ITFin — система для управління фінансами IT-компаній

Автоматизація IT-компаній як особливий вид мистецтва

За останні кілька років я мав нагоду брати участь у проектах, які були пов’язані з впровадженням ERP Odoo у IT-компаніях (тож їхня специфіка мені ну дуже добре знайома) і можу сказати, що створити якесь універсальне рішення, яке б підійшло більшості таких компаній вкрай важко, хоча на Odoo є ну дуже багато модулів на цю тему. Кожна компанія має свої традиції ведення обліку, які ж до того можуть бути спотворені поточними інструментами, які вона хоче замінити на новий софт (для тих хто працював в 1С — хочу як в 1С, для тих хто вів облік в Excel — хочу функціональність як в Excel і т.д.). Окрім того, при впровадженнях в IT-компаніях виникають ті самі проблеми, що і у інших сфер бізнесу (як на мене, це трохи дивно, адже кому як не їм знати про усі нюанси створення та впровадження IT-рішень).

Створення спеціалізованого софту для досить вузького сегмента ринку (зараз я говорю про IT-компанії) досить ризикована затія. Одна справа, коли просто на базі якоїсь ERP-системи (і там вже є повністю реалізований обліковий блок), робиться спеціалізована збірка (коробка), яка потім може ще адаптуватися під потреби компанії де вона впроваджується, а інша справа — робити інвестиції у створення спеціалізованого софту, який крім IT-компаній більше нікому не підійде. З іншого боку — IT-компанії потребують такого софту і вони постійно знаходяться у пошуку таких систем і в них є гроші на впровадження.

Кілька років тому Віталій Савчук, який працював консультантом в багатьох IT-компаніях, бачачи як вони в себе ведуть облік, прийняв рішення створити систему для управління фінансами з фічами, які будуть закривати частину потреб IT-сфери (таймтрекинг, ведення проектів, веденням обліку доходів та витрат, нарахуванням заробітних плат, виставленням рахунків, аналітикою та звітами). Чи вийшло в нього створити такий продукт? Зараз дізнаємося, але для початку по традиції трохи довідкової інформації.

Довідкова інформація

Назва рішення — ITFin

Сайт —https://www.itfin.in/

Основне призначення — автоматизація фінансів в IT-компаніях

Рік заснування — орієнтовно 2018

Кількість впроваджень —  невідома

Розташування ПЗ — хмара

Вартість — невідома

Основні конкуренти: Odoo, 1С(BAS), Excel, CRM +Quickbooks

Перед тим як перейти до рішення хотілося б пару слів сказати про специфіку діяльності IT-компаній.

Давайте собі уявимо типову аутсорсингову IT-компанію, яка займається розробкою софту для зовнішніх клієнтів. Коли до компанії надходить запит на розробку програмного забезпечення, то він реєструється у CRM, потім цей запит іде по воронці продажів (як правило час від отримання запиту до підписання контракту може бути досить значним). Після того як з клієнтом погодили всі умови співпраці  в компанії запускається проєкт и на цей проєкт виділяється окрема команда з набором певних скілів. Проєкти можуть запускати по різним схемам: Time and Material або Fixed Price (це впливає на білінг), по проєктам ставляться задачі на виконавців і вони по цим задачам відзвітовуються по затраченому часу.

З певною періодичністю співробітникам компанії (які як правило оформлені ФОПами) нараховується та виплачується заробітна плата. У деяких таких компаній може існувати досить розгалужена система юридичних осіб та ФОПів, облік яких ведеться в Excel або в різних облікових системах і потім якимось чудом всі ці дані необхідно консолідувати. Ну і вишенькою на торті, як на мене є бажанні їхніх фінансових директорів робити розподіл всіх витрат на проекти (і не тільки) пропорційно якимось базам розподілу.

У таких компаній як правило існує цілий зоопарк систем, які з часом тільки ускладнюють управління компанією, але від якого вони дуже важко відмовляються — особливо це стосується сервісів для управління проєктами та трекингу часу (чим їм так подобається Jira — завжди було для мене загадкою). Облікова система повинна бути інтегрована з такими системами, адже їх дані — це основа для білінгу та нарахування заробітної плати.

Тепер давайте нарешті перейдемо до огляду рішення. Його я бачу в перший раз, чогось я можу не побачити, або не до кінця розібратися, то завчасно прошу вибачення за це 🙂 Все-таки такий у мене експеримент — спробувати самостійно розібратися в новому софті і дати своє враження. В документацію я буду підглядати, але не часто.

Інтерфейс

І почнемо ми як завжди з інтерфейсу. Тут він мінімалістичний і відповідає сучасним трендам. Сам інтерфейс може бути англомовним або україномовним. Мені надали демо-базу з англомовним, тож далі скріншоти будуть саме з нього (як перемкнути мову інтерфейсу я не знайшов).

Після входу в систему ми потрапляємо на стартовий екран на якому розташована Wiki — довідкова система для працівників.

Зверху зліва розташована панель меню, а справа — іконка користувача (звідки можна перейти в його профіль), іконки повідомлень, пошуку, запитань та календаря.

