В этой небольшой по объеме статье я хочу поговорить о способах минимизации затрат на персонал, которые являются головной болью любого бизнеса. Я не хочу вдаваться в нюансы трудового законодательства, а хочу поговорить о вещах которые лежат на поверхности. Может быть вы подчерпнете из этой статьи что-нибудь полезное и задумаетесь о том как же минимизировать свои затраты на персонал. К этим затратам я отношу не только затраты на оплату труда и налоги, но и сопуствующие затраты которые несет компания при найме нового сотрудника. В современных условиях эта тема как никогда актуальна. Эту тему я поднял в предыдущей статье «Общие методы и подходы к управлению затратами» с которой и предлагаю вам ознакомиться.
Оплата труда наверное самая сложная в управлении статья затрат, которую тем не менее необходимо контролировать особо внимательно. Почему с этими затратами возникает такая сложность?
Во-первых затраты на персонал очень вязкие. Если человек находится у вас в штате избавиться от него очень трудно, даже если откровенно говоря очень плохой сотрудник. Трудовое законодательство очень блюдет интересы наемных работников. Если компания примет решение сократить персонал то этот процесс может быть очень медленным и дорогостоящим. Урезать зарплату тоже вряд ли получится, ведь если даже компания находится на грани банкротства, сотрудники редко соглашаются на уменьшение заработной платы.
Во-вторых персонал у большинства компаний это главный источник затрат, который постоянно растет. Это хорошо для экономики и благосостояния граждан, но никого не интересует, а есть ли у бизнеса на это средства. Если взять сферу услуг, то оплата труда персонала составляет львиную долю затрат.
В-третьих затраты на персонал это не только зарплата и связанные с ней налоги. Есть еще и косвенные затраты: помещения, оборудования и коммандировки. С ростом численности персонала необходимо увеличивать штат отдела кадров и бухгалтерии.
В-четвертых, численность персонала может в какой-то момент неконтролируемо разрастаться и за этим необходимо следить иначе рост фонда заработной платы вас просто задушит.
Наём персонала
Наём нового персонала особенно бурно происходит при активном развитии компании. В какой-то момент фирма начинает нанимать персонал про запас расчитывая что роста доходов хватит для покрытия новых затрат. Но ответьте на вопрос: «Почему вы нанимаете?». Вам действительно нужен новый сотрудник? Это осознанное решение или ваш подчиненный просит нанять себе помощника потому что якобы не справляется с нагрузкой? Подчиненный не задумывается есть ли у фирмы деньги на нового сотрудника, а вы да. Может просто надо повысить производительность имеющегося персонала. Перед наймом нового сотрудника обснуйте экономическую необходимость сего действа.
К найму сотрудников надо относится как к капитальным инвестициям. Насколько ваши затраты оправдаются? Что будет если сотрудник не будет справляться с работой? Поиск сотрудника дело недешевое, а его увольнение — длительное и болезненное для бюджета вашей компании.
В государственном секторе все еще более печально. Там кого-то уволить это целая эпопея и в результате плохой сотрудник передается из отдела в отдел как неприкосновенный баласт.
Научитесь сдерживать желание нанимать новых работников, а если и берете их в штат старайтесь минимизировать свои затраты на начальном этапе путем установления испытательного срока или режима неполной занятости.
Заработная плата
Человек попадая в компанию расчитывает на продвижение по служебной лестнице и постоянное повышение заработной платы. Если вы руководитель — то вам приходится регулярно сталкиваться с такими вопросами от сотрудников, что может вас утомлять, но в тоже время вы идете к своему руководству и делаете тоже самое.
Это проблема и у нее нет оптимального решения. Первое чего нельзя допускать — это сразу говорит «да» и «возможно». Любое такое решение неизбежно станет достоянием гласности и вам это следует учитывать.
Как правило компании при установке размера заработных плат ориентируется на рынок. Сколько получает аналогичный специалист в других компаниях? Например зная о том, что средняя заработная плата рядового бухгалтера на рынке составляет порядка 600 долларов, то для своих бухгалтеров вы вряд ли поставите заработную плату больше. Зачем переплачивать? У роста заработной платы могут быть и вполне адекватные причины и ее все таки необходимо повышать, но делать это надо обдуманно. Сейчас у вашей фирмы все хорошо, а завтра при наступлении какого-нибудь форс-мажора у вас просто не будет средств для выплаты раздутого фонда заработной платы. Раз повысив зарплату — обратно вернуть очень трудно.
