Классификация IT-инструментов для повышения личной эффективности
Вы хотите, чтобы ваши сотрудники были эффективнее на своем рабочем месте? Наверное да. А что вы можете для этого сделать? Та много чего. Можно например взять кнут и стоять над ними как надзиратель, можно вводить штрафы за несвоевременно сделанные задачи либо можно установить конкретные цели и ожидания для каждого сотрудника. Спросите у своего HR об этом.
Сейчас же я хочу сосредоточить ваше внимание на IT-инструментах, которые могут помочь повысить эффективность работы ваших сотрудников в различных областях. Если провести небольшой анализ таких решений на рынке, то можно обнаружить, что их на рынке пруд пруди. И можно выделить такие основные классы такого ПО (список не конечный):
- Системы управления проектами (Project Management Systems) – обеспечивают управление проектами и контроль над ними, позволяют разделять задачи и назначать сроки выполнения.
- Электронные таблицы (Spreadsheets) – упрощают учет и анализ данных, их обработку и отображение в виде графиков и диаграмм.
- Календари (Calendars) – помогают планировать расписание и контролировать время, предоставляют напоминания о событиях и встречах.
- Системы управления контактами (Contact Management Systems) – помогают сотрудникам организовывать свои контакты, поддерживать базу данных клиентов, управлять взаимодействием с ними.
- Системы управления задачами (Task Management Systems) – помогают сотрудникам в управлении своими задачами, распределении их между сотрудниками, отслеживании их выполнения.
- Инструменты удаленного доступа (Remote Access Tools) – обеспечивают удаленный доступ к компьютеру и ресурсам офиса, что позволяет работать удаленно, независимо от места нахождения.
- Системы электронной почты (Email Systems) – обеспечивают коммуникацию между сотрудниками и взаимодействие с клиентами, позволяют быстро обмениваться информацией.
- Веб-конференции (Web Conferencing) – позволяют совершать видео- и аудиоконференции и обмениваться файлами в режиме реального времени.
- Системы управления документами (Document Management Systems) – обеспечивают управление документами, доступ к ним, контроль версий и их совместную работу.
- Системы автоматизации маркетинга (Marketing Automation Systems) – позволяют управлять маркетинговыми кампаниями, отслеживать интересы и потребности клиентов, взаимодействовать с ними и повышать продажи.
- Мессенджеры
- Отдельным классом есть инструменты, которые себя позиционируют как все в одном (так называемы организационные инструменты) — Notion, Nimbus Note, ClickUp и прочие
Какой инструмент выбрать для решения той или иной задачи зависит от ситуации и предпочтений пользователя, но необходимо помнить о том, что использование разных IT-инструментов для решения разных задач приведет вас к так называемому «зоопарку» систем, что в дальнейшем может привести к потери информации и начнет мешать вашему бизнесу. Сотруднику может быть и будет удобно, но разве должен бизнес страдать от этого?
Что может предложить ERP Odoo?
Когда компании принимают решение о внедрении ERP-системы, то они надеются, что такая система поможет им сделать комплексную автоматизацию и «загнать» всех сотрудников в одно ПО.
ERP-системы (Enterprise Resource Planning) – это программные продукты, предназначенные для управления бизнес-процессами организации, которые могут объединять в себе различные функциональные модули, такие как управление производством, финансами, управление кадрами, логистика и т.д.
Как результат — повышение эффективности работы сотрудников за счет автоматизации рутинных процессов и минимизации ручной работы. Кроме того, ERP-системы позволяют централизованно хранить и управлять всей информацией об организации, что способствует более эффективному управлению процессами, сокращению времени на подготовку отчетности и снижению затрат на административную работу. Процесс внедрения такой системы нельзя назвать простым, но если все сделано правильно компания начнет ощущать позитивный эффект от использования ERP совсем скоро.
