Успешная автоматизация — «розовая» мечта бизнеса
Автоматизация, диджитализация, цифровизация, цифровая трансформация. Знакомые слова? Я думаю да. Наш нынешний мир, который находится сейчас на этапе четвертой промышленной революции (цифрового прорыва), требует от бизнеса внедрения программного обеспечения для цифровой автоматизации процессов организации. Это лишь первая ступень цифровой трансформации компании, про которую пишет Тони Салдана в своей книге “Почему цифровая трансформация не дает результата. И что делать, чтобы всё заработало” , но она достаточно важная и сегодня именно о ней мы с вами поговорим, и об автоматизации учета в частности.
Сейчас на рынке нет недостатка в ПО для автоматизации бизнес-процессов и для ведения учета, но выбирая определенное решение бизнес должен ориентироваться не только на текущие потребности, но и на задачи, которые могут возникнуть в будущем (то есть выбранное ПО должно позволять масштабироваться и адаптироваться под изменения в бизнес-процессах). Иначе может возникнуть ситуация, когда имеющиеся ПО будет сковывать бизнес и ограничивать его в определенных местах.
Порой кажется, что если бизнес небольшой, то внедрять что-то сложное нет смысла (к тому же оно еще и как правил не очень дешевое). Таким образом у бизнеса со временем образуется “зоопарк” систем, от которого он со временем захочет избавиться и перейти на одну систему, которая ему обеспечит комплексную автоматизацию (к такому классу систем относятся ERP).
Если говорить про классификацию IT-решений используемых в бизнесе, то их условно можно разделить на:
- прикладные решения — в которых работает один человек (например програмы для ведения семейного бюджета)
- системы для решения общих задач — в которых работают несколько человек, которые решают схожие задачи (1С, BAS, Мастер-бухгалтерия, Битрикс24, Хурма)
- ERP-системы — системы в которых работают сотрудники нескольких подразделений (Odoo, SAP, IT-enterprise, BAS ERP…)
Сложность перехода на новый софт растет с его сложностью и ростом количества пользователей. Синхронизировать всех достаточно сложно, а еще сложней заставить пользователя выйти из своей зоны комфорта.
Проекты по внедрению систем автоматизации могут превратиться в сплошной кошмар из которого бизнес может не выбираться годами и в конце концов остаться у разбитого корыта. Сейчас я детально не буду останавливаться на том, что необходимо сделать чтобы уменьшить риски таких проектов. Об этом я уже писал здесь и здесь и напишу наверное еще. А сейчас очень коротко о самом важном.
Внедрение любой IT-системы — это отдельный проект. Даже использование какого-то примитивного сервиса требует каких-то усилий со стороны пользователя, что ж тут говорить про сложные решения в которых должны работать множество пользователей.
Такие проекты находятся в определенных рамках, которые айтишники любят называть проектным треугольником.
Условно его идею можно сформулировать в одну строку:
«Быстро – Качественно – Дешево: выберите любые два пункта».
Все эти величины имеют верхние пределы:
- разумный срок, далее которого проект автоматизации теряет смысл: система устареет, бизнесу жить годы без автоматизации тяжко;
- конечное количество денег у компании, которое она готова заплатить за проект;
- конечный список требований, который нужно автоматизировать (список со стороны заказчика может быть изначально большим, но все равно у него где-то есть конец).
Тут также нужно понимать один момент — если у компании ограниченный бюджет (а сейчас такое время, что у бизнеса не так много денег), то и требования к будущей системе автоматизации не должны быть космическими. Если вам кто-то предлагает IT-систему, которая имеет уже в себе определенный функционал, то постарайтесь сначала его освоить, а уж затем при необходимости вносить в него изменения. Да некоторые моменты могут быть неудобными, да под систему автоматизации вам может придется менять свои бизнес-процессы или даже бизнес модель, но это неизбежно. Например ERP-системы как правило в себе содержать лучшие мировые практики в плане автоматизации процессов и говорить, что они нам не подходят, даже не попробовав — достаточно опрометчивое утверждение.