Поэтому многие компании и вводят такое понятие как переменное вознаграждение, которое позволяет повысить мотивацию, уменьшить риски и волатильность доходов. Если есть нормальный доход выплатить надбавку не проблема, если доход падает — выплачивать прийдется только оклад. Но переложить всю зарплату на переменную составляющую тоже не получиться. Сотрудники тоже не дураки и все понимают.
Вопрос дополнительных выплат тоже непростой и на него нет однозначного ответа. За что платить надбавку? К чему ее привязывать? Ведь для разных категорий сотрудников нужно применять разные базы. Лучше всего конечно платить премии или комиссионные на основе общих результатов деятельности компании, а не привязывать ее к индивидуальным микроцелям. Но такая схема малопривлекательна для рядовых сотрудников.
Технологии
Применение новых технологий может сильно помочь вашему бизнесу: повысить производительность труда, автоматизировать ваши процессы либо устранить некоторые из них. Примером могут служить кассы самообслуживания в супермаркетах, где один кассир может обслуживать около 10 таких касс, а большую часть работы делает сам покупатель. Сегодня технологии проникают везде и грех их игнорировать потому что это может привести к отставанию вас от конкурентов. И пока вы будете вести учет в тетрадке, ваш конкурент будет для этих целей использовать ERP систему (например ODOO).
Но бездумное внедрение IT решений мало вам поможет. Вкладывать деньги в новые технологии нужно лишь после того как исчерпаны все возможности повышения производительности на основе имеющихся технологий — через оптимизацию деятельности, потока задач и поведения рабочей силы. Не автоматизируйте плохие процессы — это не даст вам того результата, который вы планируете получить.
Увольнение
Наверное самое неприятное в кадровой работе — это увольнять сотрудников. И для многих это превращается в пытку, ведь если я уволю человека — то я буду плохим парнем и это плохо скажется на трудовой дисциплине. Но все это неправда. Сотрудникам хочется работать в нормальной компании, где им не прийдется тянуть всех на своем горбу. Сотрудники видять кто хорошо работает, а кто нет. Неэффективные сотрудники тратят и свое время и время своих коллег выкидывая ресурсы компании в трубу. От них могут исходить странные инициативы которые непонятны большинству сотрудников, но которые требуют их непосредственного участия. Примером такой инициативы могут быть ежедневные получасовые планерки всего персонала, которые занимают полчаса времени у каждого сотрудника. Вроде бы немало, но если таких сотрудников например 20, то ежедневно на это «глупое» мероприятие выкидывается 10 часов рабочего времени. Обсуждают ли что-то толковое на них? Если бы. Ведь до этого у этих же сотрудников были свои планерки по отделам, где все уже было согласовано. Зачем? Непонятно.
Сотрудники должны понимать, что хорошая работа вознаграждается, а плохая — приводит к увольнению. Это будет давать им уверенность в том, что они работают в высокоэффективной комманде.
Существует два подхода к увольнениям сотрудников. Первый — это делать это по мере необходимости. Процент сокращений может быть привязан к эффективности работников или результатам деятельности компании. Альтернативой является оценка и ранжирование персонала. Худшие по результатам оценки увольняются (такое подход очень популярен в США).
Некоторые руководители любят рубить с плеча и достаточно жестко могут управлять людьми. Такой подход имеет право быть, но вы как руководитель должны иметь репутацию справедливого и последовательного человека.
Практически в любой организации есть люди которые будь бы в этом мире справедливость были бы моментально уволены. Все в компании понимают кто это такие, но каким-то образом им удается выживать и получать заработную плату. Для вас как руководителя жизненно важно научится распозновать таких сотрудников и выводить их на чистую воду.
Между этой категорией сотрудников и явными звездами, которых никоим образом нельзя увольнять есть основная масса сотрудников, которую можно назвать середнячками. Они не так хороши и не так эффективны как вам хотелось бы этого, но с другой стороны они и не так плохи и могут работать когда это необходимо. Их нельзя ни повысить ни уволить. С эти можно смириться если сотрудник работает недавно либо ваша организация еще молодая. Но со временем инерция таких сотрудников будет возрастать, эффективность падать и все будут чувствовать неудовлетворенность. Какого то универсального рецепта как исправить эту ситуацию нет и каждая компания должна найти свое решение.
Минимизация штата
Учитывая то, что управлять затратами на персонал сложно, ключевым принципом управления будет удерживание размера основной организации, численности штата на минимальном уровне. Этого можно достичь двумя путями: субподряд и аутсорсинг, которые получают все большую популярность среди бизнеса. Но это не значит, что вам надо перестать управлять затратами, просто это управление перейдет в более простую плоскость — управление взаимоотношений с поставщиками.
