В прошлой статье я затронул тему оптимизации затрат на персонал, в этой же я хочу поговорить о затратах на поставщиков и как их можно оптимизировать. В целом расходы на приобретение товаров и услуг составляют до 70% совокупных затрат компании, поэтому руководители прекрасно знают о том, что оптимизация закупок может обеспечить повышение прибыли. Соответственно, роль управления закупками во многом связана с идеей сокращения затрат.
Поставщик (заимств. вендор) — это любое юридическое (организация, предприятие, учреждение) или физическое лицо, поставляющие товары или услуги заказчикам.
Для того чтобы товар или услуга попал к нам мы должна понести какие-то затраты и купить их у поставщиков. Покупая что-то у поставщиков мы несем определенные затраты, которые могут не сразу отразится в отчете о прибылях и убытках, а заморозиться в активах. Про это более детально вы можете почитать по ссылке.
Кто у вас отвечает за закупки
Давайте теперь определим ключевых лиц которые могут влиять на затраты на внешних поставщиков. Как правило если компания достаточно большая, то у нее в штате есть отдельный человек который отвечает за закупку (закупщик) ну или как сейчас модно называть директор по закупкам. При этом нужно понимать что фирма может закупать не только товары для перепродажи, а сырье для производства или какие-то материалы для собственного потребления, а также основные средства. И за это могут отвечать абсолютно разные люди. Первое что вам необходимо сделать это выделить людей, которые у вас отвечают за закупки. Вы должны быть уверенными, что эти люди действительно блюдут ваши интересы и ведут себя честно по отношению к вам. Именно с такими людьми поставщики ищут контакты для того чтобы на них обратили внимание и естественно как правило это происходит не бесплатно. Менеджеру по закупках хорошо, а вам не очень.
Краткая статистика: размеры откатов составляют от 1-3% (высокооборотный бизнес, с невысокой маржой), 4-15% обычный бизнес, 15-30% и больше – сервисные услуги, IT, реклама, маркетинг
Откат получают не за красивые глаза, в некоторых случаях это «плата за вход», но в большинстве – следствие продаж по завышенным ценам. Соответственно вы платите больше поставщикам, тем самым увеличивая свои затраты, что уменьшает вашу прибыль. Поэтому первым способом уменьшит ваши затраты будет выявление того, а нет ли откатов при закупках и не переплачиваете ли вы за товары. Уберете откаты — уменьшите затраты.
Насколько вы важны для поставщика?
Вы должны знать, насколько ваш бизнес важен для поставщика — какую часть дохода или прибыли он зарабатывает благодаря вам. А также насколько он важен для вас: какую долю затрат он занимает, насколько он значим для вашего бизнеса и легко ли ему найти замену. В результата такого анализа можно получить матрицу баланса
Как правило чем больше вы покупаете у поставщика тем привлекательнее цены. Это может быть связано с тем что у вас увеличивается ваше влияние на поставщика или же с положительным эффектом масштаба для поставщика. Если количество ваших поставщиков небольшое, то вы можете с ними выстроить более глубокие отношения и оптимизации цепочки поставок. Вместе с тем нельзя замораживать свой список поставщиков. Этот список должен пересматриваться и в случае необходимости вестить поиск новых поставщиков, естественно если ваши взаимоотношения с поставщиками находяться в правом нижнем углу матрицы то этим можно не заниматься.
Выстраивание грамотных взаимоотношений с поставщиками
Оптимизация отношений с поставщиками — это вовсе не про получение каких-то преимуществ и навязывание своих условий игры, это в первую очередь выстраивание взаимовыгодных отношений
Поймите экономику вашего поставщика и найдите взаимовыгодное решение
Цена это хорошо и чем меньше она тем лучше, но понимате ли вы до конца как работает вся цепочка поставок. Узнайте это от поставщиков и не зацикливайтесь на переговорах только на цене. Результатом этого может стать существенное снижение затрат, сокращение запасов, ошибок в доставке или отсутствия товара на складе.
Не жлобитесь: дайте поставщикам тоже заработать
Это конечно приятно получить самую низкую цену и для вас это конечно выгодно, но что будет с вашим поставщиком если он будет давать такие цены каждый раз? В долгосрочном плане вы больше потеряете чем выиграете. Поймите экономику поставщика, поймите сколько он зарабатывает и отталкивайтесь от этого. Значимый клиент имеет право на низкую цену, но нужно чтобы такая цена давала поставщику хоть какую-нибудь прибыль.
Ищите взаимовыгодные компромиссы между ценой и условиями оплаты
Не тесните поставщиков сразу по двум фронтам: по цене и условиям оплаты. Тот кто имеет более низкую стоимость капитала, должен брать на себя большую часть нагрузки по денежному потоку в обмен на лучшие цены (более быстрая оплата в обмен на низкие цены)
Избегайте зависимости от поставщика
Если вы не можете уйти от поставщика то рано или поздно вы начнете переплачивать. Для того чтобы этого избежать надо:
- всегда иметь про запас еще одного надежного поставщика;
- работать над снижением затрат на смену поставщика, включая время, деньги, риски и технические трудности;
- не заключать долгосрочных контрактов, если они вам не сулят существенных экономических выгод;
- поддерживать активный рынок.
