Финансы и учёт

Что такое кассовый разрыв и как его избежать?

Print Friendly, PDF & Email

Жил был на свете один предприниматель и все у него на первый взгляд было хорошо — клиенты есть, заказы тоже, сотрудники работают и вроде бы от работы не отлынивают. Но постоянно почему-то была проблема с деньгами. Когда надо было сделать какой-нибудь платеж периодически возникала ситуация, что на него нет денег и нашему предпринимателю приходиться делать нечеловеческие усилия для того чтобы их найти. Конечно все это сильно его угнетало и портило ему настроение.

Знакомая ситуация? Можете не отвечать. Я знаю, что да. Такая ситуация называется кассовым разрывом и в нее попадает почти (99,9%) все предприниматели. И перед тем как рассказать как ее избежать, давайте разберем почему она возникает.

И для начала немного теории.

Любому уважающему себя бизнесмену необходимо контролировать два показателя: прибыль и денежный поток. И их нельзя между собой путать. Прибыль нельзя посчитать по деньгам, хотя многие далекие от финансов предприниматели любят так делать. Главное отличие денег от прибыли это их видимость. Деньги, да вот он родимые — лежат на счету, их можно потратить, снять с расчетного счета и пощупать. А прибыль это что-то эфемерное, можно даже сказать — мифическое. Это как суслик — ты его видешь? Нет. А он существует.

Но  без достаточной прибыли предприятие не может генерировать положительный денежный поток. И доказать это достаточно просто. Давайте представим ситуацию, что вы купили товар у поставщика на 100 000 грн. Значит вы должны заплатить ему за него такую же сумму. А где ее взять? Правильно — нужно продать товар покупателю получить с него деньги и заплатить поставщику. А как получить от покупателя такую сумму? Правильно — ему нужно продать товар дороже чем мы его купили. Если мы продаем товар дороже, то это значит что в перспективе мы денег получим больше, чем заплатим поставщику. Эта разница называется положительным денежным потоком и в тоже время мы получим прибыль (по крайней мере валовую) в таком же размере. Именно она дает нам возможность расти и развиваться и увеличивать благосостояние собственников.

Если же наши доходы меньше чем расходы, то такая ситуация называется убытком и в перспективе (не сразу) вы начнете испытывать нехватку денежных средств и чем вы убыточней, тем быстрее наступит такая ситуация. При этом необходимо помнить, что прибыль должна покрывать все ваши прочие расходы, которые могут и не быть связаны с вашей основной деятельностью.

С этим разобрались — пошли дальше.

Для любого бизнеса деньги наверное являются более приоритетной целью, чем прибыль, ведь они являются его кровеносной системой и если их нет, то не важно сколько прибыли он генерирует.

Считать деньги — это наверное самое простое, что есть в учете. И делать это можно где угодно: в тетрадке, в электронной таблице, в специализированном онлайн-сервисе или в ERP-системе. Пришли деньги на счет или в кассу ставим «+», ушли — ставим «-» и по итогам таких записей мы можем составить такой отчет как «Отчет о движении денежных средств» или Cashflow. Такой отчет может составляться хоть каждый день и он вам будет показывать остаток денежных средств на какую-то конкретную дату и оборот денежных средств за период составления отчета.

Операции в таком отчете можно группировать по определенным признакам (статьям). Например — «аренда», «заработная плата», «оплата поставщикам» и т.д. Такое разделение поможет вам понять, на что вы тратите деньги и поможет выявить статьи затрат денежных средств, которые можно оптимизировать.

Отчет это очень хорошо, но он нам мало поможет избежать ситуации возникновения кассового разрыва. Давайте теперь обратим свой взор на причины возникновения такой ситуации. Их может быть несколько и вот некоторые из них:

  • отстутствие финансового планирования и нежелание автоматизировать учет;
  • задержка платежей покупателями и плохая работа с дебиторской задолженностью;
  • большая трата , произведенная из оборотных средств (форс-мажор);
  • отсутствие денежной «подушки», за счет которой можно покрыть кассовый разрыв;
  • убыточность бизнеса;
  • закупка у поставщика ненужных запасов и соответственно «замораживания» в них денежных средств.

