемой основной работы. Если вы хочете чтобы учет велся корректно и бухгалтеру было время подумать над оптимизацией суммы уплачиваемых налогов — избавьте его от излишних функций.

Внедрение бюджетирования

На многих предприятиях бюджетирование находится в зачаточном состоянии. Бюджетирование позволяет согласовать деятельность подразделений внутри компании и подчинить ее общей стратегической цели.

Бюджет должен быть детальным, достижимым и иметь способность изменяться. Цифры бюджета могут выражаться в стоимостном выражении либо физических единицах.

Как правило процесс бюджетирования проходит несколько этапов:

1. Формулирование задач;
2. Расчет имеющихся ресурсов;
3. Переговоры между заинтересованными лицами по цифрам бюджета;
4. Координация и проверка;
5. Окончательное утверждение;
6. Распространение утвержденного бюджета

Если у вас совсем нет бюджетирования — составьте простой бюджет: запланируйте доходы и расходы, составьте простой реестр платежей, чтобы вы хоть как то могли отслеживать свои денежные потоки. Если у вас есть какая-то программа для ведения учета попытайтесь это сделать там, если у вас уже хоть что то более менее похожее на ERP систему то там возможностей у вас значительно больше.

Если вы настроены решительно внедрить у себя бюджетирование, то включите в нее как обязательный пункт такую статью расходов как налоги, как правило сумму налогов можно достаточно точно спрогнозировать и лучше не нарушать сроки уплаты налогов.

Все указанные выше инструменты помогут вам сделать работу вашей компании более слаженной, предсказуемой и эффективной. А если это случиться то и суммы налогов станут более спрогнозированными и станут меньше.