Я много пишу про ODOO, но еще ни разу не давал комплексное описание системы и не говорил, а для чего собственно она нужна. Пора это исправить). Для начала хотелось бы привести несколько фактов (из Википедии естественно).

Что такое ODOO?

Odoo — это набор программных инструментов для управления бизнесом, включая, например, CRM, электронную коммерцию, выставление счетов, бухгалтерский учет, производство, склад, управление проектами и управление запасами. Версия для сообщества (так называемая комьюнити) — это бесплатное программное обеспечение, распространяемое под лицензией GNU LGPLv3. Версия Enterprise имеет собственные дополнительные функции и сервисы. Исходный код для платформы и основных модулей ERP курируется бельгийской компанией Odoo S.A. Odoo доступен как для локальной, так и для готовой к использованию среды SaaS.

С самого начала Odoo SA (ранее OpenERP SA) выпускала основное программное обеспечение с открытым исходным кодом. После выпуска версии 9.0 компания перешла на модель с открытым ядром, которая предоставляет проприетарное корпоративное программное обеспечение на основе подписки и облачное программное обеспечение как услугу в дополнение к версии с открытым исходным кодом. В 2013 году была создана некоммерческая ассоциация сообщества Odoo, чтобы содействовать широкому использованию Odoo и поддерживать совместную разработку функций Odoo.

Расширяемая архитектура Odoo позволяет большому количеству фрилансеров и организаций разрабатывать приложения или модули Odoo и размещать их на рынке для продажи или бесплатной загрузки (https://apps.odoo.com/apps). Основными компонентами Odoo являются фреймворк, это около 30 основных приложений (также называемых официальными модулями) и тысячи модулей сообщества.

Об Odoo написано несколько книг, некоторые из которых посвящены конкретным областям, таким как бухгалтерский учет или разработка. Как вы понимаете все они на английском языке.

И немного истории

В 2005 году Фабьен Пинкерс, основатель и нынешний генеральный директор Odoo, приступил к разработке своего первого программного продукта TinyERP. Три года спустя название было изменено на OpenERP. Компания начала быстро расти, и в 2010 году в OpenERP работало уже более 100 сотрудников.

В 2013 году компания получила награду Deloitte как самая быстрорастущая компания в Бельгии с ростом на 1549% за пятилетний период.

В 2014 году компания была переименована в Odoo, чтобы диверсифицировать термин «ERP». В 2015 году журнал Inc. Magazine поместил Odoo в число 5000 самых быстрорастущих частных компаний Европы.

В 2019 году компания привлекла инвестиции в размере 90 миллионов долларов.

В 2021 году продукты Odoo использовали более 5 миллионов клиентов. По словам генерального директора Фабьена Пинккерса, Odoo планирует нанять 1000 новых сотрудников.

В странах бывшего Советского союза система начала набирать популярность в последние годы. Основным ее конкурентом считается 1С.  Распространению системы сильно мешало отсутствие в ней возможности вести полноценный бухгалтерский учет. Для Украины этот вопрос был решен в конце 2021 года и на момент написания статьи в нескольких компаниях уже проводится тестовый запуск этого решения.

Среди плюсов системы можно выделить:

• open source со всеми вытекающими отсюда положительными моментами;
• быстрая скорость разработки;
• покрытие всех основных процессов бизнеса (об этом ниже);
• веб-ориентированность;
• возможность проведения быстрой интеграции с любыми сервисами (которые это позволяют)
• мультиязычность интерфейса;
• конструктор сайтов;
• модульность

Основным минусом наверное является сложность освоения системы обычным пользователем в виду масштабности самой системы. Но этот минус устраняется поэтапным включением дополнительного функционала по мере освоения системы.

Теперь давайте пройдемся по самой системе и посмотрим, что там есть. Конечно описать все функции не представляется возможным, я затрону лишь базовые для того чтобы дать понимание покрытия сегментов бизнеса.

Если говорить очень верхнеуровнево, то систему можно представить вот так:

Все инструменты системы можно поделить на два уровня: операционный (для управления которого собственно и предназначена любая MRP) и организационный (уровень на котором организуется работа операционного уровня).