ERP Odoo с каждой новой версией добавляет и совершенствует функционал, который предназначен для повышения эффективности работы сотрудников в ней. Компании которые занимаются внедрениями Odoo очень редко делают акцент на наличие таких инструментов в системе, и порой считают их второстепенными, но на практике это может оказаться далеко не так. Давайте же с ними познакомимся и посмотрим как их можно использовать в комплексе. Но перед этим я их просто для начала перечислю (и надеюсь я ничего не забыл):
- Заметки
- Календарь
- Чаты
- Активности
- Заметки в чаттере
- Отправка писем по e-mail
- База знаний
- Электронные таблицы
- Проекты и задачи
- Дашборды
- Управление документами (вложениями)
- Видео-звонки
Про некоторые из них я уже упоминал на своем блоге, а про некоторые даже не заикался 🙂 Пора это исправлять.
Действие первое. Рабочий день менеджера по продажам
Встречайте Сергея — менеджера по продажам в компании, которая занимается сдачей в аренду коммерческой недвижимости. Каждое утро, прибыв на работу, он сразу же направляется к кофеварке и с удовольствием наполняет свою кружку ароматным кофе. Затем он раскрывает свой ноутбук и проверяет свою электронную почту, где уже ждут письма от потенциальных клиентов. Сергей давно научился отвечать на каждое из этих писем с вниманием и тщательностью, приветствуя клиентов, узнавая их потребности и детально рассказывая о том, какой продукт будет идеально подходить для их бизнеса.
Кроме этого, Сергей весь день занят звонками и встречами, он постоянно в поисках новых клиентов и возможностей расширения бизнеса своих текущих клиентов. Вместе с другими членами команды по продажам он обсуждает стратегии и тактики продаж, а также исследует рынок и конкурентов, чтобы быть в курсе последних тенденций в отрасли.
Чтобы не упустить ни одной задачи, Сергей делает записи в своем блокноте и следит за их выполнением. И даже когда он уходит домой, он продолжает думать о работе, о том, как можно улучшить свою эффективность и найти инструменты, которые могут помочь ему в этом.
И в один прекрасный вечер, Сергей наткнулся на Odoo, мощную ERP-систему, которая может стать идеальным решением для всех его потребностей. Он был очень заинтригован и создал для себя демо-базу данных, чтобы попробовать установить и протестировать несколько модулей. Возможно, это именно то, что ему нужно, чтобы превратить свой рабочий день в более органичный и эффективный.
Какие инструменты Odoo он может использовать в своей работе?
Активности
Наверное самым важным инструментом будут активности. Основное место работы Сергея в системе это модуль CRM и продажи. Основная его задача — обработать лид и довести его до продажи. Для этого он должен предпринимать ряд активностей: назначит встречу, написать письмо, позвонить, отправить счет на оплату и так далее. Для того чтобы ничего не забыть он в процессе работы в необходимых для этого местах может создавать активности. Сделать он это может из чаттера любого документа (объекта).
Кроме того в системе есть отдельный вид представления «Активности» в котором можно увидеть все запланированные активности. И из него же можно такие активности запланировать.
Активности могут создаваться автоматически при наступлении определенных событий в системе (например когда «Сделка» в воронке продаж перемещается на определенный этап). Пользователи системы могут самостоятельно создавать такие шаблоны без помощи программистов. Делать это позволяет модуль base_automation (когда-нибудь я про него напишу отдельно — он того стоит).
После того как активность выполнена Сергей отмечает ее сделанной и он может запланировать следующую.
Заметки в чаттере
В чаттере также доступна возможность создавать заметки которые касаются конкретного документа или элемента справочника (например конкретного контакта). В таких заметках можно вести переписку с конкретными пользователями. Также в них доступен полноразмерный режим.
*я сам активно пользуюсь этим инструментов в задачах по проекту. Если у разработчика возникает вопрос по задаче — он может его задать с помощью таких заметок и я там же могу ему ответить. Еще одним плюсом есть то, что сохраняется история взаимодействий по задаче.
