Немного про историю бухгалтерского учета
Основные принципы отражения в учете результатов хозяйственных операций не меняются уже много веков.
Известный философ Оскар Шпенглер (1880-1936) считал, что современная цивилизация возникла благодаря усилиям трех великих людей — Христофора Колумба (1451-1506), Николая Коперника (1473-1543) и Луки Пачоли (1445-1517).
По иронии судьбы все знают Колумба и Коперника, но довольно мало кто слышал о Пачоли — великом математике и отце современного учета, зародившегося в XIII -XV вв. в городах северной Италии, там, где формировалась рыночная экономика. Сейчас очевидно, что без учета хозяйство многих стран не могло бы развиваться, ибо как стало теперь общепризнанным: учет — это язык хозяйственной деятельности, язык бизнеса. Хотя вот уже пятьсот лет, как этот язык развивается, усложняется и совершенствуется, имя человека, впервые его описавшего, внесшего огромный вклад в становление современного общества, все еще остается в тени.
В 1494 г. систему двойной записи описал ученый-математик, францисканский монах, друг Леонардо да Винчи – Лука Пачоли в одиннадцатом трактате «О счетах и записях» девятого отдела сочинения «Сумма арифметики, геометрии, учения о пропорциях и отношениях». Позже система получит название «староитальянской».
В своем трактате Лука Пачоли путем анализа хозяйственных операций и уже существовавших способов ведения книг (мемориала, журнала, Главной книги и инвентарной книги) описал закон двойной записи и показал, что, основываясь на нем, в любом хозяйстве можно построить целесообразную систему счетов и книг.
Двойная запись возникла не во времена Пачоли, а гораздо раньше. Лука Пачоли только описал уже сложившуюся до него систему. Сегодня достоверно известно, что первая книга, в которой описывалась система двойной записи – книга Бенедетто Котрульи «О торговле и современном купце», написанная от руки в 1458г., напечатанная в 1573г. Поэтому книга Пачоли признается всеми историками науки как первая печатная работа, давшая толчок развитию новой системы бухгалтерского учета.
Двойная запись в более удобном и полном виде отражала хозяйственный процесс. Система счетов простой бухгалтерии дополнилась счетами собственных средств, а материальные счета получили денежную оценку, вследствие чего все факты хозяйственной жизни стали отражаться дважды. Появление операционных счетов, которые в условной форме фиксировали изменения и движения средств, позволило установить систематическое наблюдение за такими величинами, как капитал и прибыль. Счета дали бухгалтерам возможность перейти от простого денежного учета к учету всех объектов и операций в денежном выражении. Двойная запись, став неотъемлемой частью бухгалтерского учета, превратила весь учет в стройную систему, облегчающую контроль как за сохранностью ценностей, так и за управлением ими.
Пачоли сформулировал две цели учета:
1) получение информации о состоянии дел, ибо учет следует вести так, «чтобы можно было без задержки получать всякие сведения, как относительно долгов, так и требований»;
2) исчисление финансового результата, ибо «цель купца состоит в том, чтобы приобрести дозволенно соответственную выгоду для своего содержания».
Обе цели, стоящие перед учетом, достигаются с помощью счетов и двойной записи.
Появление бухгалтерского баланса одновременно с двойной записью в начальный период диктовалось узким практицизмом, стремлением свести весь учет к форме. Характерными признаками этого периода в истории бухгалтерского учета было отсутствие теоретических обобщений, выработанных практикой; неумение авторов разобраться в сущности происходящих явлений во взаимосвязи с экономической жизнью того или иного государства.
Вторая половина XIX и начало XX века стали по существу этапом становления бухучета как науки. Этому во многом способствовали появление крупной промышленности, развитие путей сообщения, увеличение оборотов мировой торговли, возникновение рынка ценных бумаг, который резко увеличил число участников рыночных отношений – внешних пользователей бухгалтерской информации. В этот период в большинстве стран Европы начинает формироваться бухгалтерское законодательство, составной частью которого был бухгалтерский баланс и отчет о прибылях и убытках. Законодательство многих стран обязывает предпринимателей публиковать свои бухгалтерские отчеты, чтобы снизить размер риска со стороны акционеров, инвесторов и других внешних пользователей.
Двойная бухгалтерия, зародившаяся в Италии, начала распространяться на север Европы, сначала во Францию и Германию, потом в Англию и Скандинавию, затем на запад в Испанию и, наконец, через Атлантический океан в Америку, а на восток она пришла через Польшу в Россию (в XVIII веке), а потом в Китай и в Японию.