Операционный уровень деятельности компании

Сразу бы хотелось бы отметить, что ODOO — это процессно-ориентированная система (в отличии от 1С, которая является документоориентированной системой) в которой реализованы  все основные и вспомогательные процессы практически любой компании. И если компания не имеет описанных и утвержденных процессов она спокойно может взять уже заложенные в систему процессы. Итак

Маркетинг и лидогенерация

Отдел компании: маркетинг

Про этот сегмент я еще не писал, но вспомнить про него стоить. Как правило для того, чтобы привлечь новых клиентов компания запускает всяческие маркетинговые активности и естественно она хочет знать насколько они эффективны.

UTM-метки

Когда в систему попадает лид (он может прийти с разных мест) в нем фиксируется его источник (это делается с помощью utm-меток).

Например компания делает какую-то почтовую рассылку и в тексте этой рассылки содержится ссылка на контактную форму. Если потенциальный клиент заполняет данную форму, то у нас в системе появится лид, а в нем будет указано, что этот лид пришел с почтовой рассылки. Эта информация протягивается через CRM и продажи и мы потом можем проанализировать насколько была эффективная та или иная маркетинговая компания.

Интеграции со сторонними сервисами

Система позволяет делать например у себя веб-формы с помощью конструктора веб-форм, затем вставлять код формы на любой внешний ресурс и при заполнении данных форм в систему будут попадать лиды.

Также можно реализовать интеграцию с интересующим нас сервисом — откуда к нам могут приходить лиды. На данный момент реализовано много таких интеграций (например с facebook, сайтами на определенных платформах (wordpress и прочие). С перечнем доступных интеграций можно ознакомиться по ссылке: https://apps.odoo.com/apps/modules/browse?search=integration.

E-mail маркетинг

В системе есть собственный конструктор e-mail рассылок, также есть уже интеграции с популярными сервисами рассылок: sendpulse, mailchimp и другими. В самой рассылке может накапливаться статистика по этой рассылке

Мероприятия

Если компания организовывает какие-нибудь мероприятия с целью привлечения лидов или же принимает участие в подобных мероприятиях она может в системе вести учет таких мероприятий и фиксировать приход с них лидов.

Конструктор сайтов

Нельзя не упомянуть встроенный в систему конструктор сайтов, с помощью которого даже непосвященный в веб-разработку пользователь сможет сделать простой сайт. Сайт очень тесно интегрирован с бекендом системы, то есть если посетитель на сайте сделает заказ, то в продажах создаться Заказ продаж.

Примеры сайтов сделанных на ODOO: https://rybakavun.com.ua/ru/, https://metromart.ge/ka_GE/, https://a-zone.com.ua/. Более полный перечень по адресу: https://trends.builtwith.com/websitelist/Odoo

CRM

Отдел компании: Маркетинг, Продажи

Я уже писал про этот сегмент системы здесь.

В этом приложении лид берется в работу, обрабатывается, квалифицируется и если все хорошо — трансформируется в сделку (opportunity). Если же лид по какой-то причине отпадает — это фиксируется в системе.

Интеграции со сторонними сервисами

Наряду с CRM у компании возникает необходимость в функционале «Телефония», ведь менеджерам же надо как-то контактировать с клиентами. В таком случае возникает необходимость в интеграции с каким-нибудь сервисом. С Odoo достаточно просто делать такие интеграции. Только в нашей компании делалась интеграция с Бинотелом и Некстелом.

Также возникает необходимость интеграции с сервисами отправки сообщений (смс, вайбер). Такие интеграции тоже несложные в реализации.

После того как лид квалифицирован и от него получена информация, что он хочет у нашей компании что-то купить он трансформируется в сделку. Сделка проходит по воронке продаж.

По мере такого прохождения в системе могут создаваться всякого рода активности и таким образом накапливается история общения с клиентом.

Если сделка успешная, то менеджер помечает ее выигранной и формирует Коммерческое предложение.

Продажи

Отдел компании: Продажи, Бухгалтерия, Склад

Заказы продаж

Теперь мы попадаем в приложение «Продажи». Здесь тоже в основном работает отдел продаж, но на огонек уже может зайти бухгалтер и логист).  Почему? Потому что после подтверждения коммерческого предложения оно трансформируется в Заказ продаж, из которого автоматически создается черновик заявки на склад на отгрузку, а после отгрузки бухгалтер формирует расходную накладную.

Само коммерческое предложение как вы поняли формируется из сделки в CRM, но этот документ также может создаваться вручную, клиентом в своем личном кабинете либо приходит как заказ с сайта (и не важно этот сайт сделан на ODOO или на какой-нибудь другой платформе).

