Управленческая отчетность и ERP-системы
Управленческая отчетность является важным инструментом для эффективного управления бизнесом. Она позволяет получать информацию о текущем состоянии дел и принимать взвешенные решения на основе конкретных данных.
Для разработки системы управленческой отчетности нужно выбрать подходящее программное обеспечение которое позволит автоматизировать процесс сбора и анализа данных (наилучшим вариантом здесь будет решение которое обеспечит комплексную автоматизацию — то есть системы класса ERP), а также обеспечить инфраструктуру для хранения данных и доступа к ним.
Разработка и реализация системы управленческой отчетности — сложный процесс, который требует тщательной подготовки и планирования. Однако, правильно организованная система может стать мощным инструментом для управления бизнесом и повышения его эффективности.
Ниже будут рассмотрены инструменты ERP-системы Odoo (от меня не надо было ожидать другой ERP 😊) для сбора и анализа данных (финансовых и нефинансовых), которые затем можно использовать для построения отчетности. Но сначала несколько слов о системах класса ERP.
ERP-системы (Enterprise Resource Planning) — это комплексные программные продукты, которые объединяют в себе различные функциональные модули, такие как управление финансами, управление производством, управление складом и т.д. Один из важных модулей ERP-систем — модуль учета, который обеспечивает руководство компании необходимой информацией о текущем состоянии дел.
Разработка и реализация системы управленческой отчетности в ERP-системах начинается с определения требований к отчетности. Нужно определить, какие показатели эффективности нужно отслеживать, какие отчеты должны быть созданы и как часто они должны быть предоставлены. Это позволяет разработать структуру отчетности, которая будет отражать все необходимые данные.
Далее нужно выбрать соответствующие инструменты для создания отчетов. В ERP-системах обычно используются инструменты OLAP (Online Analytical Processing), которые позволяют анализировать данные в реальном времени и строить многомерные отчеты. Также могут быть использованы инструменты BI (Business Intelligence), которые обеспечивают анализ данных с использованием различных алгоритмов и методов.
После того, как структура отчетности и инструменты для ее создания определены, можно приступать к реализации этих отчетов. В ERP-системах обычно предусмотрены стандартные отчеты, которые могут быть настроены под конкретные требования компании. Также может быть необходимо создать дополнительные отчеты, которые не предусмотрены стандартной функциональностью системы.
Важным аспектом разработки и реализации системы управленческой отчетности в ERP-системах является ее интеграция с другими модулями системы. Например, данные о финансовых показателях должны быть связаны с модулем управления финансами, данные о производственных показателях — с модулем управления производством и т.д. Это обеспечивает единый и надежный источник данных для отчетности.
И уже как следствие оперативного учета по этим данным формируются бухгалтерские записи (либо данные из оперативных документов передаются в отдельную бухгалтерскую систему, и проводки формируются там). В такой ERP-системе можно оперировать уже понятиями реального мира, а не синтетическим планом счетов с его аналитикой (на что заточены умы многих отечественных бухгалтеров и работников финансовых служб)
Важно отметить, что система управленческой отчетности в ERP-системах должна быть гибкой и адаптивной к изменениям в бизнес-процессах компании. Она должна позволять быстро реагировать на изменения внешней среды и внутренних процессов. Поэтому нужно проводить регулярный анализ ее эффективности и вносить необходимые изменения.
В итоге, разработка и реализация системы управленческой отчетности в ERP-системах является важным шагом для обеспечения эффективного управления компанией. Это позволяет получать необходимую информацию в режиме реального времени и принимать взвешенные решения на основе конкретных данных.
ERP Odoo
ERP Odoo — это мощная система управления предприятием, которая предоставляет ему возможность улучшить свою производительность и оптимизировать свои бизнес-процессы. Она имеет множество функций, которые позволили ей стать одним из наиболее популярных и востребованных решений для автоматизации бизнес-процессов в мире.
Одним из главных преимуществ ERP Odoo является ее гибкость. Система позволяет настраивать процессы с учетом конкретных потребностей компании, а также вносить регулярные изменения в уже существующие решения. Это делает ERP Odoo идеальным решением для компаний различных отраслей, размеров и направлений деятельности. В результате компании могут улучшить свою эффективность, оптимизировать свои бизнес-процессы и повысить качество своих услуг и продуктов.
Кроме того, ERP Odoo является системой с открытым исходным кодом, что значительно упрощает ее кастомизацию и адаптацию под потребности бизнеса. Это обеспечивает более гибкую и эффективную систему управления предприятием, которая может лучше соответствовать специфическим потребностям компаний разной отрасли и размера.