Переписка с клиентом по электронной почте
Там вже в чаттере доступна возможность отправки письма по электронной почте, если тот кто получил письмо на него ответит, то ответ прийдет в чаттер и таким образом прямо в системе будет видна история переписки. Также можно использовать шаблоны электронных писем.
Календарь
День менеджера по продажам — это сплошные встречи с клиентами и с другими сотрудниками. И такие встречи необходимо заранее планировать. Это может помочь сделать модуль «Календарь».
Даже в базовом варианте достаточно много функций: отправка напоминаний, повторяющиеся события, отправка приглашений и т.д. Также в appstore доступны модуля расширяющие функционал календаря (например интеграция с google календарем).
База знаний
Процесс работы с клиентом в сфере коммерческой недвижимости может занимать много времени. И ему нужно предлагать разные варианты. То есть должно быть место в системе где хранилась бы эта информация. Помочь в этом может «База знаний» (которая появилась в 16-й версии и я про нее уже писал вот здесь). Она доступна практически из любого места системы.
Сама база знаний выглядит так:
Действие второе. Рабочий день главного бухгалтера
Знакомьтесь, это Ирина Петровна, она работает главным бухгалтером. И у нее очень ответственная работа.
Она регулярно сталкивается с множеством задач, которые требуют ее внимания и точности. После ежедневной рутинной проверки электронной почты, где она отвечает на важные сообщения и документы, она приступает к основным задачам.
Она проводит утренние совещания со своей командой бухгалтеров (а у нее в подчинении находится 4 бухгалтера), обсуждает текущие задачи и планирует действия на ближайшую неделю. Она также контролирует обработку платежей и проверяет счета на оплату аренды, чтобы убедиться, что все выплаты произведены вовремя.
Ирина Петровна занимается и финансовым планированием, где она разрабатывает стратегии для оптимизации расходов и максимизации прибыли компании. Она также занимается бюджетированием, составляя бюджет на следующий год и пересматривая текущий бюджет.
Кроме того, Ирина Петровна проводит анализ финансовых показателей, таких как выручка, расходы, прибыль и убытки. Она отслеживает динамику изменений финансовых показателей, чтобы помочь руководству компании принимать взвешенные решения о стратегическом развитии.
В конце рабочего дня, Ирина Петровна обычно подводит итоги своей работы, перечисляя все выполненные задачи и проверяя, нет ли у нее незавершенных дел. После этого она заканчивает работу и отправляется домой, где отдыхает перед новым рабочим днем.
Учет в компании конечно же ведется в 1С, но Ирина Петровна в душе понимает, что этот софт нужно менять, он не дает ей всех необходимых для работы инструментов и приходиться пользоваться посторонним софтом. Общаясь с сотрудниками компании в один прекрасный день, она краем уха услышала, как менеджер по продажам Сергей рассказывает своему коллеге про ERP Odoo. Будучи заинтригованной, она начала искать в интернете информацию про эту систему, и то что она нашла поразило ее. «Почему мы до сих пор не используем эту систему» — подумала она и села писать письмо директору компании.
Какие инструменты Odoo она может использовать для повышения личной эффективности?
Активности
Будучи руководителем Ирина Петровна регулярно ставит задачи своим сотрудникам. У нее ответственные сотрудники, но иногда случаются проколы. Проблема в том, что задачи порой ставятся только на словах и тут как повезет.
Для постановки задач своим подчиненным и контролем за их выполнением она может воспользоваться функционалом активностей.
И как вы уже догадались в чаттере с помощью заметок можно вести переписку по конкретному документу, если по нему возникают какие-либо вопросы.
Чаты
Для ведения внутренних коммуникаций Odoo предоставляет инструмент «Discuss», в котором можно создавать общие или приватные чаты, вести переписку с конкретными пользователями.
Работа с документами
Работа бухгалтера связана с документами: счета, расходные накладные, акты оказанных услуг, документы от поставщиков, договора, авансовые отчеты.
Odoo позволяет делать вложения к документам. Для этого достаточно нажать иконку «Скрепки» в чаттере.
Для файлов определенных форматов (pdf и картинки) доступен режим предпросмотра.