Управляйте стоимостью владения
Если вы планируете совершить какие-либо капитальные инвестиции, то инструмент управления стоимостью владения отличный выбор для более детального анализа. Стоимость владения позволяет сконцентрировать свое внимание не только на очевидных первоначальных затратах. Необходимо также учитывать будущие затраты на эксплуатацию и неявные затраты, таких как время ваших сотрудников.
Давайте расмотрим в качестве примера покупку домашнего принтера. Сами по себе они недорогие, но ключевым компонентом стоимости владения являются затраты на новые картриджи (особенно если это оригинал), которые стоят довольно дорого, плюс затраты на ремонт в случае поломки. Поэтому стоимость владения будет выглядеть следующим образом:
Стоимость владения = Стоимость принтера + Стоимость картриджей + Риск поломки
Или же возьмем более весомый пример — стоимость владения ERP системой. Мало того что нужно заплатить за саму систему, нужно еще платить за ее обслуживание и сопровождение; понести некоторые затраты на внедрение; и потратить время своего персонала, которое тоже стоит немало. И сюда еще не включена стоимость риска, так как если система вам не подошла вы ее никуда не денете.
Возьмите под контроль затраты на обслуживание
Как правило руководство обращает свое внимание на затраты на покупку товара или производственных запасов. Между тем очень мало внимания приделяется общехозяйственным или административные расходы.
Профессиональные услуги
К таким услугам относятся бухгалтерские, юридические, консультационные, маркетинговые и прочие виды услуг. В этой сфере как правило наблюдается высокая инерция покупателей: раз найдя какого-нибудь поставщика услуг они весьма неохотно его меняют. Конечно нельзя отрицать ценность таких долгосрочных отношений. При старте отношений некоторое время тратится на знакомство с бизнесом клиента, а только потом поставщик услуг начинает приносить пользу. Вы же не хотите повторять эту кривую обучения много раз?
Но что же делать? Вам необходимо отслеживать и контролировать такие затраты и нужно быть готовым обсуждать их с поставщиками. Это поможет вам сократить такие затраты. Хотя поставщики таких услуг не любят обсуждать свои расценки, а хотят чтобы их клиенты любили и «целовали», но все таки можно попробовать сесть перед ними с удручающим видом и тяжело повздыхать. Иногда это может помочь, но правда не всегда. Старайтесь не платить процент от чего-то, а договаривайтесь о фиксированной плате и возможно какой-то премии если все будет хорошо.
Маркетинг
Наверное одними из самых сложных для анализа затрат являются маркетинговые затраты. Маркетологи ходят задравши голову считая себя чуть ли не пупом земли, требуя высоких заработных плат и самой новой техники для работы но при этом тратя огромные деньги на маркетинг компания может получить совсем не тот выхлоп который хотела. И бизнес постоянно в раздумьях: а что если сократить эти затраты на n% как это скажется на моем бизнесе? или же можно вложит несколько больше и получить преимущество над конкурентами.
Затраты на маркетинг нужны и с этим очень тяжело спорить. Первое что вы должны сделать — это убедиться в том, что ваши маркетинговые затраты как процент от доходов приблизительно такие как у конкурентов. Но основное внимание нужно сосредоточить на повышение эффективности. Действительно ли вы тратите деньги на правильные каналы и используете правильные СМИ, чтобы охватить правильные сегменты потребителей? Для этого надо отстроить систему отслеживания затрат на маркетинговые каналы и отдачу от таких каналов.
IT
Затраты на IT могут быть очень большими. Приоритетом есть повышение производительности, минимальные дополнительные капзатраты, более дешевое стандартное оборудование и менее сложное и индивидуализированное программное обеспечение. Посмотрите, что делают другие компании, и переймите то что кажется более дешевым и эффективным. Если вам нужна ERP система это не обязательно должен быть SAP или Navision, обратите внимание в сторону Open Source решений (например ODOO).
Другим эффективным подходом будет разбить затраты на ИТ на значимые статьи и их проанализировать. Такими стьтьями могут быть хостинг, обслуживание/сопровождение или архитектура и системы. Для каждой статьи затрат есть своя динамика и критерии принятия решений.
Шаги по снижению затрат
И в заключение несколько общих советов по снижению затрат.
- Учитывайте затраты и их станет меньше. Иногда можно сократить расходы, просто начав их учитывать и анализировать.
- Сделайте сотрудников своими единомышленниками. Объясните сотрудникам необходимость снижения расходов. Дайте им понять, что цените их предложения по экономии средств.
- Классифицируйте свои затраты по степени зависимости от уровня деятельности организации. Ведите учет постоянных и переменных затрат.
- Классифицируйте затраты в зависимости от того, насколько легко их можно корректировать, используя альтернативные решения.
- Отслеживайте не только структуру затрат, но и причины возникновения этих затрат в компании. Это поможет Вам предпринять необходимые действия непосредственно по ликвидации причин нежелательного роста затрат.
- Определите скрытые потери в закупках и освойте бережливое мышление.
- Не просто подсчитывайте свои затраты, управляйте ими.
Три первых шага на пути снижения затрат:
- Классифицируйте ваши затраты по заранее обозначенным категориям. Например затраты на материалы, оплату труда, прямые производственные затраты, общехозяйственные расходы и т.д.
- Сосредоточившись на наиболее значительных затратах, определите какие затраты должны быть скорректированы.
- Спланируйте и осуществите снижение затрат.