Структура ERP Odoo похожа на конструктор Lego, где каждый модуль закрывает определенный сегмент бизнеса (например, продажи, закупки, склад, учет, hr). Каждый модуль накапливает в себе определенные данные, которые можно использовать в целях управленческого учета. Это позволяет компаниям более детально контролировать свою деятельность и принимать обоснованные решения на основе имеющейся информации.
Важно отметить, что ERP Odoo является модульной системой, что означает, что каждый модуль может использоваться отдельно или в комбинации с другими модулями в зависимости от потребностей компании. Например, компания может использовать модуль CRM, если это соответствует ее бизнес-потребностям, и не использовать другие модули, которые ей не нужны. Это позволяет компаниям экономить время и ресурсы, а также улучшать эффективность своей деятельности.
Наконец, ERP Odoo имеет множество инструментов для реализации управленческой отчетности, которые позволяют компаниям получать детальную информацию о своей деятельности и принимать обоснованные решения на основе этой информации. Рассмотрение этих инструментов и есть одной из целей написания этой статьи.
В целом, ERP Odoo — это интегрированная система управления предприятием, которая предоставляет компаниям множество инструментов для автоматизации своих бизнес-процессов, улучшения эффективности и оптимизации своей деятельности. Это безусловно одно из лучших решений для любой компании, которая хочет улучшить свою эффективность и повысить качество своих услуг и продуктов.
Ну минутка (или даже больше) рекламы закончилась — давайте наконец-то перейдем до обзора инструментов этой системы 🙂
Анализ данных и отчетность в ERP Odoo
Ведение отчетности является важной частью работы любого предприятия. Однако, прежде чем говорить об отчетности, необходимо обеспечить наличие достаточного объема данных для ее построения. В Odoo данные собираются благодаря объектам, таким как лиды, сделки, заказы продаж, отгрузки со склада, инвойсы, банковские выписки и другие.
Отслеживание статуса некоторых объектов позволяет автоматически формировать записи в учете и создавать записи журналов, которые включают элементы журналов. Эти записи в учете являются основой для финансовых данных для отчетности, и именно на их основе строится финансовая отчетность.
Для получения нужных аналитических данных в отчетности необходимо заполнять соответствующую информацию в документах (объектах). Например, если мы хотим анализировать продажи по менеджерам, то в заказах продаж необходимо указывать соответствующих менеджеров. Если мы хотим детализировать проводимые в учете затраты, то необходимо указывать аналитические счета.
Благодаря гибкой системе управления и аналитики данных, Odoo предоставляет множество возможностей для анализа имеющихся данных и построения необходимых отчетов. Система позволяет проводить анализ продаж, управлять финансовыми потоками, отслеживать затраты и анализировать данные о клиентах и поставщиках. Кроме того, Odoo предоставляет широкий выбор стандартных отчетов, которые могут быть настроены под индивидуальные потребности бизнеса.
Виды представления информации
Мы можем визуализировать введенную информация в системе с помощью разных видов представления информации: список, канбан, календарь, pivot, grid, график, гант, активности. Наиболее информативным с точки зрения анализа будет pivot таблица.
Pivot можно рассматривать как некое упрощение концепции OLAP. Она представляет собой инструмент обработки данных, служащий для их обобщения.
Как работает pivot в Odoo? У вас есть некоторый объект, например Заказ продаж, который в себе содержит определенное количество заполненных полей.
По этим полям можно делать фильтра (то есть налаживать фильтр по определенному значению в поле на объект) и группировки (то есть делать группировки по определенному полю). Фильтра и группировки можно друг на друга накладывать и таким образом получать определенные выборки.
В качестве примера давайте наложим на заказы продаж фильтр «Утвержденные заказы продаж» и группировку по менеджеру, а по потом по покупателю.
В режиме списка данная выборка будет выглядеть следующим образом:
В режиме pivot же уже будет более информативно:
Плюсом пивота есть то, что его можно «крутить» как хочешь и прямо в нем добавлять новые группировки либо фильтра.
Также в Odoo есть ряд предустановленных отчетов, основанных на pivot.
Минусом базового пивота есть то, что его можно применить к одному объекту и он по сути есть одним из видов представления информации об объекте.
SQL-отчеты
Если нужно собрать информацию из нескольких связанных объектов и вывести эту информацию в виде пивота (либо любого другого вида представления информации) можно воспользоваться функционалом специализированных модулей ( например вот этого — https://apps.odoo.com/apps/modules/16.0/bi_sql_editor/). Только при его использовании нужно учитывать какую он будет делать нагрузку на систему когда будет делать выборку. Как показывает моя прошлая практика участия во внедрениях — такая возможность нужна достаточно часто и у компании может возникать необходимость делать такие отчеты (например анализировать совместно продажи через точку продаж и заказы продаж), В Enterprise кстати такие отчеты можно делать с помощью Spreadsheet — о них и пойдет речь ниже.