Для хранения документов в Odoo есть отдельный модуль «Документы», который добавляет одноименный пункт меню. Тут кроме внешних документов в виде файлов, можно хранить ссылки и электронные таблицы, делать запросы на предоставление документов и делать их «шаринг».
Из документов можно создавать Инвойсы поставщиков, задачи, отправлять их на подпись либо в базу знаний.
Действие третье и последнее. Рабочий день директора компании
А это Вадим Александрович и он директор компании, в которой работает Сергей и Ирина Петровна. Его рабочий день – это настоящее мастерство в организации и управлении бизнесом.
Каждый день начинается с раннего подъема, и Вадим Александрович уже находится на работе, когда город еще спит. Он первый заходит в офис, зажигает свет, включает компьютер и проверяет электронную почту. Он всегда заботится о том, чтобы первым делом прочитать сообщения от важных клиентов и партнеров.
Далее наступает время для планирования. Вадим Александрович выделяет несколько часов каждый день для анализа и планирования своих будущих действий. Он изучает финансовые отчеты, анализирует рынок, следит за тенденциями и ищет новые возможности для компании.
После этого начинается основная работа – управление своей командой и принятие ключевых решений. Вадим Александрович взаимодействует с различными отделами компании, следит за выполнением задач и назначает новые цели. Он всегда готов выслушать мнение своих сотрудников и помочь им в решении сложных задач.
Важной частью рабочего дня есть проведение совещаний, на которых вместе с руководителями подразделений обсуждаются текущие проекты и планируются следующие задачи.
После совещания, директор отправляется на встречу с партнерами компании, которые заинтересованы в аренде коммерческой недвижимости. Он рассказывает о возможностях и преимуществах аренды объектов компании, отвечает на все вопросы и пытается договориться о дальнейшем сотрудничестве.
Но у директора всегда есть и личные дела. Он часто участвует в различных мероприятиях и конференциях, где знакомится с новыми людьми и делится своим опытом. Вадим Александрович также часто бывает в командировках, чтобы заключить новые сделки и расширить границы своей компании.
Но несмотря на все эти заботы, Вадим Александрович находит время, чтобы пообедать со своими коллегами и отдохнуть в обеденный перерыв. Он любит общаться с людьми и часто устраивает дружеские посиделки в своем кабинете.
Вечером, когда другие сотрудники уже ушли домой, Вадим Александрович остается на работе, чтобы закончить свои дела. Он убеждается в том, что все задачи выполнены, а компания работает.
В голове его периодически крутился один и тот же вопрос: как сделать компанию более эффективной и управляемой? Он осознавал, что нужна система автоматизации, но не мог определиться с выбором. В один прекрасный вечер он сидел за компьютером, когда вдруг на его почту пришло письмо от главного бухгалтера. Она предложила ему посмотреть в сторону ERP Odoo и дала несколько ссылок для ознакомления. Его сердце забилось сильнее — это было то, что он искал! С трепетом он начал изучать материалы и вскоре понял, что ему нужно немедленно приступить к внедрению. Не теряя ни минуты, он нашел в интернете контакты компании Self-ERP, которая занималась именно этим. Он написал им электронное письмо с просьбой о встрече, и начал ждать ответа.
Как Odoo может помочь Вадиму Александровичу в его работе?
Заметки
Функционал заметок на первый взгляд кажется примитивным, но в тоже время он может стать неплохим подспорьем в работе. Тут можно фиксировать результаты встреч, создавать «To Do» листы, накидывать идеи и вести совместную работу с другими сотрудниками.
Проекты и задачи
Проекты есть в любой компании и эффективно управлять ими целое искусство. Odoo содержит в себе полноценный модуль управления проектами, задачами и учета рабочего времени сотрудников. Это функционал можно расширять за счет дополнительных модулей и он может подойти компаниям, которые работают в разных сферах: начиная от оптовой торговли до IT-сферы.
