Что такое проектное управление и рекомендации по его применению

Проблемы компаний

Проблемы являются неотъемлемой частью жизни любой компании. Они могут касаться любого аспекта: технологий, людей, процессов или структуры компании. На протяжении  последних десятилетий значительно расширилось количество методик и технологий, которые позволяют менеджменту компании улучшить деятельности организаций. Среди таких методов например:

• построение и реализация комплекса маркетинга;
• TQM;
• анализ добавочной стоимости;
• реинжиниринг бизнес-процессов.

Несмотря на обилие методик много компаний так и не достигли желаемых результатов при их применении и это значит, что знания методики не достаточно для успеха. Почему компании не достигают своих целей? Причин может быть множество:

• реализация цели стоит слишком дорого;
• реализация цели занимает слишком много времени;
• неправильно был оценен масштаб и поставленная задача;
• или цель достигли, но она не принесла ожидаемую выгоду.

Если проанализировать причины то можно сказать что они лежат в плоскости:

• отсутствия представления как контролировать изменения;
• организации просто не знают, что им следует делать то есть отсутствует стратегия, которая бы приводила к четкому принятию решений.

Решение проблемы можно произвести с помощью разных инструментов, выбор которого будет зависеть от самой проблемы:

1. Если решение проблемы относится к отдельным инициативам, то вам поможет управление проектами (project management);
2. Если решение проблемы, относящихся к группам взаимосвязанных проектов, то вам поможет управление программами (program management);
3. Если решение проблемы, относится к управлению большим числом проектов, то вам необходим инструмент под названием управление портфелями (portfolio management)

Как видно из списка выше основным инструментом который вам поможет решить большинство ваших проблем является проектное управления, которое в зависимости от своей сложности может потребовать управление программами либо управление портфелями.

Что такое проектное управление

По проектному управлению сейчас не проблема найти соответствующую литературу, а с остальным несколько сложнее. По управлению програмами могу порекомендовать книгу «Управление программами на предприятии» — Дейвида Уильямса и Тима Парра, которая вышла в 2005 году в издательстве Баланс Бизнес Букс; по управлению портфелями проектов — «Портфель проектов. Инструмент стратегического управления предприятием»  Алексея Илларионова издательства «Альпина паблишер» и «Современные методы управления портфелями проектов и офис управления проектами» Джералда Кендалла ( изд-во ПМСФОТ, издана в 2004 году), но найти сейчас эти книги еще та задача.

Проектное управление применяется всеми организациями, даже если про это не знают. Ведь что такое проект? Давайте дадим определение:

Проект — комплексное, не повторяющееся, одномоментное мероприятие, ограниченное по времени, бюджету, ресурсам, а также четкими указаниями по выполнению, разработанными под потребности заказчика.

Во-первых, проект обязательно должен иметь цель. Например — построить 12-этажный дом или подготовить к печати свежий выпуск журнала

Во-вторых, проекты имеют четко определенный момент завершения. Например — нам необходимо построить дом до конца года.

В-третьих для выполнения проекта надо как правило больше чем один человек с разной специализации и квалификации.

В-четвертых — не бывает двух одинаковых проектов. Все проекты по своему уникальны.

Каждый проект имеет жизненный цикл. В литературе посвященной проектному управлению можно найти несколько моделей жизненного цикла. В общем виде цикл выглядит так:

Под проектным управлением подразумевается методика руководства важными и масштабными задачами, которые имеют определенную цель, установленные сроки и ограниченное ресурсное обеспечение. Такой подход позволяет объединить в единое целое постоянные (линейные) процессы, происходящие в компании, и целевые (разовые) инициативы.

Проектное управление все больше становится стандартным способом ведения бизнеса. Все большая доля работ в обычных компаниях выполняется как проекты. И переход компании на проектное управление происходит поэтапно:

Первый этап: случайное использование — начинается после того как какой-то работник или отдел выступает с инициативой применить один или несколько приемов управленими проектов для выполнения конкретной работы (например четкого соблюдения графика выполнения работ).

Второй этап: формальное применение — к руководству компании приходит понимание того, что управление проектами нужно на каждом уровне управления организацией, что несколько проектов могут совершаться одновременно и нужно грамотно распределять имеющиеся в наличии ресурсы, что необходимо проводить контроль качества.ю

Третий этап: организации, ориентированные на проекты — организация полностью переходит на проектное управление.

Рекомендации по применению проектного управления

Практика применения проектного управления выработала ряд рекомендаций которые помогут внедрить у себя этот инструмент. О них сейчас и поговорим

Проекты должны строится на базе приоритетов определенных стратегией вашей компании

Компания может столкнуться с соблазном начать сразу несколько проектов, но для того чтобы проект был успешный он не должен расходиться со стратегией компании. Чем менее будет сформулирована ваша стратегия, тем больше угроза того, что эффективность вашей деятельности упадет. Для того чтобы оценить пригодность проекта нужно ответить на вопросы:

• обеспечит ли данный проект сохранение лидерских позиций компании или повысит такие позиции?
• результаты проекта укрепять долгосрочные отношения с клиентами?

Стратегическое управление — процесс оценки «что мы такое», а также решение и осуществление того, «чем мы хотим быть» и «что нам для этого нужно.

Двумя основными аспектами стратегического управления являются реагирование  на изменения окружающей среды и распределение ресурсов компании таким образом, чтобы улучшить ее конкурентноспособность.

То есть через проекты компания должна осуществлять свою стратегию. Формулировка миссии это первый шаг, который сокращает  шанс неправильного понимания развития компании. Цели которые ставит компания исходя из миссии должны пройти валидацию на соответствие SMART. Формулирование стратегии должно ответить на вопрос: «А что нужно сделать для достижения цели?». Через проекты уже происходит осуществление выбранных стратегий с учетом ограниченности ресурсов, времени и бюджетов.

Используйте одинаковую, простую и хорошо определенную структуру постадийного подхода для всех проектов

Оценивайте и подтвеждайте жизнеспособность проекта на протяжении всего периода его существования

Включайте заинтересованных сторон в проект, чтобы понять их настоящие и будущие потребности

Добивайтесь совершенства в методах управления проектами и методах контроля в компании

Для управления проектами нужен метод кросс-функциональных комманд

 Используйте ресурсы максимально эффективно и расставьте приоритеты по их использованию

Уделяйте повышенное внимание ранним стадиям проекта

Включите бизнес-описание проекта в долгосрочный план развития компании после одобрения проекта

Официально закрывайте проекты и подбивайте итоги