Электронные таблицы
Сделанные в системе выборки можно сохранять в электронные таблицы, которые встроены в Odoo (надеюсь вы заметили, что на скриншотах выше есть кнопка «Insert Spreadsheet»).
С помощью этого модуля пользователь может создавать и редактировать таблицы, анализировать данные, рассчитывать формулы, делать сводные таблицы и диаграммы, а также экспортировать их в различные форматы, например, в формате CSV или Excel.
Spreadsheet интегрирован с другими модулями Odoo, такими как учет, продажи, закупки и производство, что позволяет пользователям работать с данными, связанными с бизнес-процессами, непосредственно внутри таблиц.
Этот функционал достаточно молодой и появился если мне изменяет память в 14-й версии системы. Полноценно он доступен только в Enterprise версии системы (В 16-й версии CE этот функционал появился но в обрезанном виде).
Spreadsheet в Odoo поддерживает большинство формул Excel, а также в нем можно делать сводные отчеты с нескольких листов электронной таблицы.
Давайте продолжим пример выше и сохраним ранее сделанную выборку в электронную таблицу.
Данные в ячейках беруться непосредственно из объекта (увидеть формулы можно если выбрать в пункте меню «Вид» — «Показать формулы»).
Такие таблицы можно добавлять на свой персональный дашборд, который кстати уже содержит ряд предустановленных отчетов.
Сохраненные электронные таблицы можно найти в пункте меню «Документы», а добавить их на Дашборд можно непосредственно в одноименном меню.
Прочие модули для сбора и анализа данных (построения отчетов)
В магазине приложений Odoo доступны модуля, которые могут расширить возможности системы для сбора данных и их выведения в отчетность. Сделать полный обзор всех модулей как вы понимаете нереально, поэтому я остановлюсь на некоторых.
Ну и начну я с самого популярного — Dashboard Ninja. Этот модуль (доступен для community и enterprise) очень выручал меня в тех проектах внедрения в которых я принимал участие.
Данный модуль позволяет делать выборки данных по объектах и выводить их в различном графическом формате.
Такую визуализацию данных можно получить с помощью и других модулей. Например Analytic Dashboard & KPI содержит в себе похожий функционал. Но, для того чтобы начать полноценно пользоваться данным инструментарием необходимо немного разбираться в Odoo.
Также есть ряд модулей которые позволяют делать интеграцию с популярными сервисами визуализации данных. Например с Power Bi позволяют делать интеграцию несколько модулей — например Power BI Dashboards Integration. Но как по мне такие интеграции уже понемногу теряет актуальность и Odoo двигается в сторону создания собственных инструментов для визуализации данных.
Анализ финансовых данных (Отчетность)
Выше были рассмотрены инструменты, которые можно использовать для сбора и анализа как финансовых, так и нефинансовых данных.
Плюсом данного конструктора есть то, что он хорошо задокументирован (что для Odoo редкость), минусом — то что его очень долго переносят на новые версии системы. Сейчас Mis Builder есть уже на 15-ую версию CE.
Для анализа же учетных данные система предоставляет ряд дополнительных инструментов (ну оно и понятно учет же является сердцем системы 🙂 )
Enterprise версия системы предоставляет в распоряжение пользователя очень гибкий конструктор отчетности, с помощью которого можно реализовать практически любой отчет основанный на бухгалтерских данных. Также Odoo содержит в себе ряд встроенных отчетов: Баланс, Отчет о финансовом результате, Пробный баланс (оборотно-сальдовая ведомость), Отчет по взаиморасчетам с контрагентами и др.
*Единственным минусом данного инструмента есть отсутствие по нему нормальной документации.
Итоги
Odoo содержит в себе весь необходимый инструментарий для реализации практически любой отчетности. Но для того, чтобы ее реализовать в системе вы должны:
- знать точно что вы хотите,
- знать откуда вы будете брать данные для отчетов и точно быть уверенными, что они там есть,
- хоть немного разбираться в системе и понимать принципы ее работы (ну и заодно осознать, что это не 1С(BAS) или другие системы в которых вы работали до Odoo)
Совпадение всех этих факторов даст вам в системе всю необходимую вам отчетность, которую вы сможете использовать для принятия управленческих решений.
P.S. Первая часть этой статьи написана с помощью искусственного интеллекта (все таки мировой тренд как ни крути 🙂 ), но результат меня не очень удовлетворил, так что меня он в ближайшее время не заменит 😜