В профілі користувача він може побачити особисту інформацію, історію компенсацій, бонусів та відгулів, свої скіли тощо.

Тепер давайте пройдемося по пунктах меню і подивимося, що там є.

Компанія (Company)

Тут у нас є багато чого. Аж очі розбігаються. Але напевно слід почати з налаштувань (Settings)

Тут у нас є наступні налаштування:

Інформація о компанії (Company information):

• Загальні налаштування (general) — логотип компанії, назва бази, та роль нового працівника (напевно при його створенні)
• Бізнес-юніти (Bisiness Units) — з назви зрозуміло, що це бізнес-юніти компанії, яка напевно буде використовуватися як додаткова аналітика в обліку
• Позиції (Positions) — посади в організації
• Офіси (Offices) — перелік офісів компанії (дуже часто можуть виступати як додаткова аналітика в обліку)
• Ролі (Roles) — ролі працівника (напевно пов’язані з правами доступу)
• Додаткові поля (Custom Fields) — можливість додавання додаткових полів в деякі довідники/документи
• Питання (Questions) — в цьому блоці можна налаштувати різного типу запити чи запитання, які зможуть подати працівники через відповідне меню на правій верхній панелі.
• Календарі (Calendars) — перелік календарів доступних  в системі
• Інтеграції (Integrations) — перелік підключених інтеграцій

Політики (Policies)

Різноманітні налаштування різних ділянок системи (вимкнення, увімкнення функціонала)

Налаштування фінансів (Finance Settings)

• Валюта (Curency) — налаштування основної валюти обліку, та валют які можуть використовуватись (курси валют встановлюються не тут)
• Банківські рахунки/Каси (Bank/Cash of accounts) — перелік банківських рахунків/кас компанії з можливістю прив’язки до бізнес-юніта
• План рахунків (Chart of accounts) — план рахунків компанії з дуже примітивними налаштуваннями (номер рахунку та його назва)
• Позиції звіту про прибутки та збитки (P&L lines) — як я зрозумів задання структури звіту
• Позиції звіту про рух грошових коштів (Cashflow lines) — структура звіту
• Категорії доходу (Income Categories) та Категорії витрат (Expense Categories) — структура доході та витрат з прив’язкою до плану рахунків

З налаштування завершили — йдемо далі. З компанії ми можемо перейти в:

• Візуалізацію оргструктури компанії (Structure),
• Склад (Inventory) — перелік активів які перебувають на обліку в компанії з можливістю створити новий актив
• Wiki — база знань компанії, яку ми вже бачили на стартовому екрані (тут можна створити нові статті)
• Action Logs — логування дій користувачів у системі

В блоці облік (accounting) ми можемо перейти:

• на дашборд (dashboard) — в даному розділі знаходяться всі дійсні рахунки компанії і напевно тут показуються по ним залишки
• у баланс (balance) —  баланс по рахунках в розрізі бізнес-юнітів (напевно так)
• у платіжний календар (Payment calendar) — можливість створити запланований платіж та перейти у звіт Payment Calendar Report

• у транзакції (transactions) — перелік всіх транзакцій в системі
• у звірку (reconciliation) — довго писати, тому краще дам посилання на довідкову систему (вона тут теж є, але явно покриває не весь функціонал)
• у звіт по дебіторській заборгованості який можна подивитися в різних розрізах

Переходимо до фінансової звітності (Finance Reports) — тут у нас є:

• Зміни заробітної плати (Salary changes) — звіт який показує по місяцях заробітну плату працівників
• Аналіз рахунків (Account Analysis) — аналіз оборотів по конкретному рахунку
• Подвійний запис (Double Entry) — наче і перелік бухгалтерських проведень, але якесь дивне в мене відчуття від них
• Головна книга (General ledger) — головна книга і вже щось схоже на бухгалтерію, але теж з дивним відчуттям

• Пробний баланс або оборотно-сальдова відомість (Trial Balance) — з можливістю провалитися до Double Entry, які сформували цифру у звіті
• Звіт про прибутки та збитки або P&L Report (помісячний) — сформувати мені не вдалося — видало помилку
• Звіт про рух грошових коштів (Cashflow Report) — не той до якого звикли фінансисти, назва звіту скоріше вводить в оману і дає зайві надії
• Бюджетування (Budgeting) — бюджети по проєктам/працівникам

Клієнти (Clients)

В цьому пункті меню зокрема розташований довідник клієнтів. Сама картка клієнта не містить багато налаштувань — все досить примітивно: назва, країна, аккаунт менеджер, електронна пошта для надсилання інвойсів, вибір періодичності інвойсування та примітки. Особисто мені тут не вистачає можливості перейти у пов’язані з цим контактом документи або звіти, але можна перейти у проєкти з можливістю створити новий проєкта (і це плюс).

Основним документом в системі є інвойс і їх ми можемо тут побачити. Сам інвойс виглядає ось так:

При створенні інвойсу вручну система пропонує на вибір три варіанти (типи): інвойс звичайний, інвойс на передплату або кредит-нота. Обов’язковим полем при його заповненні є проєкт. Можна також налаштовувати автоматичну генерацію інвойсів.