Первичные документы в ERP ODOO
Ведение бухгалтерского учета процесс циклический. Все начинается с первичного документа, затем он вносится в учетную систему, проводится, этот документ делает в учете бухгалтерскую проводку (то есть документ отражается на счетах бухгалтерского учета) и в результате мы получаем возможность составить бухгалтерскую отчетность (Баланс, отчет о прибылях и убытках, отчет о движении денежных средств и прочие).
Давайте же начнем с первичных документов, которые обеспечивают подтверждение операций и служат основой для их записи.
Какими документами мы можем отразить в ERP ODOO факт наступления хозяйственной операции (а более правильно бизнес операции). Таких документов достаточно много даже в самой базовой версии системы. Итак:
- Для отражения в учете возникновения дебиторской задолженности (а заодно дохода и отражения в учете себестоимости реализованных активов) мы можем воспользоваться инвойсом покупателя (это наш аналог расходной накладной/акта), который мы можем создать вручную либо из заказа продаж.
- Для отражения в учете возникновения кредиторской задолженности перед внешним поставщиком (а на самом деле не только перед ним) у нас есть документ инвойс поставщика (поступление товаров и услуг/акт).
- Для отражения в учете задолженности по заработной плате можно использовать либо инвойс поставщика либо ведомость начисления заработной платы.
- Для фиксирования операций которые связаны с движением денежных средств у нас есть платежи либо банковские выписки.
- Для отражения в учете операций с подотчетными лицами есть документ расходы сотрудников (у которого на самом деле множество применений)
- Для начисления амортизации по основному средству у нас есть объект основное средство.
- Для отражения в учете операций связанных с приходом материальных активов (запасов) либо их продажей есть документ складское перемещение.
- Если нам нужно провести инвентаризацию и отразить в учете ее результат у нас есть документ коррекция остатков.
- Если у нас есть необходимость распределить накладные расходы на себестоимость активов либо сделать их дооценку/уценку у нас есть документ стоимость с издержками.
- Если нам необходимо что-то списать со склада по какой-либо причине (например брак) у нас есть документ брак.
- Для отражения в учете операций которые связаны с розничными продажами есть документ заказ точки продаж.
- Ну и если наша компания производственная и мы что-то производим и в результате мы должны списать сырье и получить готовый продукт, то для этих целей у нас есть документ производственный заказ.
Ну и если вдруг оказалось, что у нас нет документа под какую-то бизнес-операцию, мы всегда можем сделать в учете ручную бухгалтерскую проводку.
Учетный цикл — это последовательность шагов от сбора информации о хозяйственной деятельности предприятия до составления финансовых отчетов и закрытия счетов
Учетный цикл в ERP ODOO выглядит следующим образом.
К экономическим событиям (бизнес-операциям) могут относится как внешние операции так и внутренние. При этом не все события оказывают влияние на компанию и должны быть записаны как операции (например изменение учетной ставки национального банка).
На самом деле маршрут учетного цикла может выглядеть иначе. В ODOO закрывать период и определять финансовый результат можно лишь при закрытии года (это связано с особенностями учета доходов и расходов в системе). Поэтому составлять финансовую отчетность мы можем в любой момент времени. Либо выводить информацию о финансовом результате на дашборд, который будет обновляться после проведения документов в учете.
Счета и журналы учета
Если мы используем для отражения в учете результатов бизнес-операций в ERP ODOO документы, то они будут отражать в учете операции в соответствии со сделанными настройками под эти документы. Это настройки могут быть в разных местах (например на уровне категории продукции или в соответствующем журнале учета). В некоторых случаях пользователь может поменять на уровне документа на каких счетах отражать операцию, а в некоторых случаях он лишен такого удовольствия.
Я уже писал про план счетов и настройки счетов учета на страницах своего блога, поэтому детально останавливаться на этом вопросе не буду. Хотелось лишь сказать пару слов об некоторых изменениях по этому вопросу в последних версиях системы.
Начиная с 13-й версии системы изменилась визуализация плана счетов, что сделало его использование значительно удобнее
Теперь у нас есть своего рода иерархия плана счетов, по которой мы можем быстро перемещаться.
И немного поменялась визуализация типов счетов
Все остальное осталось без изменений.
Какие счета использовать в учете для отражения на них операций решает бухгалтер, все зависит от того какую детализацию он хочет видеть в учете и какую отчетность хочет получить.
Все бизнес-операции отражаются на счетах учета и в соответствующих журналах, про которые я тоже уже писал.
Начиная с 14-й версии поменялись настройки банковских журналов и теперь сразу после создания банковской выписку под ее позиции создаются записи журналов. Механизм же ранее существовавшей сверки был вырезан с community версии, но его можно вернуть установив бесплатный модуль account_reconciliation_widget.