Внедрение ERP-системы — это всегда изменения в компании и возможность взглянуть свежим взглядом на привычные для компании бизнес-процессы. Многие считают, что бизнес постоянен, люди, которые занимаются основной оперативной деятельностью, сработаны и в целом все в компании хорошо, кроме, пожалуй, учета, управленческой отчетности, а от этого – оперативности управленческих решений; ну, может, еще проблема с регламентированной отчетностью и ее аудитом, из-за чего иногда компания попадает на штрафы при фискальных проверках. Но современная бизнес-среда нам говорит о другом, ты никогда не можешь знать, что будет завтра и как твой бизнес на это завтра отреагирует. Если твой бизнес не будет готов к изменениям, то вопрос его закрытия вопрос времени. И согласитесь, что это так и есть — это нам доказала эпидемия ковида и агрессия россии против Украины.
Ну и последнее на чем мне бы хотелось остановить ваше внимание — успех или неудача использования сложных IT-систем (в т.ч. ERP) определяется качеством работы пользователей. Каждый пользователь должен четко представлять свою роль в процессе, а также то насколько он важен для достижения общего успеха.
А сейчас давайте перейдем к вопросу автоматизации учета, которая как правило является частью общего внедрения системы, но имеет свои нюансы.
Как правило учет в таких системах не является превалирующим функционалом, о чем я всегда говорю когда делаю презентации Odoo.
Место учета в ERP-системах
Для начала давайте дадим ответ на такие вопросы: «Что такое учет?» и «Зачем его вести?». Какую пользу он дает бизнесу?
Часто можно услышать, что учет — это язык бизнеса, потому что он является связующем звеном между финансовой информацией о субъекте хозяйствования и различными группами людей.
Учет можно определить как сбор финансовых данных про предприятие, их анализ, оценку, документирование финансовой информации та составление отчетности на основании этой информации для заинтересованных лиц. То есть конечным продуктом учета есть финансовая отчетность.
Учетная информация должна служить основой для управленческих решений, если она это не обеспечивает, то такая информация бесполезна с точки зрения руководства бесполезна. Именно поэтому многие топ-менеджеры смотрят на бухгалтеров как на необходимое зло, ведь они основную часть времени заняты тем, что ведут учет для государства (так называемый финансовый учет), а им нужен управленческий учет (с дополнительной аналитикой).
Для принятия управленческих решений одной финансовой информации не достаточно, должны быть еще источники с нефинансовой информацией.
У бизнеса должна быть управленческая информационная система (MIS), система состоящая из взаимосвязанных подсистем, которые предоставляют информацию, необходимую для ведения бизнеса. Бухгалтерская информационная система является наиболее важной подсистемой, потому что играет ведущую роль в управлении потоком экономической информации во все подразделения бизнеса, а также всем заинтересованным лицам. Как вы уже поняли такая система хранит в себе не только финансовую информацию. Такю информационную систему могут предоставить комплексные решения для автоматизации, представителями которых являются ERP-системы.
Учетная бухгалтерская система используется бухгалтерами предприятия для составления финансовой отчетности, часто в первую очередь для проверяющих фискальных органов и расчета налогов, во вторую очередь уже для руководства и принятия управленческих решений.
В свою очередь, в ERP-системе на первое место выходят оперативный учет и автоматизация бизнес-процессов внутри компании, автоматизация документооборота, согласования, подготовки пакета документов, маркетинг и отношения с контрагентами, контроль и планирование денежных потоков, управление производством и прочее.
И уже как следствие оперативного учета по этим данным формируются бухгалтерские записи (либо данные из оперативных документов передаются в отдельную бухгалтерскую систему, и проводки формируются там).
Бухгалтеры в такой системе – не на главных ролях как монопольные пользователи, где все для них, а специалисты по подготовке регламентированной и(или) управленческой отчетности на базе первичных данных, формируемых оперативным учетом, который ведут специалисты по основной деятельности компании (продажи, закупки, производство).
Ситуация потери монополии в системе и ее непринятие бухгалтерией одно из конфликтных мест в самом процессе внедрения и на это стоит обращать внимание в таких проектах.
В такой ERP-системе можно оперировать уже понятиями реального мира, а не синтетическим планом счетов с его аналитикой. Например, закупая товар, достаточно отметить в нормативно-справочной информации для номенклатуры, к какой группе он относится или на какой склад приходит. Тогда для системы будет понятно, что это товары для продажи или материалы, и счет учета, когда придет время формировать бухгалтерские проводки, система подставит сама.