Прайс-листы

Отдельного внимания заслуживает функционал прайс-листов, который представляет собой целый комбайн по ценообразованию. На эту тему надо писать отдельную статью, настолько этот функционал функционален :). Прайс-листы можно назначать индивидуально на клиентов, на группу клиентов, страны, закреплять за конкретными сайтами. Сама цена по прайс-листу может основываться на цене по каталогу либо себестоимости и кроме того можно задавать формулы расчета и ограничивать размер надбавки

Точка продаж (POS)

Для компаний которые занимаются розничной торговлей (физические магазины) и ресторанным бизнесом в системе предусмотрен отдельный функционал под названием «Точка продаж«.

В этом сегменте системы уже реализована интеграция (для Украины) с РРО и ПРРО (Checkbox) и уже возможно в скором времени сама ODOO станет ПРРО без необходимости интеграции с третьими сервисами.

Сама точка продаж очень тесто интегрирована с бухгалтерским учетом. При проведении заказов со склада списывается проданный товар и отображается в учете продажа с движением денежных средств. По итогам продаж за период можно сформировать сводную налоговую накладную (для Украины).

Склад

Отдел компании: логистика, продажи, закупки, бухгалтерия

Odoo имеет мощную WMS-систему и как по мне этот один из сложнейших участков системы, который тесно связан с продажами, закупками, производством и бухгалтерией. Но в тоже время это вполне самостоятельный сегмент системы.

Система управления складом (англ. Warehouse Management System, аббр. WMS) — информационная система, обеспечивающая автоматизацию управления бизнес-процессами складской работы профильного предприятия.

Более детально про него вы можете прочитать здесь, а я пока просто перечислю основные моменты. Этот сегмент оперирует складами и местами хранений. Места хранения могут быть как физическими так и виртуальными. При перемещении запасов по складу всегда задействуется метод двойной логистической записи, то есть запас всегда откуда-то приходит (например от поставщиков) и куда-то уходит (например к покупателю). Если вы например делаете инвентаризацию складских остатков, то при отображении результатов инвентаризации будет задействоваться виртуальное место хранение «Потери при инвентаризации». Результаты таких перемещений могут находить отображение в учете (а могут не не отображаться — это зависит от настроек системы).

Также в системе поддерживается партионный учет (ну путать с бухгалтерским партионным учетом который есть в 1С), на уровне партии может отслеживаться срок годности такой партии.

На уровне настроек склада можно задавать разные правила перемещений по складу, например можно сделать такую настройку, что при подтверждении заказа продаж в системе будет создаваться заказ на закупку или производственный заказ.

Закупки

Отдел компании: Закупки, Бухгалтерия

Теперь давайте зайдем с другой стороны.

Закупки являются важным процессом в любой компании и у некоторых компаний (особенно больших) процесс закупок еще тот квест. Закупки в ODOO — это отдельный сегмент системы со своим набором инструментов.

Основным документом в этом блоке у нас будет запрос цен (заказ на закупку). Он может создаваться несколькими способами: вручную, из заявки на тендер, из запроса на закупку, из заказа продаж или из правила мин-макс.

Отдельным инструментом выступают прайс-листы поставщиков.

После подтверждения запроса цен у нас появляется возможность сделать приход на склад и сформировать инвойс поставщика (документ который у нас сформирует задолженность перед поставщиком в системе).

Производство

Отдел компании: производство

Любая компания по своей сути является производственной. Что я здесь имею ввиду? Каждая компания производит какой-то продукт, и не важно материальный ли он или не очень (услуга). Если необходимо какие-то материальные активы преобразовать в другой материальный актив, то нам необходимо будет задействовать модуль производства.

Его использование несколько осложняет ведение учета. Ведь у нас кроме товаров появляются другие виды запасов (сырье, полуфабрикаты, готовая продукция), которые требуют своих правил учета.

Для того чтобы выполнить преобразование активов нам необходимо на производимый продукт создать спецификацию, в которой нужно указать, что нам нужно для производства этого продукта.

Основным документом для производства будет производственный заказ, который собственно и выполнит нужное нам преобразование.

Также можно задействовать технологические маршруты — в таком случае для выполнения производственного заказа нам нужно будет закрыть наряд-заказы.