Бороться с ним нужно, ведь некоторые платежи, если их невовремя сделать могут нести для бизнеса большие риски и последствия в виде штрафных санкций, нарушения производственного процесса и нанесению вреда деловой репутации.

Как с ним бороться? Как правило предпринимаются следующие действия:

  • закинуть на счет свои собственные деньги (оказать финансовую помощь самому себе);
  • взять кредит;
  • больше продать или поумолять дебиторов погасить долг или сделать предоплату;
  • задержать зарплаты;
  • передоговориться с поставщиками.

Но это лишь кратковременные меры и постоянно ими пользоваться не получиться. Нужен какой-то инструмент, который нам позволит спрогнозировать такую ситуацию и предпринять меры, которые помогут ее избежать. И такой инструмент есть и называется он платежный календарь. Выглядит он просто — это такая таблица, где показывается прогноз движения денежных средств в будущем и в ней видно, сколько у вас будет денег на каждый день. Если в каком-то из дней у нас возникает отрицательные остаток на конец дня — поздравляю, у вас возник кассовый разрыв и с ним надо что-то делать.

Назначение этого инструмента:

  • прогнозирование «кассовых разрывов». Лучше, если вы заранее предусмотрите такие ситуации, ведь не всегда можно оперативно привлечь кредит или воспользоваться овердрафтом и таким образом подставить под удар собственную репутацию «добросовестного» плательщика;
  • планирование обеспечения исполнения обязательств, в первую очередь перед банками, бюджетом и т. д.;
  • своевременное определение потребности в денежных средствах и соответственно своевременное принятие мер по их привлечению. В небольших компаниях платежный календарь может быть вполне самодостаточным и закрывать потребности этой компании в своевременности платежей. И все-таки в большинстве случаев этот инструмент является необходимым дополнением к отчету о движении денежных средств (его еще называют «Бюджет движения денежных средств»), пользуясь профессиональным сленгом — ДДС.

Как составить платежный календарь?

Для этого нам нужно:

  1. Выделить группы платежей по приоритетам – это нужно для того, чтобы вы не задумывались каждый раз о степени важности того или иного платежа при ограниченном ресурсе денежных средств;
  2. Определиться с суммой платежей на месяц – по группам;
  3. Составить календарь платежей и календарь поступлений (желательно по дням);
  4. Определить дни «кассовых разрывов» – посмотрите в какие дни у вас не хватает денег для совершения платежей;
  5. Провести варианты финансового моделирования – подумайте как можно избежать возникших минусов;
  6. Вести платежный календарь ежедневно — план/факт, учитывая отклонения.

Это я конечно говорю очень и очень упрощенно, чем крупнее компания — тем у нее этот процесс сложнее и непредсказуемей. И у них может появляться необходимость в использовании дополнительных инструментов планирования таких как бюджет движения денежных средств, реестры оплаты, платежные заявки.

В платежном календаре такжу можно записывать фактические данные по движению денежных средств и таким образом сравнивать план/факт по поступлениям и выбытиям денежных средств. Если расхождения слишком большие — значить планирование у вас неэффективное и надо с этим что-то делать.

Что нужно сделать, что избежать возникновения кассовых разрывов? Как вы уже поняли нужно:

  • не работать в убыток;
  • не инвестировать больше, чем вы можете себе позволить;
  • работать с запасами и не «замораживать» в них слишком много денег;
  • работать с дебиторской задолженностью

Ведение платежного календаря конечно не является панацеей от всех бед, ведь никто не отменял форс-мажорных ситуаций, но один факт беспорен — его ведение сделать ваш сон более спокойным, а вашу нервную систему более устойчивой.

Какое ваше впечатление?

Сверх всех ожиданий
1
Счастлив
0
Очень хорошо
2
Не уверен
1
Расстроен
0

2 Comments

  1. Отличный вариант — вести календарь в сервисе учета, я тут писал про один https://dirclub.ru/upravleniye-finansovym-uchetom/

    Антон, а вы пишете гостевые статьи? 😉 Можем дать возможность написать у нас

    1. Гостевые статьи пишу, буду рад написать для вашего сайта — например про автоматизацию бизнеса и ERP ODOO

Leave a reply

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

16 + 10 =

You may also like

Next Article:

0 %