Когда в дело вступают финансовые директора (как одни из ключевых пользователей результатов работы ERP-системы), то детализация статей доходов, расходов и движения денежных средств подчиняется задачам управления и планирования. Возникают конфликты интересов: для регламентированной бухгалтерской отчетности такая детализация может быть излишней или, наоборот, там требуется разделение статьи на разные виды расходов, тогда как для управления это все по смыслу одна статья.
Нужно договариваться, сводить все к единой нормативно-справочной информации. Иначе будет «лебедь, рак и щука» – кто куда, по своим интересам.
P.S. Планирование и ресурсы — это все хорошо, но в ERP главная буква по моему мнению «E«, с помощью ERP делается попытка интегрировать все подразделения и функции компании в одной системе и в некоторых случаях самую важную роль может играть на первый взгляд второстепенный функционал.
Перед тем как начать автоматизацию учета
Автоматизация учета имеет свои особенности по сравнению с другими сегментами бизнеса (продажи, закупки, кадры,…) и тут мало написать регламент по работе в системе и ознакомить с ним своих сотрудников. Данные которые будут возникать в учете по большей мере будут следствием проведение в системе каких-либо документов и очень многое зависит от настройки элементов справочников, которыми будут пользоваться все сотрудники. Таких справочников на самом деле немного, но они как правило являются ключевыми в системе. Например в ERP Odoo к таким справочникам относятся:
- контакты (справочники определяющие правила учета взаиморасчетов с контрагентами). Учетные данные потом могут использоваться для автоматизации действий, связанной с задолженностями (кредитные лимиты, рассылка напоминаний о задолженности,…
- продукция — в понимании ERP — это все, что мы можем купить, продать, произвести или отобразить в учете как расход. Настройка продукта многое определяет в системе, в том числе и отображение в учете операций связанных с этим продуктом.
- места хранения — настройка некоторых типов мест хранения может оказывать влияние на то, как будет отражаться движение продукта по этим местам хранения. Например у вас может быть виртуальное место хранение с типом «Производство» и в нем нужно поставить счет на который будет списываться сырье, и на котором будет накапливаться себестоимость готовой продукции. Если это не сделать, то отображение в учете операций по производству будет некорректным
Поэтому первым шагом будет подготовка и стандартизации нормативно-справочной информации, которая будет использоваться в будущей системе.
Далее нам надо решить (второй шаг), какая информация будет переносится в новую систему со старой системы. Минимум — это остатки по счетам бухгалтерского учета, от которых будет отталкиваться учет. Может возникнуть соблазн переноса исторических данных (например бухгалтерские проводки за какой-то период), но тут сразу хочу сказать, что процесс это может оказаться весьма трудозатратным и дорогостоящим.
Также нам нужно унифицировать хозяйственные операции и подготовить регламенты по внесению учетной информации (третий шаг). Часть такой информации могут создавать не бухгалтера и для того, чтобы потом не тратить время на исправления, нужно четко понимать как в систему попадает учетная информация.
Далее надо не забыть подготовить учетную политику (четвертый шаг), в которой должен быть отражен порядок отражения в учете определенных операций (например запасы учитываются по методу ФИФО). Нужно понимать как будет отражаться в учете та или иная хозяйственная операция.
Также подумайте какую аналитику вы хотите накапливать в учете (пятый шаг). И как потом вы эту аналитику будете использовать.
Ну и напоследок (шестой шаг) продумайте структуру ваших основных отчетов (Баланс, отчет о прибылях и убытках,…), которые вы хочете видеть в системе и проверьте можно ли получить такие отчеты в вашей будущей системе.
*шаги можно делать в произвольной последовательности
Как устроен учет в ERP-системе (на примере Odoo)
Давайте представим себе типичную компанию, которая занимается оптовой торговлей бытовой техники и оказание услуг ее ремонта. В компании есть несколько подразделений: отдел продаж, отдел закупок, бухгалтерия, служба поддержки и сервисная служба. Вся компания работает в одной системе — ERP Odoo, и действия определенных пользователей вызывают последствия в учете.
У компании есть склад, где хранятся товары, отдел закупок в случае необходимости делает закупки товара у поставщиков. Заказы на закупку в системе могут создаваться разными путями:
Бухгалтерские последствия в учете вызывают документы: складской документ, поступление товаров и услуг (инвойс поставщика) и Оплата поставщику. Складской документ в системе подтверждает складской работник, черновик инвойса поставщика формирует менеджер по закупке, подтверждает его бухгалтер и он же проводит оплату.