З цього пункту меню є можливість перейти у звіт по дебіторській заборгованості (який ми вже бачили в Компанії) та у звірку.

Проєкти (Projects)

Проєкти є, якщо можна так виразитися, серцем будь-якої IT-компанії і вони є однією із головних аналітик при відображенні в обліку доходів та витрат.

Тут в нас є можливість перейти в перелік проєктів компанії. Якщо зайти в картку проєкту — то ми потрапляємо на дашборд на якому є наступна інформація: хто є проджект-менеджером, тип (схема білінгу), бізнес-модель, дата початку та кінця, періодичність виставлення інвойсів, клієнт, час який був оцінений та затреканий час по цьому проєкту.

Справа розташована панель закладок з такою інформацією: які були виставлені інвойси по цьому проєкту, прибутковість, затреканий час, звіт про прибуток та збиток по проєкту, план платежів тощо. Інформація дійсно корисна — тут не посперечаєшся.

Також в цьому пункті меню є окрема можливість перейти в ряд звітів:

• звіт про прибутковість (Profitability)
• звіт по затреканому часу (Tracking report) — за період по конкретному працівнику або проекту
• звіт по годинах які будуть виставлятися клієнтам (Billable rate report та Billed Time Report)
• звіт по сумарно затреканим годинам (Billed Time Report)
• загальний звіт по затреканому часу (Tracking summary) — призначений для порівняльного відображення загальних даних по проєктах в розрізі планових та фактичних годин.

В розділі «Планування»(Planning) ми можемо планувати ресурси компанії. Тут візуально відображається графік який дає наочне розуміння коли який проєкт підходить до свого завершення та які ресурси у зв’язку з цим вивільняються. Кого вже повністю або частково можна залучати на інший проєкт.

Також є Звіт про утилізацію ресурсів (Resource Utilization Report) який показує інформацію щодо завантаженості працівників.

Мій Трекер (My Tracker)

Тут працівники компанії можуть затрекати свій час на виконання задач по проєктам, але самих задач тут я не побачив.

Якщо рішення говорить про себе як про систему яка може замінити повністю управління проектами, то воно повинно мати весь необхідний інструментарій для цього. В ITFin я цього на жаль не побачив, але з іншого боку рішення себе позиціонує як систему для обліку фінансів, а не проєктів.

Команда (Crew)

Цей розділ призначений для обліку працівників та їх (не)робочого часу. Взагалі кадровий облік (назву це так) в IT-компаніх має свою специфіку. Такі компанії мають свої системи мотивації працівників (недоступні для працівників інших галузей), тут регулярно проводиться ціла купа мітингів (деякі працівники тільки те і роблять, що по ним ходять) та ван-ту-вани. Окрема процедура — це найм працівників. В ITFin закриваються базові потреби таких компаній і в принципі їх повинно бути достатньо.

Недоліки ITFin

Тепер перейдемо до недоліків рішення, які на мою думку, будуть заважати його розповсюдженню серед цільової аудиторії. Я навіть вирішив їх винести в окремий розділ, тому що вони критичні.

В ITFin таке враження, що облік реалізований наполовину — багато уваги приділено обліку доходів та дебіторської заборгованості, але зовсім не приділено уваги обліку непрямих витрат та кредиторської заборгованості (і як наслідок обліку ТМЦ та основних засобів).

Системи для ведення обліку та управління фінансами повинні забезпечувати можливість ведення обліку на основі методу нарахування — інакше ми не отримаємо ні нормальний Баланс, ні Звіт про фінансовий результат. Та тут я і не побачив цих звітів. Так тут є P&L Report, але як ви розумієте він в собі не містить всієї інформації про витрати, а отже не має цінності для керівництва. Так тут є Баланс, але він показує тільки інформацію по грошах (сумніваюся, що це задовольнить фінансового директора) — і його нереально зробити не маючі всієї необхідної для його побудови інформації в обліку.

Висновки

На ринку зараз існує багато рішень для управління фінансами компаній, але певні галузі, зокрема IT, мають свою специфіку, яку необхідно враховувати в облікових системах. Ну і звісно такі рішення повинні в собі мати весь необхідний інструментарій для обліку:

• доходів та витрат — в необхідних розрізах аналітики
• заборгованостей (дебіторських та кредиторських)
• запасів — будь-яка компанія закуповує запаси і повинна їх обліковувати, а в разі споживання списувати їх на витрати
• основних засобів, з можливістю нарахування амортизації
• заробітної плати працівників тощо

ITFin я на превеликий жаль не можу назвати повноцінною обліковою системою (і заодно системою для управління фінансами компанії). Так вона має в собі інструментарій який враховує специфіку IT-компаній, так він допомагає вирішувати якісь специфічні задачі. Але воно не забезпечує можливість ведення повного облікового циклу і в ньому відсутні цілі шматки, а як відомо, без нормального обліку говорити про ефективне управління фінансами не можна.