Конспект главы 1.1 книги В.В. Репина “Бизнес-процессы. Регламентация и управления”

Термины процессного подхода

К понятию “процессный подход” собственники или руководители компаний подходят тогда, когда их компания вроде бы и имеет потенциал к росту и развитию, но он уже близок к истощению. Процессный подход является одним из путей улучшить деятельность организации.

Большинство собственников и руководителей понимают, что надо искать способы решения управленческих проблем, которые возникают в процессе деятельности компании. Довольно часто руководители предпринимают попытку наладить правильную систему управления в одном, отдельно взятом процессе, описанием и улучшением которого занимается внешний консультант. Такие попытки как правило заканчиваются провалом, поскольку любая организация – это сложная система и работа только с одним сегментом не принесент желаемого результата.

Создание системы процессного управления подразумевает создание системы планирования показателей процессов сверху вниз и системы управленческой отчетности снизу вверх.

В основе процессного подхода управления организацией лежит выделение в организации бизнес процессов и управления этими бизнес процессами.

Для всех типов организаций самой актуальной задачей является построение эффективной системы менеджмента, которая будет обеспечивать выполнение задач и достижения успеха организации во внешней среде.

П.Друкер в своей книге “Задачи менеджмента в XXI веке”  определил так основные задачи менеджмента:

Менеджмент существует ради результатов, которых учреждение достигает во внешней среде. Менеджмент должен определять, каких результатов необходимо достичь; менеджмент должен мобилизовать ресурсы организации для достижения этих результатов. Менеджмент предназначен для того, чтобы любая организация – коммерческое предприятие, церковь, университет или приют для женщин-жертв насилия, – имела возможность достичь запланированного результата во внешней среде, за пределами организации

Давайте теперь дадим определения процесса и владельца процесса.

Процесс – устойчивая, целенаправленная совокупность взаимосвязанных видов деятельности, которая по определенной технологии преобразует входы и выходы, представляющая интерес для потребителя (МС ИСО 9000:2000)

Основные группы процессов:

• Сквозные – процессы, проходящие через несколько подразделений организации либо всю организацию, пересекающие границы функциональных подразделений (такие процессы еще называют межфункциональными процессами);
• Процесс (подпроцессы) подразделений, деятельность которых ограничена рамками одного функционального подразделения организации (такие процессы называют внутрифункциональными процессами);
• Операции (функции) самого нижнего уровня деятельности организации, которые как правило выполняются одним человеком.

Название процессов, подпроцессов или функций должно быть выражено глаголом или отглагольныя существительным. Например процесс производства, процесс продаж,….

Для управления процессом необходимо назначить должностное лицо, которое будет ответственным за выполнение процесса и его результат. Это лицо будет владельцем процесса.

Владелец процесса – должностное лицо или коллегиальный орган управления, имеющий в своем распоряжении ресурсы, необходимые для выполнения процесса и несущие ответственность за результат этого процесса.

Выход (продукт) – материальный или информационный объект или услуга, являющиеся результатом выполненного процесса и потребляемый внешними по отношению к процессы клиентами. Он всегда имеет потребителя, если потребителем является другой процесс, то для него этот выход является входом. Выход процесса также может использоваться как ресурс при выполнении другого процесса. Примером выхода процесса есть готовая продукция, информация, документация и т.д.

Вход бизнес-процесса – продукт, который в ходе выполнения процесса преобразуется в выход. Вход всегда должен иметь своего поставщика.

Ресурс бизнес-процесса – материальный или информационный объект, постоянно используемый для выполнений процесса, но не являющийся входом процесса.

Информация может являться и входом процесса и ресурсом.

Ресурсы процесса:

• находяться под управлением владельца процесса;
• их объем планируется на большое количество циклов либо длительный период работы процесса.

Входы процесса:

• поступают в процесс извне;
• их объем планируется на один или несколько циклов работы процесса либо выпуск определенного количества продукции.

Входы, выходы и ресурсы процесса всегда обозначаются существительными.

Процессы подразделений (внутрифункциональные процессы)

Внутри подразделения может быть выделено несколько процессов. Также внути продразделения будет всего один процесс (отдел 2 на рисунке)

Но чаще всего подразделение контактирует и с другими подразделениями, имеющие свои процессы

Как мы видим процесс “Б” является поставщиков процесса “А”. Определяются границы процессов по входам и выходам, регламентируются соответствующие требования.

Такое структурирование возможно если в деятельности организации есть соответствующие регламенты. Без документирования процессов, то затруднительно выделить показатели и критерии оптимальности процесса.

Сквозные процессы

Сквозной (или межфункциональный) бизнес-процесс – бизнес-процесс (далее – БП), полностью или частично включающий деятельность, выполняемую структурными подразделениями организации, имеющими различную функциональную и административную подчиненность.

Любая система управления сроится сверху вниз в зависимости от стоящих задач перед руководством и собственниками. Выделение процессов в организации целесообразно начинать с процессов верхнего уровня.

Чаще всего такие процессы выделяют на основе клиенто-ориентированных цепочек или продуктовых цепочек

Выделение процессов на основании клиенто-ориентированных цепочек может быть выполнено в случае, если каждый клиент потребляет уникальный продукт, создание продуктов ведется параллельно и при этом процессы слабо пересекаются.

К таким организациям относятся:

• торговые организации с сильной диверсифкацией по клиентской базе, но с централизированными функциями закупки, логистики, склада;
• проектные организации, выполняющие уникальные проекта для каждого клиента.

Выделение сквозных процессов на основе продуктовых цепочек

Такой способ в чистом виде встречается доволно редко. Гораздо чаще встречается  ситуация, когда процессы выделенные по продуктовой цепочке пересекаются в одном из подразделений.

Декомпозиция процессов

Для описания организации используют укрупненные процессы. Примером процесса верхнего уровня может быть процесс закупки, состоящий из: планирования закупок, заключения договоров, оформление заказов, получение ТМЦ и т.д. При определении бизнес-процессов целесообразно начинать именно с процессов верхнего уровня.

До какой глубины следует описывать бизнес процессы? При проведении декомпозиции количество объектов на диаграмме расчтет в геометрической прогрессии.

Верхний уровень описания БП соответствует уровня топ-менеджеров компании, второй уроыень – уровень крупных функциональных подразделений компании, третий – уровень функций подразделений и отделов; четвертый – функции выполняемы на рабочих местах.