Отдел продаж создает в системе заказы продаж. Бухгалтерские последствия в учете вызывают документы: инвойсы (которые формирует и подтверждает менеджер продаж), складской документ который в системе подтверждает складской работник. Оплаты проводит бухгалтер.
Склад периодически может создавать другие складские документы, которые могут вызывать последствия в учете (например инвентаризацию), такие документы также проводятся без участия бухгалтера. Если у компании был бы активным модуль «Производство», то при подтверждении производственных заказов в системе без участия бухгалтера делались бы записи по списанию материалов и появлению на складе готовой продукции.
Как мы видим бухгалтер может не принимать непосредственное участие в создании и проведении документов в системе, он уже работает с последствиями работы других пользователей системы. Система автоматически делает проводки в соответствии с настройками и одна из функций бухгалтера проверять корректность таких записей. Часть работы делает естественно он, но основной процесс компании как правило закрывают другие пользователи.
Про что нам это говорит? Про то, что если компания примет решение перейти на комплексную систему автоматизации, где будут работать все сотрудники, роль бухгалтера несколько меняется и он кроме всего прочего должен понимать процессы которые происходят в компании и как они могут повлиять на учет, в бухгалтерию будет стекать информация из других сегментов системы, а роль бухгалтера ее систематизировать и сделать так, чтобы в системе была возможность сформировать необходимый отчет.
Учет в ERP Odoo (практический кейс): от операции до отчета
Давайте теперь в качестве примера расмотрим небольшой кейс, отразим его в учете (с помощью ERP Odoo) и посмотрим результаты в отчетности.
Итак, наша компания занимается оптовыми продажами бытовой техники. У нее есть склад(он может быть не один), где хранится товар. Правила бухгалтерского учета товара задаются на уровне категории продукта.
Здесь мы определяем на каких счетах будет отражаться доход от реализации, себестомость реализации и какие счета будут использоваться при проведении документов по складу. Отдельно нам система выводит сообщение, что нужно еще сделать настройку некоторых мест хранения. Например виртуальное место хранение, которое будет использоваться при отражении результатов инвентаризации будет иметь настройки:
Закупка товара
Отдел закупки
Отдел закупки периодически делает заказы у своих поставщиков. Такие заказы в системе создает и (или) обрабатывает отдел закупок.
После подтверждения заказа в системе автоматически создается складской документ на приемку, в случае необходимости менеджмер создает черновик инвойса поставщика.
Склад
После того как товар приехал от нашего поставщика, складской работник отображает в складском документе количество которое приехало от поставщика и подтверждает документ, при этом документ делает запись в бухгалтерском учете, что товар физически прибыл на склад (Дт 281 Кт 2812) — по каждой позиции.
Бухгалтерия
Получив оригиналы приходных документов от поставщика бухгалтер проводит в учете сформированный ранее менеджером черновик инвойса. В результате в учете делается запись — Дт 2812 Кт 631 и отдельной суммой отражается НДС.
Что в учете после этих двух проведенных документов? Давайте посмотрим.
Продажа товара
Отдел продаж
Заказ на продажу может сформироваться разными путями. Получив от клиента заказ и подтвердив его в системе автоматически формируется складской документ на отгрузку. Также менеджер на основании заказа формирует и подтверждает инвойс клиента (расходную накладную). При этом документ делает запись в учете: Дт 361 Кт 702 и Дт 902 Кт 2811 (отобразит доход от реализации и себестоимость реализации)
Склад
Отгрузив товар клиенту работник склада проводить в системе складской документ, который сделает запись в учете: Дт 2811 Кт 281, то есть отобразит в учете выбытие товара.
Что в учете? А вот что:
Как мы видим в балансе уже отразился финансовый результат от нашей продажи, то есть его мы видим в режиме реального времени и у нас нет необходимости делать процедуру закрытия периода.
В отчете «Управленческий итог» мы увидим следующую информацию:
При правильных настройках системы и осознанных действиях пользователей мы практически в режиме реального времени получает в учете отчетность, которую можно использовать для принятия управленческих решений, и при отображении некоторых операции (самых массовых) минимизируем в них участие бухгалтера. Разве не это мечта любого руководителя?