Также присутствует функционал по отбраковке сырья и заказы на разборку (из одного актива получить несколько).

Базовое производство можно очень сильно прокачать и если будет необходимо интегрировать его со специальными решениями для планирования производства, например такими как frepple.

Бухгалтерский учет

Теперь мы подошли наверное к одному из самых важных сегментов системы (как на мой скромный взгляд) — бухгалтерскому учету. Я про него написал не одну статью и даже сложно сейчас порекомендовать какую-нибудь из них 🙂 Ну пусть будет вот эта. Детально писать про учет сейчас я не буду, больно это тема необъятная 🙂 Но несколько слов скажу.

Учет является языком бизнеса и правильное его ведение будет обеспечивать руководство информацией для принятия решений. ERP ODOO позволяет вести полноценный управленческий учет даже в самой базовой версии системы. К сожалению для ведения регламентированного учета в соответствии с национальным законодательством базовая система мало приспособлена. Как я уже писал уже в конце 2021 года появилось решение для Украины с описанием которого можно познакомиться здесь.

Если говорить очень кратко, то в ODOO есть мощная система учета, которая состоит из двух частей: бухгалтерской и аналитической.

Бухгалтерская представлена планом счетов и журналами. Бухгалтерская проводка в системе называется записью журнала, то есть при проведении любого документа, который должен быть отражен в учете создается запись журнала, которая всегда сбалансирована (оборот по дебету равен обороту по кредиту).

Аналитическая часть представлена аналитическими счетами, аналитическими тегами и бюджетированием. При отображении в учете какой-либо операции в качестве дополнительной аналитики мы можем указать сколь угодно много аналитических счетов или тегов (это такой себе отдаленный аналог субконто в 1С). Если вы используете аналитические счета, то вы можете воспользоваться стандартным инструментом бюджетирования

Среди серьёзных реализованных решений по регламентированному учету для Украины в этом сегменте можно выделить Заработную плату и Учет первого события по НДС.

Заинтересовала ERP ODOO? Вы можете запросить задать интересующий вас вопрос в контактной форме:

Кадры (HR)

Отдел компании: кадры, бухгалтерия

Управление персоналом наверное является одним из самых важных процессов в организации, которая задумывается о своем будущем. Ведь именно от того как выстроены процессы управления персоналом напрямую зависят результаты роботы компании.

HR директор (раньше его называли попроще — начальник отдела кадров) является одним из ключевых лиц в организации.  Наряду с финансовым директором  он является одним из ключевых специалистов в управлении затратами компании. У многих организаций затраты на оплату труда и прочие активности в отношении персонала являются львиной долей в структуре их затрат. Кроме того не стоит забывать про то во сколько обходится компании поиск персонала и его увольнение.

В виду такой важности этого блока в ODOO он представлен достаточно широко.

ERP ODOO предлагает своим пользователям полноценную Human Resource Management систему, которая позволяет автоматизировать практически любые процессы связанные с персоналом, а именно найма, отбора, привлечения персонала, обеспечения ориентации, обучения и развития, оценки их работы, определения вознаграждения и предоставления льгот, мотивации, поддержания надлежащих отношений с каждым членом команды и обеспечения безопасности работы за счет применения программ для HR и HR-аналитики.

Кроме того модуль HR тесно интегрирован с другими сегментами системы: проектами, продажами, закупками, финансами и учетом, что делает систему комплексной и покрывающей все процессы компании.

И давайте я перечислю основной функционал этого блока: учет сотрудников и их статусов, учет трудовых договоров, отдельное приложение для найма сотрудников (учет вакансий, воронка найма, учет резюме), учет прохождения медицинских осмотров, учет обучения сотрудников (кстати в ODOO есть отдельная полноценная LMS система), увольнения сотрудников, геймификации (целеполагание). Также есть отдельное решение по учету отгулов сотрудников и подаче сотрудниками заявок на компенсацию расходов.

Организационный уровень

Выше мы рассмотрели основные инструменты, которые используются на операционном уровне деятельности компании и которые призваны повышать операционную и функциональную эффективность.

Но существует еще уровень на котором принимаются решения, которые определяют направление развития компании и то как бизнес в целом будет функционировать. Если на этом уровне не организуется правильная работа по организации работы компании, то это существенно повышает риски неуспешности деятельности. Но это я что-то ушел в теорию. Давайте же посмотрим какие инструменты нам дает ODOO для организации этого направления.