Проекты могут быть тесно интегрированы в первую очередь с учетом (ведь необходимо отслеживать рентабельность проектов), CRM и продажами (ведь как правило проект стартует после того как к нам поступил запрос от клиента), кадрами (ведь ведение проекта подразумевает задействование трудовых ресурсов). Также в случае необходимости их можно интегрировать с производством, событиями и прочими сегментами системы.
Задача назначается непосредственно на исполнителя. Для удобства работы с задачами им могут быть присвоены теги.
Задачи могут иметь разные статусы, которые пользователи могут задавать самостоятельно. Через статусы руководитель проекта отслеживает на каком этапе находится та или иная задача. После того как исполнитель берет задачу в работу он ей задает соответствующий статус, а после выполнения задачи — фиксирует потраченное на выполнение этой задачи время. Так формируется понимание того сколько времени тратится на тот или иной проект.
Таким образом Вадим Александрович может ставить задачи на сотрудников, отслеживать их статус и следить за своевременностью их выполнения. Такие задачи он может ставить и на себя, таким образом организовуя свой рабочий день.
Электронные таблицы и дашборды
Для принятия управленческих решений Вадим Александрович остро нуждается в отчетности. Odoo содержить в себе несколько инструментов для ее построения и отображения.
В первую очередь хотелось бы отметить функционал Дашбордов, которые уже содержат в себе ряд преднастроенных отчетов по разным сегментам системы, которые к тому же обновляются в режиме реального времени. Из этих отчетов можно перейти в другие отчеты и там уже посмотреть информацию в более развернутом виде (например из дашборда «Учет» он может перейти в Отчет о финансовых результатах, который в Odoo отображает информацию в режиме реального времени без необходимости делать процедуру закрытия периода).
В случае необходимости выборки из системы можно сохранять в виде электронных таблиц и добавлять их на дашборд. Spreadsheet в Odoo поддерживает большинство формул Excel, а также в нем можно делать сводные отчеты с нескольких листов электронной таблицы.
Электронные таблицы можно создавать в Документах используя предустановленные шаблоны.
Используя эти отчеты Вадим Александрович всегда в курсе состояния дел в бизнесе и ему не надо запрашивать эту информацию у ответственных сотрудников и тратить время на уточнения.
Видео-звонки
В последних версиях Odoo появился функционал видео-звонков, который позволяет их проводить не покидая систему. Таким образом наш директор может связаться с любым пользователем системы не пользуясь другими внешними решениями (например Zoom). Особенно это актуально в наше время — когда часть сотрудников работает на удаленке.
Эпилог
Вадим Александрович был настоящим бизнесменом, который всегда стремился к совершенству. Он понимал, что в наше время без использования современных технологий невозможно добиться успеха в бизнесе. Поэтому он активно начал общаться с представителями компании Self-ERP, чтобы внедрить систему Odoo у себя в компании.
После тщательного обсуждения всех деталей начался процесс внедрения системы, который продолжался полгода. Бухгалтеры, как обычно, оказали наибольшее сопротивление новой системе, но благодаря Ирине Петровне, опытному руководителю, которая нашла аргументы для своих подчиненных, процесс внедрения прошел без особых проблем. Особенно ей понравилось, что предложенное решение включало регламентированный бухгалтерский учет, и то что Self-ERP предлагало отдельный курс для бухгалтеров, который значительно облегчил процесс перехода.
Менеджер по продажам, Сергей, не ожидал, что именно его идеи окажутся катализатором для внедрения системы Odoo. Он был рад, что его вклад в процесс был оценен и принят руководством компании.
Когда процесс внедрения системы был окончен, Вадим Александрович чувствовал себя очень довольным. Его управление бизнесом улучшилось, что привело к увеличению прибыли компании. Он понимал, что теперь его компания стала более эффективной и управляемой, и готов был продолжать работу в таком направлении.
P.S. Дополнительным бонусом стал модуль «Аренда», который помог автоматизировать основной процесс компании и сделал работу Сергея более эффективной, что помогло ему больше зарабатывать.