Записи и элементы журналов
Как было уже сказано все операции которые вы отражаете в учете с помощью ERP ODOO записываются в соответствующие журналы. При этом необходимо соблюдать базовое правило: запись журнала должна быть сбалансированной, то есть обороты по дебету должны равняться оборотам по кредиту — за счет этого достигается баланс.
Сама запись журнала (бухгалтерская проводка) выглядит так:
Как вы видите бухгалтерская проводка пишется построчно, то есть на западный манер. На необходимый нам счет можно «повесить» столько аналитик сколько вам нужно. Например компанию, ЦФО, статью доходов или затрат, направление и т.д. Большинство необходимой аналитики можно реализовать с помощью аналитических счетов и тегов. В качестве отдельной аналитики выступает налоги, на уровне которых можно задать формулу расчета налога и на каких счетах учета будет отображаться его начисление.
Для того чтобы посмотреть обороты по конкретному счету нам необходимо перейти в элементы журнала и сделать выборку по необходимому счету.
Пока не очень читабельно, но если сделать необходимую фильтрацию/группировку картина изменится.
Как мы видим у нас есть счета учета, записи на которые делаются по дебету и кредиту. По итогам дебетовых и кредитовых оборотов мы получаем конечное сальдо (на рисунке — колонка Баланс), при этом баланс мы можем получить в разрезе разных аналитик.На примере выше мы видим что у нас есть поставщик, с которым заключено два контракта по которым фиксировались операции. В результате мы видим обороты по этим контрактам и суммарную задолженность.
Еще одной особенностью является способ отражения сальда (остатка) на счете. Если он положительный — то это значит, что сальдо дебетовое, если с минусом, то кредитовое.
Элементы журналов служат основой для построения практически всей бухгалтерской отчетности.
Например на основании этой информации можно построить оборотно-сальдовую ведомость по счетам (Trial Balance)
Еще раз напомню, что записи журналов могут делаться документами либо вручную. Эти записи могут быть как простыми (то есть состоять из одного дебета и одного кредита) либо сложными, например такими:
Для того чтобы создать запись в учете вручную надо зайти в пункт меню «Бухгалтерский учет», затем записи журналов и нажать кнопку Создать. В записи мы указываем какие счета с какой аналитикой принимают участие в проводке и затем ее публикуем.
Анализ операций и их отображение в журналах учета
Теперь после того как мы познакомились с внутренней бухгалтерской кухней ERP ODOO, давайте проведем в учете наиболее типовую операцию — акта от поставщика на оказание услуг.
Анализ операций — это первый этап учетного цикла, который многие бухгалтера просто пропускают, особенно это касается бухгалтеров которые сидят на первичке и вносят ее в учетную систему.
Для примера давайте рассмотрим следующую типовую бизнес-операцию: Поставщик нам оказал услуги на 100000 грн (без НДС) и дал нам первичный документ «Акт про оказание услуг», который для нас является документом «Поступление товаров и услуг»
Алгоритм анализа будет следующий:
- Определите типы счетов, на которые данная операция окажет влияние. В нашем случае у нас увеличаться обязательства перед поставщиком, а также увеличатся расходы.
- Определите какие счета увеличатся или уменьшаться в результате этой операции. В нашем примере бухгалтер решил отражать увеличение кредиторской задолженности на счету 631 (Расчеты с отечественными поставщиками), а расходов на 92 (Административные расходы) счете.
- Отобразите увеличение/уменьшение на этих счетах.
Так как эта операция является типовой, мы ее можем автоматизировать.
В карточке нашего поставщика мы укажем счет по которому мы будем вести с ним взаиморасчеты.
Теперь при выборе данного поставщика у нас будет подставляться указанный здесь счет.
В настройках продукта который мы будем закупать у данного поставщика мы указываем категорию, на уровне которой задаем правила учета для продуктов относящиихся к данной категории.
Далее мы создаем в системе инвойс поставщика и указываем в нем нашего поставщика и продукт, который мы у него закупаем.
Сам документ сделает следующую запись в учете
При этом данная запись появится в журнале Vendor Bills
После публикации документа данная операция отображается в главной книге
И эти данные мы уже можем использовать для составления например такого отчета как баланс.
Выводы
Учет является языком бизнеса и правильное его ведение будет обеспечивать руководство информацией для принятия решений. ERP ODOO позволяет вести полноценный учет даже в самой базовой версии системы. К сожалению для ведения регламентированного учета в соответствии с национальным законодательством система мало приспособлена. Но есть и хорошие новости — ODOO заинтересовалась странами бывшего СНГ и в 2022 году от них можно ждать некоторых шагов в этом направлении. Плюс отечественные компании тоже не стоят на месте и в следующем году на рынке возможно появление решения, которое позволит полноценно вести регламентированный учет для украинских предприятий. По крайней мере ходят такие слухи)