Проекты

Отдел компании: все сотрудники

И начнем мы с проектов. На самом деле проекты могут использовать и на операционном уровне, особенно в тех компаниях которые занимаются оказанием услуг, но если смотреть глубже то деятельность любой компании по сути является одним большим проектом.

Итак, здесь нам доступны проекты и задачи. Проекты могут заводится как внешние (например нам нужно провести какое-нибудь мероприятие), так и внутренние (например разработать регламент работы отдела продаж).

В рамках конкретного проекта сотрудникам можно поставить конкретные задачи с определенным сроком выполнения.

На уровне задач мы можем зафиксировать плановое время на выполнение задачи и фактическое время (с помощью табелей учета рабочего времени).

Проекты очень тесно связаны с другими сегментами системы. Например когда мы создает карточку проекта под нее в учете автоматически создается аналитический счет на котором можно отражать доходы и расходы по этому проекту. Или табеля учета рабочего времени по проектам потом могут лечь в основу для начисления заработной платы.

Более детальней про возможности этого сегмента читайте здесь.

Активности

Отдел компании: все сотрудники

Применение функционала активностей в системе поражает и это наверное один из главных инструментов для планирования своего и чужого рабочего времени.

В повседневной работе мы обычно сталкиваемся с множеством задач с разными приоритетами: кому-то позвонить, кому-то написать, что-то не забыть сделать или с кем-то встретиться.

Все это требует высокой степени организаторских способностей и самодисциплины. Ничего нет хуже, чем рабочее место полное рукописных заметок и наклеек или бесконечная табличка в Екселе, которую сложно контролировать.

В Odoo это все вам поможет заменить активности, с помощью которых мы можем назначить различного рода задачи и отслеживать их выполнение.

Активности содержаться практически в любом объекте системы, а если их там нет их достаточно просто туда подключить (попросив помощи у разработчика).

Все активности назначенные на вас как пользователя системы вы можете увидев нажав соответствующую иконку в хедере системы,

после чего вы увидите какие активности на вас назначены, из каких объектов системы они были сделано и когда они должны быть сделаны. Если активность просрочена и не была сделана, она будет находится в статусе «Позже»

Само окно создания активности выглядит так:

Типы активностей вы можете редактировать и задавать для них настройки по умолчанию. Справочник типов активностей как правило находится в настройках CRM

При этом тип активности «Встреча» интегрирована с календарем сотрудника в системе, после создания такой активности — она появится в календаре, который в свою очередь может синхронизироваться с Гугл календарем.

Внутренние чаты

На сегодняшний момент без мессенджеров уже сложно обойтись. Бесконечные переписки, разные группы в скайпе, вайбере, телеграме, слаке. Только и успевай отвечать. Общение между сотрудниками можно перевести внутрь системы, причем начиная с 15 версии в системе уже есть встроенный аналог ZOOM по организации видео-звонков с возможностью расшаривания экрана.

А встроенная системы внутренних чатов в системе существует уже давно. Здесь вы можете создавать отдельные группы, как открытые, так и закрытые либо вести переписку с конкретным сотрудником.

Оргструктура

Если вы приняли решение внедрить у себя процессный подход и до этого момента вы не описывали свои процессы, то в таком случае лучше начинать отталкиваться от вашей организационной структуры.

Для построения системы процессов первоначально необходимо выстроить действующее управления, то есть порезать процессы в соответствии с реальными зонами ответственности руководителей и назначить их владельцами процессов. Это позволит не ломая существующую систему управления взглянуть на деятельность компании с новой стороны.

В ODOO уже есть инструмент для визуализации оргструктуры (это нестандартный функционал)

Отталкиваясь от оргструктуры можно начинать отстраивать процессы

После того как процесс привязан к конкретному подразделению (человеку) его нужно описать и регламентировать и передать этот процесс сотруднику, после чего он становится ответственным за его результат.

Подытожим

Описать все возможности ODOO и вопросы которые можно решать с ее помощью в рамках одной статьи невозможно. Но надеюсь, что теперь у вас появилось понимание того, что система комплексная и может покрыть собой все процессы в компании, даже если по какой-то причине отсутствуют. Действительно ODOO может помочь вашему бизнесу расти, только надо осознать, что вам тоже придется проложить для этого некоторые усилия.